E-Mails - Vermeiden Sie 5 typischen Fehler
Vermeiden Sie ab heute 5 typische Fehler beim E-Mailen
Schnell eine E-Mail zu versenden sollte Ihre Aufmerksamkeit auf fünf wichtige Aspekte lenken: Den Betreff, die Anrede, die Länge, Ihre Abkürzungen und die Anhänge. Denn hier werden die häufigsten Fehler gemacht. Denken Sie daran, Sie wollen schließlich Ihrem Empfänger, das Lesen Ihrer Nachricht erleichtern, ohne dabei Zeit zu stehlen. Nur manches Mal tun Sie gerade dies.
Fehler 1: Der Betreff ist nicht eindeutig
Es ist manches Mal schon eine Kunst, Ihr Anliegen in einem einzigen Wort – einem Schlagwort – mitzuteilen. Doch genau hierein sollten Sie sich üben. Denn die Betreffzeile wird abhängig vom Provider des Empfängers nur eine bestimmte Anzahl Ihrer Worte anzeigen. Deshalb konzentrieren Sie Ihren Betreff auf maximal 3 Worte, besser ist wirklich das Schlagwort, das jedoch aussagekräftig sein sollte.
Fehler 2: Die persönliche Anrede fehlt
Die Versuchung ist groß in der Cyberwelt des Internet auf solche Formalitäten wie Anrede zu verzichten. Doch auch hier gelten bestimmte Etikette-Regeln. Und gerade im Geschäftsbereich ist die Einhaltung dieser Regeln ein Zeichen von Respekt und Achtung. Wer es nicht ganz so steif mag – also lieber kein Sehr geehrter Herr… oder Sehr geehrte Frau…nutzen will – darf durchaus etwas lockerer auftreten: Guten Morgen, Herr…oder Guten Tag, Frau…
Fehler 3: Ihre E-Mail ist viel zu lang
Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, das Sie optisch so strukturieren, dass der Empfänger mit einem kurzen Überblick weiß, um was es sich handelt. E-Mails, bei denen der Empfänger noch scrollen muss, um endlich das Ende zu erreichen, sollten Sie zukünftig vermeiden.
Fehler 4: Zu viele Abkürzungen
Verwechseln Sie Ihre E-Mail nicht mit dem SMSen. Auch wenn Sie es nun besonders kurz gestalten wollen, Abkürzungen gehören in keine E-Mail. Statt also mit asap oder Lg zu kommunizieren, teilen Sie mit, was Sie sagen wollen. So viel Zeit haben Sie, so viel Zeit hat Ihr Empfänger, die ausgeschriebenen Worte zu lesen. Und Sie zeigen so Stil.
Warum E-Mails leicht zu Streit führen können, verrät Ihnen Dieter Pfaffenstein, Geschäftsführer des Ingenieurbüros Manntau, in dem folgenden Video:
Fehler 5: Zu große Anhänge
Die meisten E-Mail-Provider begrenzen die Größe der Anhänge auf 5 bis 10 MB. Wollen Sie größere Dateien versenden, laufen Sie Gefahr, dass Sie nicht nur das E-Mail-Postfach Ihres Empfängers blockieren, sondern dass dieser Ihren Anhang überhaupt nicht komplett erhält. Achten Sie deshalb darauf,
- eine übersichtliche Größe einzuhalten,
- der Datei einen Namen zu geben, die eindeutig zu zuordnen ist,
- in der E-Mail mitzuteilen, dass Sie eine Datei anfügen und
- falls diese doch sehr groß sein sollte, beim Empfänger nachzufragen, ob sein Postfach die Größe akzeptiert oder ob er die Datei nicht lieber auf CD-ROM und per Post erhalten möchte.
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