Konsequent delegieren: 5 Fallen, die Sie als Frau ab heute vermeiden
Viele Frauen tun sich schwer, Aufgaben an Kollegen oder Mitarbeiter zu delegieren, weil sie in eine der typisch weiblichen Delegations-Fallen tappen. Doch aus jeder Falle gibt es einen Weg heraus – lernen Sie diesen jetzt kennen.
Innerhalb der weiblichen Sozialisation wurde Ihnen als Frau vieles vermittelt:
- Sich zurückzustellen
- Die Bedürfnisse der anderen (noch vor Ihren eigenen) zu erkennen
- Sich zu solidarisieren
- Den anderen emotional aufzufangen
- Mit Empathie und Sympathie jedem zu begegnen
- Für Harmonie und Frieden zu sorgen
Eine Fähigkeit wurde dabei kaum gefördert, oft sogar mit Aussagen wie „Stell deine Bedürfnisse nicht so in den Vordergrund“ oder „Ein Mädchen ist bescheiden“ getadelt - die Fähigkeit, eigene Bedürfnisse bzw. Forderungen:
- als angebracht und gerechtfertigt zu empfinden.
- klar und präzise zu formulieren.
Dieses erlernte weibliche Verhaltensmuster erweist sich jedoch in der heutigen Berufswelt als großes Hindernis, denn Sie
- kommen als Frau nicht weiter.
- stehen sich selbst im Wege.
- werden von Ihren Kollegen und Ihrem Chef nicht ernst genommen.
- müssen Aufgaben selbst erledigen, weil die Art wie Sie delegieren missverstanden wird.
- verlieren Zeit und Energie, die Sie für nützlichere Dinge hätten nutzen können.
- werden gefrustet, demotiviert und Ihr Stresslevel erhöht sich.
Checkliste zum Download
Sie können solche erlernten Verhaltensmuster durchbrechen. Ändern Sie die Art wie Sie delegieren. Damit Ihnen dies mühelos gelingt – nutzen Sie unsere Checkliste: So delegieren Sie richtig und beherzigen Sie die Tipps, wie Sie aus den jeweiligen Delegations-Fallen gelangen können.
Die 5 typischsten weiblichen Delegations-Fallen – und wie Sie sie vermeiden
Falle 1: Zu höflich, zu zögerlich und mit einem Fragezeichen am Ende
Niemand wird Ihre Delegation ernst nehmen, wenn Ihre Aussage zu sanft, höflich und zu zögerlich aussprechen. Worte wie: vielleicht, wenn, irgendwie oder Verben, die im Konjunktiv ausgesprochen werden wie: könnten, würden, sollten, hätten, unterstreichen diesen zögerlichen Touch. Heben Sie am Ende gar Ihre Stimme noch an, erhält Ihr Gegenüber den Eindruck, Ihre Delegation ist als Frage und nicht als Aufforderung zum Tun zu verstehen. Die Folge: Ihre Delegation wird nicht ernst genommen.
Beispiele:
- „K., könntest du bitte das Flipchart-Papier holen?!“
- „Wenn es Ihnen heute irgendwie passt, könnten Sie dann vielleicht die Zahlen für den Report heraussuchen?“
Raus aus der Falle:
- Kontrollieren Sie innerhalb eines Tages oder einer Woche, wie oft Sie Wort wie vielleicht, wenn oder Konjunktive bei Ihrer Delegation einsetzen.
- Formulieren Sie in der kommenden Zeit jede Delegations-Aussage erst einmal schriftlich. Streichen Sie jedes vielleicht, wenn etc. und jeden Konjunktiv durch.
- Lesen Sie Ihre überarbeitete Delegations-Aussage laut vor. Achten Sie darauf, Ihre Stimme am Ende des Satzes zu senken statt zu heben. Ein Senken der Stimme bedeutet: Sie setzen gerade einen Punkt. Ein Heben der Stimme bedeutet: Sie setzen ein Fragezeichen. Und keine Delegation endet mit einem Fragezeichen.
Falle 2: Zum Opfer werden
Einige Kommunikations- und auch Verhaltenstechniken, die jede Frau über Jahrhunderte beherrschen musste, war: Sich klein, schwach, hilflos und überfordert zu präsentieren. Dies ermöglichte ihr, Macht und Kontrolle auszuüben. Leider wird auch heute dieses Verhaltensmuster (wohl eher unbewusst) eingesetzt, um sich Unterstützung zu sichern bzw. Aufgaben an andere zu delegieren.
Legen Sie diese Kommunikations- und Verhaltenstechniken so schnell wie möglich ab. Denn jemandem, der sich als hilfloses, schwaches Opfer präsentiert, wird
- Kompetenz,
- Durchsetzungsfähigkeit,
- Führungsqualität abgesprochen.
Beispiele:
- „Ich weiß gar nicht, wie ich dies alles schaffen soll. Die Unterlagen für die Präsentation müssen sortiert werden, der Beamer soll eingestellt werden und jetzt will der Chef auch noch die Hauptfakten als Hand-Out für die Kunden. Kannst du nicht vielleicht…?“
- „Manches Mal weiß ich gar nicht, wie die Geschäftsleitung sich dies eigentlich vorstellt, wie ich als Führungskraft all diese Meetings und Aufgaben koordinieren soll. Jetzt sind wieder neue Vorgaben hinzugekommen. Und heute Mittag ist die Besprechung, für die noch der Bericht fehlt. Wären Sie so lieb und könnten…“
Raus aus der Falle:
- Hören Sie auf zu jammern und zu wehklagen.
