Selbstkontrolle hilft: Analysieren Sie jeden Zwischenschritt Ihrer Arbeit

Haben Sie trotz guter Planung länger für die Aufgabe benötigt, als Sie dachten? Mussten Sie einen Zwischenschritt einfügen, den Sie nicht bedacht hatten? Stellen Sie fest, dass die Reihenfolge Ihrer Bearbeitung in einigen Bereichen ineffizient war? Berücksichtigen Sie solche Erfahrungen unbedingt für Ihr zukünftiges Aufgabenmanagement, statt sie als einmalig ad acta zu legen.

Denn viele Aufgaben ähneln sich, d.h.

• die Zeitdauer, die Sie benötigten, sollten Sie auf zukünftige Aufgaben übertragen.
• der Zwischenschritt, der vergessen wurde, sollte fest in Ihre Planung verankert werden.
• die unvorhersehbaren Zwischenfälle wie schlechtes Zuliefern anderer Abteilungen sollten als Fakt akzeptiert und für spätere Aufgaben berücksichtigt werden.
• die Reihenfolge der einzelnen Bearbeitungsschritte sollten der eigenen Erkenntnisse angepasst werden.
• die Lösungen aus aufgetretenen Fehlern oder Problemen gehören in die spätere Planung.

Effizienteres GTD: Lernen Sie aus Ihren Erfahrungen

• Tragen Sie grundsätzlich bei jeder Planung die Zeitdauer, die Sie für die einzelnen Schritte benötigen ein. Lassen Sie eine Spalte daneben frei, um die tatsächlich benötigte Zeit, ob kürzer oder länger, zu erfassen.
• Tragen Sie sofort Zwischenschritte in Ihre Aufgabenplanung ein, die Sie vergessen oder nicht bedacht hatten.
• Vermerken Sie Unvorhersehbares, das die Bearbeitung Ihrer Aufgabe veränderte.
• Markieren Sie Änderungen in der Reihenfolge der einzelnen Bearbeitungsschritte, falls sich dadurch Ihre Effizienz steigern lässt.
• Analysieren Sie kurz nach Beendigung Ihrer Aufgabe, welche Erfahrungen Sie bei der Bearbeitung gesammelt haben:
  
  
  • Was sollten Sie zukünftig berücksichtigen?
  • Was müssen Sie unbedingt in Ihr Aufgabenmanagement mit aufnehmen?
  • Bei welchen Zwischenschritten traten Fehler oder Probleme auf? Wie lassen sich diese zukünftig vermeiden?
  • Welche Verzögerungen traten auf? Was war dafür die Ursache? Wie können Sie diese zukünftig vermeiden? Oder wie können Sie diese einplanen, weil sie regelmäßig auftreten?

Mein Tipp:

Hinterfragen Sie die einzelnen Vorfälle. Ihre daraus gewonnenen Einsichten sind wertvolle Schätze für Ihr GTD.