Gesprächsinhalte dokumentieren - Mit Aktennotiz gelingt's schnell und einfach

Ob Sie nun bloß eine Information erhalten, die für die weitere Bearbeitung wichtig ist, oder ob Sie in einem Telefonat mit einem Kunden eine Vereinbarung treffen – täglich gibt es viele Situationen, in denen Sie Sachverhalte erfahren, die dokumentiert gehörten. Statt jetzt ein umfangreiches Protokoll zu erstellen, trägt die einfache Aktennotiz dazu bei, dass Ihnen – und auch Ihren Mitarbeitern und Kollegen – keine wichtigen Informationen verloren gehen.

Denn das Ziel einer Aktennotiz ist immer: 

• Eckdaten einer Vereinbarung oder eines Gespräches festzuhalten.
• Eine übersichtliche Gliederung, die am besten für alle Aktennotizen beibehalten wird, zu gewährleisten.
• Sachinhalte schnell und effizient zu notieren.
• Die notierte Information durch den Überblick mühelos nachzuvollziehen und auszuwerten – und zwar von allen, die Zugang zu der Aktennotiz haben.

Effizienter arbeiten, optimaler organisieren: Ihre Aktennotiz ist dabei ein wichtiges Element

Tipp 1: Aktennotizen sind für viele Zwecke einsetzbar

Brainstormen Sie ruhig einmal, für welche Zwecke und Sachinhalte sich Aktennotizen lohnen:

• Telefonate
• Gespräche
• Vereinbarungen
• Reklamationen
• E-Mails
• Anfragen

Tipp 2: Aktennotizvordrucke erstellen

Optimieren Sie Ihren zeitlichen Aufwand, indem Sie sich ein oder zwei Aktennotizvordrucke kreieren. Fertigen Sie von diesen Vordrucken ausreichend Kopien an, die Sie griffbereit neben Ihrem Telefon oder Computer platzieren. Beachten Sie dabei unbedingt, dass Sie die wichtigsten Eckdaten in Ihrem Aktennotizvordruck aufnehmen wie

• Datum und Zeit
• Name des Gesprächspartner
• Kontaktdaten
• Anlass bzw. Thema
• Gesprächsinhalt
• Ergebnis bzw. Vereinbarung
• Geplante eigene Tätigkeiten

Tipp 3: Vor dem Ablegen in die To-do-Liste übertragen

So manche Aktennotiz beinhaltet auch eine Aufgabe, die Sie erfüllen müssen. Ob es sich um das Mailen des Berichts handelt oder ob Sie den Kunden zurückrufen, um ihm die gewünschten Daten mitzuteilen, notieren Sie nicht allein auf der Aktennotiz Ihr geplantes Tun, sondern auch auf Ihrer To-do-Liste. Legen Sie erst dann die Aktennotiz im entsprechenden Ordner ab. Und vergessen Sie nicht – dies ist ganz wichtig – sobald Sie die Aufgabe erledigt haben, dies auch auf Ihrer Aktennotiz mit Angabe des Datums zu vermerken. So kann zu einem späteren Zeitpunkt bestens die Chronologie der Ereignisse nachvollzogen werden.