- Überprüfen Sie Ihr Zeitmanagement. Wie können Sie sich selbst und Ihre Aufgaben besser organisieren?
- Listen Sie konkret auf, was für die einzelnen Aufgaben gemacht werden muss.
- Vermerken Sie, falls Sie keine Führungskraft sind, ob die einzelnen Aufgaben im Team erledigt werden sollen oder ob Sie alleine zuständig sind. Falls es Teamaufgaben sind, besprechen Sie mit Ihren Teamkollegen eine neue Aufgabenverteilung. Falls Sie allein zuständig sind, heißt es in Verhandlung mit einem potenziell willigen Kollegen zu treten „Ich benötige bei der Einstellung des Beamers deine Unterstützung, der für die Präsentation um 14.00h benötigt wird. Wann kannst du mir heute Vormittag dabei zur Hand gehen?“
- Vermerken Sie als Vorgesetzte, wer für die jeweiligen Aufgaben die entsprechenden Fähigkeiten besitzt. Delegieren Sie schließlich die Aufgabe.
- Ändern Sie als weibliche Führungskraft Ihr Selbstbild. Sie haben das Recht und die Pflicht, (unangenehme) Aufgaben zu delegieren. Ihre Mitarbeiter unterstehen Ihnen. Sie besitzen also die direkte Macht und benötigen deshalb kein Opfergehabe mehr, um Aufgaben erledigt zu bekommen.
Falle 3: Indirekte Botschaften
Stoppen Sie Andeutungen, sonst riskieren Sie missverstanden zu werden. Viel zu oft verstecken Frauen Ihre Delegation in indirekten Botschaften, die der Gesprächspartner entschlüsseln darf. Das Ergebnis: Das, was Sie getan haben möchten, wird nicht getan, weil niemand wusste, dass es getan werden sollte.
Beispiele:
- „Ist es Ihnen in diesem Raum auch zu stickig?“
- „Der Kunde Bohr wünscht sich genauere Daten über das Produkt QZT.“
Raus aus der Falle:
- Äußern Sie Ihre Bedürfnisse eindeutig: „Hier ist es mir zu stickig. Ich öffne für einen Moment das Fenster.“
- Sagen Sie klipp und klar, was benötigt wird und wer es bis wann wie erledigen soll.
- Fragen Sie Ihren Mitarbeiter, ob er Ihre Anweisungen verstanden hat und ob es noch Fragen seiner Seite über die Vorgehensweise gibt.
Falle 4: Ohne Nachdruck, ohne Überzeugung
Sabotieren Sie Ihre Delegation nicht selbst, indem Sie sich verbal von Ihren eigenen Forderungen und Standpunkten distanzieren. Ursache für solch ein typisches weibliches Verhalten mag sein: Die Harmonie zu erhalten und Konfrontationen zu vermeiden.
Doch sowohl als Kollegin als auch als Führungskraft müssen Sie unangenehme Vorgaben bzw. Aufgaben vertreten. Zeigen Sie deshalb bei Ihren Arbeitsforderungen Nachdruck und Überzeugung.
Beispiele:
- „Ich bin von dieser Vorgabe selbst irritiert, aber sie kommt von oben. Da bleibt uns nichts übrig als sie auszuführen. Also Sie Herr Huber…“
- „Sicher werden Sie keine Lust für diese Aufgabe haben. Ich weiß, sie ist recht langweilig. Es muss jedoch gemacht werden.“
Raus aus der Falle:
- Überlegen Sie sich, warum Sie sich von Ihrer Anweisung oder Ihrem Standpunkt distanzieren. Und was geschieht, wenn Sie mit Nachdruck Ihre Anweisung äußern.
- Überprüfen Sie Ihre Glaubenssätze und negativen Erwartungen. Ändern Sie diese, falls sie hinderlich sind.
- Formulieren Sie Ihre Delegations-Aussagen erst schriftlich. Prüfen Sie dabei, ob die Formulierung Ihr Ziel sabotiert.
- Stellen Sie sich Ihren (unbewussten) Ängsten.
Falle 5: Nacharbeiten
Ein Kollege von Ihnen macht in der Auswertung, die er für Ihre Arbeit liefern soll, gravierende Fehler. Eine Mitarbeiterin liefert den geforderten Bericht unvollständig ab. Viele Frauen tappen die Falle: sie arbeiten die delegierten Aufgaben selbst nach. Im Klartext: Sie korrigieren die Fehler, vervollständigen den Bericht, nehmen sich der Aufgabe an, statt sie an denjenigen oder diejenige zurückzugeben.
Beispiele:
- „Es gibt einige gravierende Fehler in deiner Berechnung. Aber macht nichts, ich berichtige es schnell selbst.“
- „Ihr Bericht weist zwar an zwei Stellen Lücken auf – die kann ich mir jedoch selbst heraussuchen.“
Raus aus der Falle:
- Überprüfen Sie, ob Sie klare Anweisungen gegeben haben. Entstand der Fehler des Mitarbeiters durch Unwissenheit, weil Sie ungenau delegiert haben? Dann müssen Sie dies zukünftig ändern.
- Markieren Sie den Fehler oder die Ungenauigkeit.
- Besprechen Sie die Angelegenheit mit Ihrem Kollegen oder Ihrem Mitarbeiter.
- Bitten Sie ihn, die Aufgabe entsprechend zu bearbeiten.
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