Öffentlichkeitsarbeit im Verein: Sponsoren finden und Mitglieder gewinnen

23. Mai 2013

Öffentlichkeitsarbeit im Verein – Wie gewinnt man Mitglieder und Sponsoren?

Voraussetzung für die Gewinnung neuer Vereinsmitglieder und Sponsoren ist eine gute Öffentlichkeitsarbeit. Die Kunst der guten Öffentlichkeitsarbeit besteht in der richtigen Dosierung des Informationsoutputs.

So führen schlecht aufgemachte Newsletter zu einem negativen Image, wohingegen ein positiver Pressebericht bereits viel Aufmerksamkeit erregen kann, die genutzt werden sollte.

Bei der Öffentlichkeitsarbeit spielt nicht nur die Außenwirkung eine Rolle, sondern auch die Verbindung zu den eigenen Mitgliedern. Denn die eigenen Mitglieder sind die Stütze der Vereinsarbeit und die besten Kommunikatoren nach außen.

Hier finden Sie die wichtigsten öffentlichkeits-wirksamen Kommunikationsmittel und Werbeträger.

Internetauftritt

Eine vereinseigene Homepage ist nicht nur ein wichtiges Kommunikationsmittel, sondern auch ein äußerst effektiver Werbeträger. Viele Menschen informieren sich im Internet über Freizeitmöglichkeiten etc., dies bietet dem Verein die Möglichkeit, auf sich aufmerksam zu machen.

Bei der Gestaltung der Homepage sollte Folgendes beachtet werden:

Eine Homepage muss immer aktuell sein! Nichts ist abschreckender als ein Hinweis auf eine „aktuelle“ Veranstaltung, die schon vor langer Zeit stattgefunden hat.
Informieren Sie auf Ihrer Homepage über kommende Veranstaltungen oder Wettkämpfe mit dem genauen Datum und Veranstaltungsort. Laden Sie den Leser ein, vorbeizukommen und sich den Verein näher anzuschauen.
Das Vereinsleben sollte mit Bildern und kurzen Texten illustriert werden. Veranstaltungsberichte und vielleicht Kommentare von Teilnehmern runden das Bild ab.
Ein Diskussionsforum kann ebenfalls Interessierte anlocken.
Verwenden Sie aussagekräftige Begriffe, die im Zusammenhang mit Ihrer Vereinstätigkeit stehen. So werden Sie durch Google & Co. gefunden.
Auf der Homepage muss eine Möglichkeit zur Kontaktaufnahme vorhanden sein.

Hinweis:

Beachten Sie unbedingt die gesetzlichen Bestimmungen zum Impressum sowie die Urheber- und Datenschutzrechte, das Spamverbot und vieles mehr.

Lassen Sie sich beraten, wenn es um die Gestaltung und die Inhalte Ihres Internetauftrittes geht. Eine amateurhafte Homepage wirkt eher abschreckend.

Social Media (Web 2.0)

Viele Vereine nutzen Facebook für einen eigenen Auftritt.Diese Plattform stellt eine weitere Möglichkeit dar, neue Mitglieder und Unterstützer zu finden. Dort können auch Veranstaltungen des Vereins bekannt gemacht werden. Durch das Konzept des „Teilens“ bietet dieses Medium einen hohen Verbreitungsgrad.Auch der Nachrichtenkanal Twitter kann für Mitteilungen des Vereins gut genutzt werden. Hier werden Kurznachrichten mit einer maximalen Länge von 140 Zeichen an sog. Follower geschickt. Durch die Einbindung der Vereinshomepage können auch auf diesem Weg interessierte Menschen als neue Mitglieder gewonnen werden.

Werbematerialien

Entwerfen Sie Werbebroschüren, in denen Sie Ihren Verein vorstellen. Achten Sie dabei vor allem darauf, den „Mehrwert“ einer Mitgliedschaft oder eines möglichen Sponsorings deutlich zu machen. Auch wirkt es professionell, wenn der Vorstand eigene Visitenkarten hat, um als Ansprechpartner präsent zu sein.

Hinweis:

Künstlersozialversicherung

Wenn Sie freie Mitarbeiter im Bereich der Kultur als Publizisten oder mit der Gestaltung Ihrer Homepage, von Werbeflyern oder einer Vereinszeitschrift beauftragen, müssen 4,1 % der Honorare an die Künstlersozialversicherung abgeführt werden.
Nähere Informationen dazu haben wir im Internet auf der Seite des bdvv hinterlegt.

Informationsveranstaltungen

Nutzen Sie Bürger- oder Stadtteilfeste, um auf Ihren Verein aufmerksam zu machen. Ein eigener Informationsstand bietet die Möglichkeit, ins Gespräch zu kommen.
Je nachdem, welche Aktivitäten Ihr Verein bietet, kann auch eine Vorführung, beispielsweise eines Theatervereins, oder ein Schauwettkampf das Interesse wecken.

Formen der elektronischen Kommunikation

Eine gute Öffentlichkeitsarbeit setzt die Kenntnis und Beherrschung der elektronischen Medien voraus. Nutzen Sie die Möglichkeiten des Internets für Ihre Kommunikation und eine gute und erfolgreiche PR-Arbeit.

