3 Tipps, wie Sie Terminpannen bei der Zusammenarbeit eindämmen

Ärgern Sie sich darüber, dass Ihnen der Kollege aus der anderen Abteilung die notwendigen Unterlagen nicht pünktlich geliefert hat? Mussten Sie feststellen, dass die benötige Information unvollständig ist? Terminpannen bei der Zusammenarbeit gehören immer noch zu den häufigsten Ärgernissen im Büro. Dämmen Sie diese Ärgernisse gezielt ein.

Tipp 1: Setzen Sie sich und dem Kollegen feste Termine

Jede Delegation fordert feste Bearbeitungszeiten. Und nichts anderes ist eine Zusammenarbeit zwischen Kollegen – ob im Team oder mit anderen Abteilungen. Teilen Sie klipp und klar mit, bis wann Sie die Information oder das Dokument benötigen. Planen Sie in jedem Falle aber eine Pufferzeit ein, damit Sie bei Verzögerungen zeitlich nicht in Verzug geraten. Notieren Sie sich diesen Termin in Ihren Terminkalender. Denn die Fertigstellung dieser Aufgabe liegt in Ihrem Verantwortungsbereich.

Der Eindämmungs-Effekt: Die Aufgabe wird für den Kollegen verbindlicher.

Tipp 2: Fordern Sie überfällige Unterlagen ein

Warten Sie damit allerdings nicht, bis die Deadline abgelaufen ist. Fragen Sie am besten vorher an - sei es nun eine Stunde oder einen Tag -, in wie weit der Kollege mit der Bearbeitung vorangekommen ist. Zum einen bringen Sie sich und die Aufgabe wieder in Erinnerung. Zum anderen zeigen Sie, dass Sie die Zusagen kontrollieren. Und Sie können, falls es zum schlimmsten Fall kommt, mit dem Kollegen eine neue Vereinbarung treffen. Vergessen Sie nicht, Ihren Vorgesetzten über die Verzögerung zu informieren.

Der Eindämmungs-Effekt: Sie erziehen Ihren Kollegen.

Tipp 3: Prüfen Sie die Informationen sofort auf Ihre Vollständigkeit

Lassen Sie die benötigten Unterlagen nicht tagelang auf Ihrem Schreibtisch liegen, bis Sie diese durchgehen und feststellen, dass die Hälfte fehlt. Sie schwächen dadurch Ihre eigene zukünftige Position. Denn Ihr Kollege wird Ihren Druck und die zeitlichen Vereinbarungen kaum mehr würdigen, wenn Sie sich selbst anschließend Zeit lassen. Im Klartext: Unterlagen, die Sie erhalten, sollten Sie am gleichen Tag kontrollieren.  Falls es Unklarheiten gibt, fragen Sie nach. Ansonsten geben Sie ein positives Feedback –  denn nichts spornt Ihren Kollegen besser an, die Zusammenarbeit auch zukünftig positiv zu gestalten.

Der Eindämmungs-Effekt: Ohne Überprüfung kein Feedback – ob positiv oder negativ. Ohne Feedback kann Ihr Kollege aber seine Leistung und Ihre Zufriedenheit mit der Zusammenarbeit nicht einschätzen.