Tipps für erfolgreiche Meetings
Meeting ist, wenn einer spricht und viele dösen. An diesem Klischee ist leider viel Wahres dran. Dabei gäbe es genug Möglichkeiten, Meetings so zu gestalten, dass alle tatsächlich zuhören und etwas Positives daraus mitnehmen.
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Überzeugende Präsentationen am Whiteboard
Seit Jahren sind Whiteboards der Klassiker im Konferenzzimmer. Die weißen Magnettafeln sind wunderbar flexibel: Sie können mit bunten Stiften beschriftet oder zum Aufhängen von vorgefertigten Bauplänen, Skizzen, etc. mit Magneten genutzt werden. Allerdings werden im Umgang mit Whiteboards noch immer viele Fehler gemacht, die das Meeting negativ beeinflussen. Die wichtigsten Tipps für den richtigen Umgang mit Whiteboards in Meetings:
- Stichworte statt langer Sätze:
Die Teilnehmer sollen zuhören und keine langen Episteln lesen müssen. Unter Zeitdruck wird die eigene Handschrift außerdem schnell unleserlich. - Gesamttext vorher planen:
Es ist der Klassiker am Whiteboard. Der Vortragende fängt in der Mitte des Boards mit groß geschriebenen Stichworten an und findet nach außen hin immer weniger Platz. Das Endergebnis ist unleserlich und verwirrend. Darum den gesamten Text besser vorher auf einem Blatt Papier planen und leserlich in knappen Stichworten strukturieren. - Groß genug schreiben:
Der Vortragende steht direkt vor dem Whiteboard und schreibt klein, weil er/sie schließlich alles sehen kann. Am anderen Ende des langen Konferenztisches kann die Schrift jedoch nicht mehr gelesen werden. Im leeren Konferenzzimmer lässt sich einfach üben, wie groß die Schrift sein muss, damit sie überall gelesen werden kann. - KEINE GROSSBUCHSTABEN:
Es dauert länger, diese zu schreiben, und sie werden schnell als "Schreien" wahrgenommen. - Mit mehreren Farben arbeiten:
Um bestimmte Begriffe zu betonen oder verschiedene Aspekte (z. B. Fragestellungen, Lösungen, statistische Daten) besser zu trennen, ist der Einsatz mehrerer Farben sinnvoll. Mehr als drei sollten es jedoch nicht sein: Kunterbunt ist besser in der Grundschule aufgehoben.
Ein weiterer wichtiger Aspekt im Umgang mit Whiteboards: Das dort Festgehaltene sollte vor der Reinigung dokumentiert werden. Im Idealfall ist bereits eine schriftliche Skizze (siehe Punkt 2) vorhanden, die kopiert wird. Andernfalls sollte das Whiteboard abfotografiert werden.
Ergänzungen zum Whiteboard
Das Whiteboard lässt sich wie gesagt gut als Leinwand und Pinnwand nutzen. Eine empfehlenswerte Ergänzung zu langen Vorträgen sind kurze Erklärvideos. Jeder kennt den Spruch "Ein Bild sagt mehr als tausend Worte" und dies gilt auch für Videos. So lassen sich komplizierte Inhalte mit Animationen darstellen. Mit Videos lassen sich auch gut neue Produkte, Kunden oder Geschäftspartner vorstellen. Nach der Videopause sind die Meetingteilnehmer auch wieder aufnahmebereiter für einen Vortrag.
Mit dem Beamer lassen sich Präsentationen und Grafiken auf das Whiteboard werfen und dort mit bunten Stiften ergänzen. Dies ist besonders hilfreich bei Brainstormings und ähnlichen Meetings, bei denen Kommentare und Feedback der Mitarbeiter gewünscht sind.
Mitgebrachtes Material kann mit Magneten ans Whiteboard gehängt und diskutiert werden. Wichtig dabei natürlich wieder, dass Text und Bebilderung auch am Ende des Tisches sichtbar sind.
Öfter mal Meetings im Stehen und Gehen abhalten
Ein warmer Konferenzraum mit weich gepolsterten Ledersesseln lädt geradezu zum Dösen ein. In den letzten Jahren sind Stand-up-Meetings immer beliebter geworden: kurze, knackige Meetings im Stehen. Ebenfalls im Aufwind sind Meetings in Form eines Spaziergangs. Frische Luft und Bewegung kurbeln den Kreislauf an und bringen die grauen Zellen im Schwung.
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