Aufgepasst - Fiskus kassiert bei Betriebsfesten ab

Ein Betriebsfest dient insbesondere dem Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter und dem Gemeinschaftsgefühl der Belegschaft. Darüber hinaus fördert es das Betriebsklima. Andererseits kostet es Geld und ist unter Umständen als Arbeitslohn steuerpflichtig. Wie Sie der Steuerpflicht entgehen können, zeigen wir Ihnen anhand des folgenden Beitrages:

Der Fall aus der Praxis

Ein Unternehmen hatte für seine Mitarbeiter eine Betriebsversammlung durchgeführt, die zunächst auf einem Ausflugsschiff stattfand. An die Bootsfahrt schloss sich abends in einem Hotel ein Betriebsfest mitsamt Unterhaltungsprogramm an. Die Teilnahme an der Ausflugsfahrt war für alle Arbeitnehmer verbindlich, während die Teilnahme an der Betriebsfeier freigestellt war. Der Arbeitgeber machte die Aufwendungen für die Veranstaltung als Betriebskosten geltend, was das Finanzamt ablehnte. Gegen diese Entscheidung klagte der Arbeitgeber.

Das sagt der Richter

Die Klage hatte Erfolg. Die Bundesrichter waren der Auffassung, die Veranstaltung habe durch die Pflichtteilnahme an der Schifffahrt einerseits betriebliche Elemente aufgewiesen, durch das Betriebsfest im Hotel andererseits aber auch gesellschaftlichen Charakter gehabt. Dadurch, dass die Teilnahme an der Schifffahrt für alle Mitarbeiter verbindlich gewesen sei, habe es sich gerade nicht um eine Gesamtveranstaltung mit überwiegend gesellschaftlichem Charakter gehandelt. Vielmehr habe eine gemischte Veranstaltung vorgelegen, bei der die Aufwendungen in einen betrieblichen Teil und einen gesellschaftlichen Teil aufgeteilt hätten werden müssen. Nur Letztere seien Sachzuwendungen, die als steuerpflichtiger Arbeitslohn angesehen werden könnten (BFH, Urteil vom 30.04.2009, Az.: VI R 55/07).

Das bedeutet die Entscheidung

Handelt es sich um eine „gemischte Veranstaltung“, so hat dies zur Folge, dass die Sachzuwendungen in Arbeitslohn und Zuwendungen im betrieblichen Eigeninteresse aufzuteilen sind. Zur Ermittlung eines sachgerechten Aufteilungsmaßstabs sind die Veranstaltungsteile mit Vorteilscharakter zu den aus betriebsfunktionalen Gründen durchgeführten Veranstaltungsteilen in Verhältnis zu setzen. Nur Letzteres können Sie daher als betriebliche Ausgaben steuerlich geltend machen.

So setzen Sie Ihre Betriebsfeier richtig von der Steuer ab

Wer als Arbeitgeber ein Betriebsfest für seine Mitarbeiter plant, sollte die Feierlichkeiten insbesondere aus steuerlicher Sicht gewissenhaft vorbereiten und die entstehenden Kosten sorgfältig durchkalkulieren. Denn nur durch eine strukturierte Planung der Vorbereitung und Durchführung der Feier kann verhindert werden, dass sich neben der Belegschaft auch der Fiskus über die Feier freut. Vor diesem Hintergrund gilt es, im Vorfeld der Betriebsfeier folgende Fragen zu erörtern: Wie wirken sich die finanziellen Aufwendungen für das Betriebsfest auf die Lohnsteuer der Arbeitnehmer aus? Welche Gestaltungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung, um die für die Feier anfallenden Kosten komplett als Betriebsausgabe geltend zu machen? Besteht die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs?

110 € pro Teilnehmer sind steuerfrei

Insbesondere die Kosten sollte der Unternehmer im Vorfeld einer Betriebsfeier sehr sorgfältig kalkulieren, wenn die Betriebsveranstaltung für die Belegschaft steuer- und sozialabgabenfrei sein soll. Voraussetzung hierfür ist zum einen, dass sich die Feier in einem angemessenen Rahmen bewegt. Entscheidend ist dabei die Häufigkeit. Mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr erkennt der Fiskus nicht an. Zwei Feiern gelten als üblich und somit angemessen. Zum anderen dürfen die Gesamtaufwendungen pro Mitarbeiter und Veranstaltung nicht mehr als 110 € betragen. Überschreiten die Kosten diesen Freibetrag, werden Steuern fällig. Denn bis zu diesem Betrag werden die Kosten den Arbeitnehmern nicht als geldwerter Vorteil angerechnet, für den Lohnsteuer und Sozialabgaben zu zahlen sind.

Seit 2015 gilt: Freibetrag statt Freigrenze

Seit 2015 gilt die 110 €-Schwelle nicht mehr als Freigrenze, sondern als Freibetrag. Diese Änderung hat erhebliche Auswirkungen, denn bei der Überschreitung eines Freibetrages müssen nicht die gesamten Aufwendungen bzw. Einnahmen versteuert werden, sondern nur der den Freibetrag übersteigende Teil der Einnahmen. Bei einer Überschreitung der Freigrenze hingegen müssen die gesamten Aufwendungen versteuert werden. Auf die Betriebsfeier bezogen bedeutet dies: Übersteigen die Kosten 110 € pro Teilnehmer, muss der Arbeitgeber nur den Anteil versteuern, der über dem Freibetrag liegt. Bis 2015 musste der Arbeitgeber bei Überschreiten der Freigrenze die Kosten der Betriebsfeier komplett versteuern. Mit anderen Worten: Selbst wenn die Ausgaben die Freigrenze nur um wenige Euro überschritten, wurde der gesamte Betrag steuerpflichtig.

