Projektbudget: Wie Sie Entscheidungen beschleunigen!

Frage trifft Antwort im Projektmanagement

Ihre Frage:

„Ich bin IT-Projektleiter und verantworte ein Projektbudget von über einer Million Euro. So steht es zumindest auf dem Papier. Wenn ich dann wirklich etwas davon benötige, dann trete ich eine Bürokratie-Mühle ohnegleichen los. Gibt es denn keinen einfacheren Weg, um Budgetentscheidungen schneller herbeizuführen?"

Herr A. Schmitz, IT-Projektleiter

Projektmanagement-Expertin Bianca Fuhrmann:

Es ist schon verrückt, wenn man eine Million Euro verantwortet, aber selber nicht wirklich darüber verfügen kann.  

Glauben Sie mir, Sie sind mit diesem unangenehmen Budgetvorgehen nicht alleine. Die wenigsten Projekte haben einen vernünftigen Projektbudgetprozess aufgesetzt. Und wenn Sie schnell handeln müssen, bremst Sie spätestens der Einkauf oder der allgemeine Budgetprozess aus. Und dabei ist es meistens egal, ob Sie teure Berater einkaufen oder den gern zitierten Bleistift. Lösungen haben die wenigsten, aber es geht auch viel einfacher.

Setzen Sie sich mit Ihrem Management hin und besprechen Sie Ihre Lage. Zeigen Sie, wie sehr Sie diese Entscheidungsmarathons im Projektfortschritt ausbremst und bieten Sie die folgende Lösung an:

Definieren Sie mit dem Management zwei Budgetgrenzen und wie mit ihnen umgegangen werden soll

1. Grenze:
Bei der ersten Grenze dürfen Sie beispielsweise bis zu einer Höhe von 1.000 Euro selber entscheiden. Diese Grenze hat sich bei einem Gesamtbudget von ca. 1 Million Euro bewährt. 

2. Grenze:

Bei der zweiten Grenze setzen Sie das Vier-Augen-Prinzip an. Das bedeutet, dass ein anderer Projektleiter mit Ihnen über Ihre Budgetausgabe entscheiden muss und Sie gemeinsam die Verantwortung tragen. Hier ist es hilfreich, zum einen den Projektleiter gleich in diesem Gespräch zu bestimmen und zum anderen die Budgetgrenze bei ca. 10.000 Euro anzusetzen. Mein besonderer Tipp, seien Sie bei der Wahl des Projektleiters kooperativ und akzeptieren Sie den Projektleiter, den das Management vorschlägt. Dieser Kompromiss mindert Vorurteile und Ängste.

Alles, was über dieser zweiten Grenze liegt, muss immer durch den Unternehmensbudgetprozess laufen.

Bei diesem Vorgehen definieren Sie am besten gleich auch

• wie die Buchhaltung und das Controlling stattfinden sollen
• wie der Einkauf in diesen „eigenen Budgetprozess“ eingebunden wird
• und wie oft man so handeln darf.

Sonst unterstellt man Ihnen noch, dass Sie mit vielen 1.000 Euro-Abbuchungen das Projektkonto leerräumen würden. Das muss nicht sein.

Ich kenne viele Projekte, die mit diesem Vorgehen erheblich an Geschwindigkeit gewonnen haben. Und nicht nur das: Projektleiter, die diese Privilegien genießen, sind sich der Verantwortung durchaus bewusst und geben das Projektbudget weitaus umsichtiger aus, als wenn es eine anonyme Größe ist. Denn man hat nun das Gefühl, es geht durch die eigenen Hände und es wird nicht von irgendeiner Kostenstelle abgebucht.
Dabei bringt dieser Projektbudgetprozess sowohl für den Projektleiter als auch für das Management große Vorteile. Denn das Management freut sich über weniger Entscheidungsanfragen und hat somit mehr Zeit für andere Fragestellungen. Kurzum: ein Gewinn auf beiden Seiten.

Mein Tipp zum Schluss:

Bestimmen Sie für jedes Projekt die Grenzen und ändern Sie den Entscheidungspartner für das Vier-Augen-Prinzip aufs Neue.

So bleiben Sie flexibel und man kann Ihnen keine allzu große „Verbrüderung“ mit dem anderen Projektleiter vorwerfen.

Probieren Sie es aus! Es würde mich freuen, wenn Sie Ihre Erfahrung per Kommentar uns mitteilen würden.

Ihre Bianca Fuhrmann

Sie haben auch eine Frage zum Thema Projektmanagement?

In unserer Rubrik Frage trifft Antwort im Projektmanagement beantwortet Bianca Fuhrmann Ihre Fragen zu Projektalltag oder Projektkrisen. 

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