Protokolle schreiben: 3 Fehler, die Sie vermeiden sollten

Das Protokoll führen: Der Inhalt liegt in Ihrer Verantwortung

Wer das Protokoll schreiben muss, ob im Meeting, der Teambesprechung oder beim Gruppengespräch, eine oftmals schwierige Aufgabe meistern. Denn als Protokollant müssen Sie stets

• aufmerksam zuhören.
• die eigene Meinungsäußerung zurückstellen.
• flink schreiben können.
• den Inhalt der Gespräche schnell erfassen.
• das Wesentliche der Diskussionen erkennen und in Stichworten wiedergeben.

Viele Aufgaben, die Sie für das Protokoll schreiben beherrschen sollen. Viele Aufgaben, bei denen auch immer wieder typische Fehler unterlaufen. Allerdings können Sie die typischsten Fehler beim Protokoll schreiben gezielt vermeiden.

Protokolle richtig schreiben: 3 typische Fehler vermeiden

Fehler Nr. 1: Sie notieren zu viel

In den seltensten Fällen müssen Sie ein Verlaufsprotokoll führen, sondern sollen nur die Ergebnisse und Beschlüsse des Meetings festhalten. Dafür müssen Sie nicht jedes Wort aufschreiben, sondern sich auf die wesentlichen Punkte und Ergebnisse konzentrieren.

So vermeiden Sie diesen Fehler:

• Fixieren Sie die Ausgangsfrage bzw. das Top-Thema.
• Verfolgen Sie die Diskussion.
• Halten Sie Fragen, die noch nach dem Meeting gelöst werden sollen, fest.
• Fixieren Sie in Stichworten den Handlungsplan bzw. das Ergebnis, das zu der Ausgangsfrage erarbeitet wurde.

Fehler Nr. 2: Sie notieren ganze Sätze

Sätze ausformulieren sollten Sie nicht, während Sie Protokoll führen, sondern später beim Erstellen des Protokolls. Ansonsten riskieren Sie, der Diskussion nicht richtig folgen zu können und mit dem Protokollieren nicht mitzukommen.

So vermeiden Sie diesen Fehler:

• Üben Sie Stichworte zu notieren.
• Fertigen Sie ein MindMap als Protokollvorlage an. mit der Sie das spätere Protokoll erstellen.

Fehler Nr. 3: Sie klären Vereinbarungen nicht ab

Ihr Protokoll übernimmt später die Funktion, dass

• Ergebnisse für alle nachvollziehbar sind.
• jeder, auch Nicht-Anwesende, wissen, was getan werden soll.
• Vereinbarungen klar und verständlich wiedergegeben werden.

Oftmals schleichen sich jedoch viele Missverständnisse und Unklarheiten ein, weil Sie als Protokollant keine Klärung herbeigeführt hatten.

So vermeiden Sie diesen Fehler:

• Fragen Sie nach. Gerade in Diskussionen, in denen viele Ideen und Vorschläge zur Vorgehensweise genannt werden, müssen Sie sich Klarheit verschaffen.
• Holen Sie sich Feedback ein. Sind Sie sich unsicher über das Ergebnis, benennen Sie kurz, was Sie als Ergebnis notieren würden. Fragen Sie Sie „Stimmt Ihr zu? Habe ich es korrekt erfasst?“
• Notieren Sie sich auch Zwischenergebnisse. Manches Mal wird es im Meeting keine Einigung geben. Vielleicht, weil erst noch weitere Fakten gesammelt werden müssen. Fixieren Sie dieses Zwischenergebnis. Denn dies ist das Ergebnis dieser Besprechung, auch wenn es noch nicht das endgültige Ergebnis der Ausgangsfrage ist.