Praxisbeispiel

Ein Unternehmen veranstaltet eine Weihnachtsfeier, an der 13 Arbeitnehmer teilnehmen. Für Speisen und Getränke gibt der Arbeitgeber 1.250 € zzgl. 19 % Umsatzsteuer, also 1.487,50 € aus. Die Nettokosten betragen 96,15 € pro Arbeitnehmer (1.250 €: 13 Personen). Dieser Betrag liegt somit unter dem Freibetrag von 110 €. Entscheidend sind aber nicht die Nettokosten, sondern die Bruttoaufwendungen pro Arbeitnehmer. Diese betragen 114,42 € (1487,50 €: 13 Personen). Da somit Freibetrag in Höhe von 110 € überschritten ist, muss der Arbeitgeber den übersteigende Betrag in Höhe von 4,42 € versteuern.

So berechnen Sie die Kosten pro Teilnehmer

Die Berechnung der pro Teilnehmer anfallenden Kosten erfolgt in drei Schritten: Kostenermittlung pro Teilnehmer erfolgt in drei Schritten:

1. Ermittlung der Gesamtkosten der Betriebsfeier

Bei der Ermittlung der Gesamtkosten zur Ermittlung der 110 €-Freibetragsgrenze gilt wie bereits erwähnt seit dem Veranlagungszeitraum 2015 gemäß § 19 Abs. 1a EStG Folgendes: Es werden sämtliche Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer addiert.

2. Ermittlung der Pro-Kopf-Kosten

Die unter 1. ermittelten Gesamtkosten werden durch die Zahl der Teilnehmer geteilt. Somit werden alle zu berücksichtigenden Kosten zu gleichen Teilen auf alle bei der Feier anwesenden Teilnehmer aufgeteilt.

3. Feststellung, ob die teilnehmenden Arbeitnehmer allein oder in Begleitung auf der Betriebsfeier waren (Kosten der Begleitung werden zugerechnet)

Der auf eine Begleitperson entfallende Anteil der Aufwendungen muss dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet werden. Für die Begleitperson gilt kein zusätzlicher Freibetrag von 110 €. Hat ein Mitarbeiter seinen Ehegatten oder einen anderen Begleiter dabei, ordnet das Finanzamt die Kosten des Ehegatten/Begleiters auch dem Arbeitnehmer zu. Dadurch wird der 110 €-Freibetrag pro teilnehmendem Arbeitnehmer unter Umständen überschritten.

Praxistipp

Was passiert, wenn sich herausstellt, dass sich die Kosten der Betriebsfeier pro Teilnehmer auf über 110 € belaufen? In diesem Fall werden Steuern fällig. Der Unternehmer hat gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 EStG die Möglichkeit, den steuerpflichtigen Lohnanteil pauschal mit 25 % zzgl. Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer zu versteuern, ohne dass die Mitarbeiter davon etwas mitbekommen. Diese Pauschalversteuerung hat gleichzeitig die Sozialabgabenfreiheit zur Folge. In der Praxis hat sich diese Vorgehensweise bewährt – schließlich soll ein Betriebsfest den Mitarbeitern zugutekommen und nicht mit Kosten verbunden sein.

Das gilt für den Betriebsausgabenabzug

Die Kosten für eine Betriebsveranstaltung stellen betrieblich veranlasste Aufwendungen dar, die unbeschränkt als Betriebsausgabe von der Steuerlast abgezogen werden können. Die Abzugsbeschränkung von Bewirtungskosten auf 70 % der Aufwendungen gilt in diesem Kontext nicht, unabhängig davon, ob der 110 €-Freibetrag überschritten wurde oder nicht. Sobald aber Dritte (Kunden, Lieferanten oder Geschäftsfreunde) an der Betriebsfeier teilnehmen können, liegt eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass vor. In diesem Fall greift die gesetzliche Abzugsbeschränkung, mit der Folge, dass der Arbeitgeber dann nur 70 % der Aufwendungen als Betriebsausgabe verbuchen kann.

Einhaltung der 110-€-Freibetragsgrenze entscheidet über Vorsteuerabzug

Die Kosten einer Betriebsfeier betreffend können Unternehmer den Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuer beanspruchen, wenn der 110 €-Freibetrag pro Arbeitnehmer nicht überschritten wurde. In diesem Fall bewertet das Finanzamt die Kosten als Aufmerksamkeit für die Beschäftigten. Überschreiten die Kosten pro Teilnehmer hingegen den 110 €-Freibetrag, kann die gezahlte Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden, weil das Finanzamt die Ausgaben dann als Kosten bewertet, die durch den privaten Bedarf des Mitarbeiters veranlasst worden sind.

Mithilfe unserer Checkliste können Sie überprüfen, ob Ihr Betriebsfest lohnsteuer- und beitragsfrei ist.