Die Kunst der überzeugenden Kommunikation: Wie Sie mit präzisen Texten Ihr Team inspirieren

Kommunikation ist der Grundpfeiler jeder erfolgreichen Zusammenarbeit. Sei es auf persönlicher oder eben auch auf geschäftlicher Ebene. Gerade in einer Zeit der Remote-Arbeit sind Kommunikationskompetenzen für Führungskraft unabdingbar.

Eine klare, präzise und überzeugende Kommunikation kann dazu beitragen, die Motivation zu steigern, Konflikte zu vermeiden und produktiv zu arbeiten. Doch was macht Kommunikation im Team überhaupt aus?

Die richtigen Worte wählen

Worte können eine unglaubliche Macht haben. Vielleicht sind Sie sich dessen nicht immer bewusst. Denn jeder Mensch spricht durchschnittlich pro Tag rund 16.000 davon.

Die richtigen Worte zu wählen hat immense Auswirkungen auf Ihr Team. Dabei kann es sich sowohl um positive als auch um negative Veränderungen handeln. Unbedachte Worte können von Mitarbeitern als Kränkung empfunden werden. Dies senkt die Leistungsbereitschaft, die Motivation und letztlich auch den Unternehmenserfolg. Werden lobende Worte hingegen mit Bedacht ausgesprochen, kann dies zu einer intrinsischen Motivation führen.

Vor allem wenn die Worte auch über das Team hinausgehen, können Sie auf einen Profi zurückgreifen. Wenn Sie als Führungskraft eine Rede vor der gesamten Belegschaft inklusive Unternehmensleitung halten müssen, können Sie sich durchaus einen Text schreiben lassen.

Vor allem in der schriftlichen Kommunikation ist Präzision von essenzieller Bedeutung. Missverständnisse können hier nämlich oft erst später aufgeklärt werden. Daher ist es besonders wichtig, die beabsichtigte Botschaft auf den Punkt zu bringen und den Empfänger direkt und klar anzusprechen.

Nur wenn das Ziel der Kommunikation deutlich formuliert ist, kann ein effektiver Austausch stattfinden. Präzise Texte sind ebenfalls wichtig, um Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufzubauen und Fehler zu minimieren.

Kurz und knapp kommunizieren

Die Kommunikation im Team verlagert sich aufgrund des Remote-Trends immer mehr in den schriftlichen Bereich. Chats ersetzen zum Teil direkte Gespräche und die schriftliche Kommunikation per E-Mails wird im Vergleich zum Telefonat vor allem von der Gen Z bevorzugt.

Um per Text erfolgreich kommunizieren zu können, sollten Sie sich stets kurz und knapp halten. Versuchen Sie die wichtigsten Inhalte in wenigen Sätzen zu formulieren. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger sich der Aufgabe und dem Ziel bewusst wird. Termine, Daten oder wichtige Zahlen lassen sich am besten per Bullet-Points präsentieren.

Aktives Zuhören üben

Aktives Zuhören kann eine großartige Möglichkeit sein, um Konflikte innerhalb eines Teams zu lösen. Dabei geht es nicht nur darum, dem Gegenüber einfach zuzuhören. Es geht vielmehr darum, den Gesprächspartner wirklich zu verstehen.

In Gesprächen formulieren sich Menschen ihre Antworten häufig schon vor. Dies führt dazu, dass oftmals wichtige Details verlorengehen oder das Gegenüber das Gefühl hat, mit Standardfloskeln abgespeist zu werden.

Für die aktive Kommunikation sollten Sie sich als Führungskraft auf den Sprecher zu konzentrieren, seine Aussagen zusammenfassen und je nach Thema Ihre Einschätzung zu dem Gesagten abgeben. Natürlich müssen Sie nicht in jedem Gespräch aktiv zuhören. Wenn es um das Erlebte am Wochenende geht, ist eine gute Kommunikation eventuell weniger wichtig als bei einem Gespräch nach einem Projektmeeting.

Was bewirkt fehlende Kommunikation?

Die Bedeutung von Kommunikation in Teams kann gar nicht genug betont werden. Fehlende Kommunikation kann sich sowohl auf den Erfolg als auch auf das direkte Arbeitsumfeld des Teams auswirken.

Wenn Führungskräfte nicht dazu in der Lage sind, sich effektiv zu verständigen, kann dies zu Informationsverlust führen. In vielen Fällen ist es aber viel mehr das persönliche Empfinden der Teammitglieder, welches leidet. Nicht selten sind Misstrauen oder eine allgemeine Unzufriedenheit die Folge.

Durch schlechte Kommunikation könnte der Eindruck entstehen, die Führungskraft wolle Informationen nicht teilen oder nehme die Sorgen des Teams nicht ernst.

Bekannte Kommunikationsmodelle 

Wenn Sie effektiv kommunizieren möchten, können Sie sich auf bewährte Modelle verlassen. Einige der bekanntesten Kommunikationsmodelle sind

• das Sender-Empfänger-Modell,
• das Eisbergmodell
• und das Organon-Modell.

Diese Modelle dienen als Werkzeuge, um eine zielgerichtete Kommunikation zu ermöglichen und Missverständnisse zu minimieren. In der heutigen Geschäftswelt findet Kommunikation auf vielen Ebenen statt. Indem Sie sich dieser Modelle bewusst werden, kann das gesamte Team von einer verbesserten Gesprächsbasis profitieren.

Natürlich beruht Kommunikation nicht nur auf Wissenschaft. Es geht auch darum, sich auf sein Gegenüber einlassen und dessen Gefühle erkennen zu können. Auch ein aktives Entgegensteuern ist für Führungskräfte von entscheidender Bedeutung. Ein aufgebrachter Angestellter sollte beruhigt werden, während ein demotiviertes Teammitglied vielleicht mit einer Motivationsrede wieder auf Kurs gebracht werden kann.