So nutzen Sie Versandetiketten effizient

Um sich die Arbeit beim regelmäßigen Verschicken von Paketen zu erleichtern, sind Versandetiketten eine praktische Alternative zum manuellen Beschriften von Paketscheinen. Ein Versandetikett mag zunächst verwirrend erscheinen, ist jedoch ein wesentlicher Bestandteil der E-Commerce-Logistik. Ganz gleich, wie groß Ihr Onlineshop ist, fehlerhafte Versandetiketten können hohe Kosten verursachen und die Zustellung von Paketen erschweren oder gar unmöglich machen.

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Mit diesen Tipps und Tricks umgehen Sie das Risiko, dass Ihre Post durch Komplikationen mit Ihren Versandetiketten nicht ausgeliefert werden kann. Sie sparen Zeit und Geld und Ihr Onlineshop kann ohne Probleme wachsen. Probieren Sie unsere beliebten Versandmethoden und kümmern Sie sich um einen effizienten Versandprozess. Es wird sich auf jeden Fall lohnen!

1.  Was ist ein Versandetikett?

Zu den bedeutendsten Informationen gehören beim Versandetikett: 

• Adresse
• Land
• Postleitzahl
• Stadt und Region des Empfängers
• Straße
• Sendungsverfolgungsnummer
• Datum
• Paketmenge
• Gewicht
• Validierung

In manchen Situationen ist es nützlich, auf den Versandetiketten auch den Inhalt des Pakets anzugeben, insbesondere beim internationalen Versand.

Außerdem enthalten Versandetiketten Angaben zur Versandart (z.B. Express, Standard usw.), damit der Versanddienstleister weiß, welche Leistung er zu erbringen hat. Es ist wichtig zu wissen, dass jedes Versandetikett einzigartig ist und es deshalb auch nicht mehrmals verwendet werden darf und kann.

2. Wie funktioniert ein Versandetikett?

Ein Versandetikett enthält alle notwendigen Informationen, damit das Paket sein Ziel komplikationslos erreicht, es bei jeder Versandetappe verfolgt werden kann und es die Möglichkeit gibt, sicherzustellen, dass die gewünschte Versanddienstleistung ausgeführt wird.

Es gibt verschiedene Vorlagen für Versandetiketten, die extra vom jeweiligen Versanddienstleister erstellt und verwendet werden. Da sie sowohl von Scannern als auch von Menschen gelesen werden, sind Versandetiketten klar und einfach konzipiert.

Achtung!

Es ist wichtig, immer die Versandetiketten-Vorlage des dazugehörigen Versanddienstleisters zu verwenden, denn diese wurden gemäß des Sortier- und Zustellprozesseses erstellt.

Um Verwechslungen der Ware ausnahmslos zu vermeiden, werden auf einem Versandetikett Zahlen, Buchstaben und Strichcodes - in manchen Fällen auch QR-Codes - notiert. Überall auf dem Versandetikett werden Einzelheiten für einen bestimmten Teil des Versandprozesses dargestellt.

Wichtiger Hinweis

Bevor das Paket Ihren Online-Handel verlässt, muss selbstverständlich noch das gedruckte Etikett darauf angebracht werden. Dabei sollten Sie bei der Anbringung darauf achten, dass das Etikett sauber und ohne Falten aufgeklebt wird, so dass die Adresse und Barcodes problemlos gelesen werden können. Die relevanten Informationen werden dabei automatisch vom Versanddienstleister generiert.

3. Welche Unterschiede gibt es zwischen den Versandetiketten der unterschiedlichen Versanddienstleister?

Grundsätzlich benötigen alle Versandetiketten bestimmte Pflichtangaben, welche dafür verantwortlich sind, dass der Versand erfolgreich und ohne Verzögerungen abgeschlossen werden kann.

Zu den Pflichtangaben gehören folgende Daten: 

• Name und Adresse des Empfängers
• Name und Adresse des Absenders
• Die benötigte Versanddienstleistung

Achtung

Die Größe von Versandetiketten ist häufig unterschiedlich. Beachten Sie daher immer das benötigte Etikettenformat des jeweiligen Versanddienstleisters.

Die wichtigsten Besonderheiten und Etikettenformate der gängigsten Versanddienstleister innerhalb Deutschlands 

DHL:

Vermerke auf dem Etikett geben an, ob die Leistung bereits bezahlt (“Entgelt bezahlt”) und ob eine Zusatzleistung (z.B. Expressversand) gebucht wurde sowie die Information, um welche Produktart (z.B. Paket bis 5kg) es sich handelt. Zudem macht DHL mit dem Label “Go Green” auf den klimaneutralen Versand aufmerksam. 

Für eine Frankierung über DHL werden Klebeetiketten mit einem Format von 102 x 210 mm benötigt, können aber auch auf A5-Etiketten gedruckt werden

GLS:

Neben den notwendigen Versandinformationen gibt der Dienstleister ebenfalls Zusatzleistungen auf dem Etikett mit an. GLS hat eine Vielzahl an zusätzlich buchbaren Extras, wie z.B. “GLS Same Day” für die Zustellung am selben Tag, “Think Green” für den klimafreundlichen Paketversand oder “Flex Delivery Service” für eine auf Kundenwunsch flexible Zustellung.

GLS-Versandetiketten haben ein Abmessung von 102 x 150 mm.

DPD:

Neben der Auswahlmöglichkeit zwischen Standard- und Expressversand oder Versand mit Zusatzleistungen, wie z.B. taggenaue Zustellung, bietet DPD einen besonderen Service für den E-Commerce mit Angeboten für kooperierenden Plugins und Versand-Plattformen.