Folgende Mittel bieten sich an:

E-Mails,
Intranet – das interne Kommunikationsnetz der Mitglieder,
Pressemeldungen per Internet,
Weblogs – Nachrichten aus dem Vereinsalltag,
Kommunikation in sozialen Netzwerken wie facebook, twitter oder google+.

Beachten Sie jedoch: Internetleser bleiben nicht lange bei einer Nachricht. Viele User stehen unter dem Eindruck, sie würden etwas für sie Wichtiges verpassen. Sie sollten die Aufmachung und die Inhalte dieser Zielgruppe anpassen und deren Bedürfnissen gerecht werden. Vereinsmeldungen in den elektronischen Medien müssen daher kurz und spritzig sein: ein prägnanter, witziger Beginn gefolgt von knappen Fakten.

Pressewart

Den Pressewart alter Prägung gibt es nicht mehr. Er muss heute nicht nur informieren, er muss vor allem schnell informieren und die Geschwindigkeit der Nachrichtenverbreitung der modernen Medien ausnutzen. Für eine erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit braucht er ein Team, das ihm interessante Vereinsinformationen
schnell zur Verfügung stellt. In jeder Abteilung oder Gruppierung des Vereins sollte ein Ansprechpartner vorhanden sein, der den Pressewart über vergangene Aktivitäten und zukünftige Veranstaltungen informiert. Der Pressewart muss die Zugriffsberechtigung auf die Homepage des Vereins organisieren und die Veröffentlichungen kontrollieren.

Tageszeitungen

Auch wenn die modernen Medien stärker werden und insbesondere das junge Publikum erreichen, ist die herkömmliche Presse – die Tageszeitung – immer noch die Grundlage jeder Berichterstattung. Sie müssen daher Kontakt zu dem für Ihren Verein zuständigen Redakteur halten. Das kann die Sportredaktion, die Kulturredaktion oder allgemein die Lokalredaktion sein.
Sprechen Sie mit „Ihrem“ Redakteur ab, welche Informationen für ihn interessant sind. Journalisten stehen immer unter Zeitdruck. Meldungen müssen daher regelmäßig kurz und knapp gehalten sein. Berichte mit kuriosen oder besonderen Begebenheiten ziehen immer und können den Aufhänger für einen Bericht über eine Vereinsveranstaltung bilden.

Um professionell Pressearbeit betreiben zu können, empfiehlt es sich, ein Presseseminar zu besuchen, um den formalen Aufbau und die wichtigsten Aspekte von Zeitungsartikeln kennenzulernen.

Beliebt sind auch Fotos – jedoch keine Porträtfotos, sondern Actionfotos. Aber auch das Fotografieren will gelernt sein, daher ist es anfangs besser, erfahrene Fotografen zu engagieren. Schließlich müssen die von Ihnen aufgebauten Kontakte gepflegt werden.

Durch die regelmäßige Zusendung von Material oder kurze Anrufe wissen Sie bald, was dem jeweiligen Journalisten wichtig ist. Sie müssen selbstverständlich vereinsintern organisieren, dass Sie auch von den Abteilungen oder Gruppen ständig auf dem Laufenden gehalten werden.

Fundraising

Fundraising heißt wörtlich „Geldbeschaffung“. Als Fundraising wird die planvolle Mittelgewinnung in Form von Spenden und Zuschüssen für den Verein verstanden. Fundraising ist aber nicht nur die unmittelbare Akquisition von Spenden. Auch die Teilnahme von Prominenten, Künstlern, Politikern oder Vertretern von Institutionen oder Unternehmen an Veranstaltungen des Vereins werten diese auf und machen das Anliegen des Vereins einer breiten Öffentlichkeit bekannt. Hier können Sie die vorstehend beschriebenen Pressekontakte optimal einsetzen.

Darunter kann aber auch die Gewinnung von ehrenamtlichen Mitarbeitern fallen, weil diese die Arbeit des Vereins insbesondere bei der Durchführung von Veranstaltungen maßgeblich verstärken.
Fundraising bietet neue Chancen, Unterstützung zu gewinnen und diese zugleich als Multiplikator für weitere Hilfen und das Sammeln von Spenden einzusetzen.

Wichtiger Hinweis der Redaktion:

Seit Dezember 2013 gelten für gemeinnützige Vereine und Organisationen neue amtliche Vorlagen für die Ausstellung von Spendenbescheinigungen.

Diese neuen Vorlagen finden Sie auf dieser Seite des Bundesfinanzministeriums.

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Formular 010/Bestätigung über Geldzuwendung/steuerbegünstigte Einrichtung/Verein

Die Vorlagen sind verbindlich und dürfen nicht abgeändert werden.

Die Autoren:

Ulrich Götze
Steuerberater, hat sich auf das Vereins- und Stiftungsrecht spezialisiert. Er berät Vereine und deren Berater zu steuerrelevanten Einzelthemen

Michael Röcken
Rechtsanwalt, befasst sich in seiner anwaltlichen Tätigkeit schwerpunktmäßig mit dem Arbeitsrecht und dem Vereins- und Gemeinnützigkeitsrecht.

Dieser Artikel ist ein Auszug aus dem Buch: