Effektiver telefonieren - Strukturierte Vorbereitung ist der Schlüssel

Bei jedem Telefonat, ob Sie nun ein einzelnes Gespräch oder mehrere Telefongespräche führen möchten, lohnt es sich, sich kurz, aber optimal auf die Telefate vorzubereiten. Sie erhöhen dadurch Ihre Effektivität und sparen letztendlich auch kostbare Zeit. 3 Tipps verraten Ihnen, wie Sie dies einfach erreichen. 

Tipp 1: Notieren Sie sich Stichworte

Vermerken Sie kurz und knapp, weshalb Sie mit dem Gesprächspartner sprechen möchten. Gehen Sie dabei strukturiert vor, d.h. ganz oben notieren Sie den Anlass des Anrufes, beispielsweise, dass ein Kunde eine Auskunft möchte. Darunter legen Sie Ihre Antworten und Argumente fest. Und zwar in der Reihenfolge, in der Sie diese auch vorbringen möchten. Dies erleichtert Ihnen das spätere Telefonat.

Tipp 2: Bereiten Sie die Unterlagen vor

Ihre Stichworte zeigen Ihnen auf, ob Sie für das Telefonat weitere Dokumente benötigen. Vielleicht erkennen Sie auch, dass Ihr Gesprächspartner vor dem eigentlichen Telefongespräch bestimmte Informationen vorliegen haben sollte. Dann mailen oder schicken Sie ihm diese zu. Am besten schlagen Sie dabei einen Telefontermin vor, damit sich seinerseits der Gesprächspartner auf das Telefonat vorbereiten kann.

Achtung: Überrumpeln Sie niemals Ihren Gesprächspartner mit wichtigen Besprechungspunkten. D.h. erwartet beispielsweise Ihr Kunde einen informativen Rückruf und Sie weisen ihn im Gespräch zusätzlich auf eine noch fällige Zahlung hin, wird der Kunde nicht nur überrascht sein, sondern auch verärgert. Denn er konnte diese Angelegenheit weder klären, noch sich auf Ihren versteckten Vorwurf vorbereiten.

Tipp 3: Stimmen Sie sich mental kurz ein

Greifen Sie nicht einfach zum Hörer. Überprüfen Sie, ob Sie sowohl alle notwendigen Unterlagen, als auch Ihre Checkliste für Ihre Telefonate vorliegen haben. Auch ein Glas Wasser – bei längeren Telefonaktionen unerlässlich – sollten Sie griffbereit auf Ihrem Schreibtisch stehen haben. Entspannen Sie sich dann kurz. Stellen Sie sich auch gerne vor, wie Sie mit den einzelnen Personen sprechen. Lesen Sie schließlich die Stichworte für Ihr erstes Telefonat durch – und dann wählen Sie.