Für DPD-Versandetiketten eignen sich Klebeetiketten mit den Maßen 105 x 148 mm. Diese können auch auf A5 und A6-Etiketten gedruckt werden.

UPS:

Neben Informationen zur Zahlung (PP für “post paid” oder POD für “payment on delivery”) sind Vermerke zur Versandart (UPS Standard oder UPS Express) auf dem Etikett notiert.

UPS-Labels lassen sich auf 4x6 Zoll (102 x 150 mm) großen Klebeetiketten drucken.

Tipp

Unterstützung finden Sie in den häufig von den Versanddienstleistern zur Verfügung gestellten Anleitungen und Leitfäden, in denen sämtliche Fragen rund um den nationalen und internationalen Versand sowie zur Verpackung von Paketen und Päckchen beantwortet werden, wie hier im Verpackungsleitfaden von DHL oder im Paket-Glossar von GLS.

4. Wie erstelle ich ein Versandetikett?

Meist werden Versandetiketten während der Auftragsbearbeitung erstellt. Jedes Versandetikett ist individuell und sollte nach den spezifischen Anforderungen des Versanddienstleisters erstellt werden. Aus diesem Grund ist es nicht möglich eine Vorlage dafür herzustellen oder ein eigens Versandetikett per Hand auszufüllen.

Eigene Versandetiketten bereitzustellen sorgt für einige Vorteile: Sie können Portokosten sparen und außerdem Ihre Pakete bequem abholen lassen. Zusätzlich minimieren Sie die manuellen Handlungen beim Versand, wenn Sie den Versandprozess automatisieren. Nachfolgend lernen Sie 3 Möglichkeiten kennen, wie Sie selbst passende Versandetiketten herstellen können:

4.1 Versandetiketten online erstellen

Jeder Versanddienstleister bietet ein eigenes Online-Tool an, welches Ihnen die Möglichkeit gibt, Versandetiketten zu erstellen, die dann natürlich auch die Anforderungen des jeweiligen Versanddienstleisters erfüllen. Hierfür müssen Sie bloß die entsprechende Etikettenvorlage auf der Website ausfüllen und dann die fertige Datei für das Ausdrucken herunterladen. 

Auf Dauer ist diese jedoch nicht die schnellste Methode. Schließlich müssen Sie bedenken, dass für jede einzelne Bestellung die Versandinformationen neu auf der Website des Versanddienstleisters eingegeben werden müssen.

4.2 Versandetiketten-Software verwenden

Mit dieser Option können Sie die Vorlage für das Versandetikett des betreffenden Versanddienstleisters downloaden und direkt auf Ihrem Computer bearbeiten. So lässt sich der Prozess einfacher auf Ihre Bedürfnissen abstimmen und sogar teilweise automatisieren. Auch die Möglichkeit, offline zu arbeiten, steht Ihnen hier offen.

Aufgepasst!

Für Paketscheine gibt es verschiedene Größen, häufig werden sie im Format DIN A5 gedruckt. Beachten Sie beim Drucken außerdem, dass die Pakete während des Transports Wind und Wetter ausgesetzt werden und hierfür unbedingt Versandetiketten benötigt werden, die mit einem Laserdrucker oder wasserfester Tinte beschriftet wurden und fest auf dem Paket haften. Schließlich soll kein Regenschauer die Adressinformationen unleserlich machen und dadurch die Lieferung behindern.

Tipp 

Hierfür eignen sich selbstklebende Thermotransferetiketten optimal als Versandetiketten, da sie in einem speziellen "Druckverfahren" beschriftet werden. Wenn man es genau nimmt, findet keine richtige Bedruckung statt, sondern die zuerst Blanko-Etiketten verfärben sich durch eine punktuelle Erhitzung. Dieses Prinzip wird auch bei Kassenbons oder Kontoauszügen angewendet. Thermotransferetiketten, die mit einem Labeldrucker gedruckt werden, sind grundsätzlich wischfest, verblassen allerdings bei ausgiebiger Sonneneinstrahlung über einen langen Zeitraum (beim Pakettransport über wenige Tage oder Wochen bereitet dies jedoch absolut keine Probleme!)

4.3 Vollständige Automatisierung durch Versandplattform

Damit sammeln Sie automatisch die Bestellinformationen von unterschiedlichen Plattformen und verschiedenen Versanddienstleistern und füllen die Formulare innerhalb einer Versandplattform unkompliziert und effizient aus. Fortgeschrittene Versandplattformen stehen dauerhaft mit Ihrem Onlineshop in Verbindung, rufen die relevanten Fakten für das Versandetikett auf und geben Ihnen praktische Hilfestellung dabei, das Etikett automatisch mit der geeigneten Vorlage zu erstellen. Auf diese Weise erspart Ihnen bei großen Bestellmengen die Versandplattform viel Aufwand, da die Versandetiketten nicht mehr von Ihnen manuell ausgefüllt werden müssen.

Achten Sie bei der Wahl einer Versandplattform auf Folgendes:

• Welche Verkaufsplattformen (Magento, Shopify usw.) wollen Sie integrieren?
• Welche Anzahl an Sendungen verschicken Sie während eines Monats?
• Wohin versenden Sie? Benötigen Sie internationalen Versand?

Versandetiketten empfehlen sich für jeden, der regelmäßig Sendungen beschriften muss. Durch das direkte Bedrucken der Etiketten wird Arbeitszeit eingespart und der Verpackungsvorgang beschleunigt. Nicht zuletzt sorgen gut lesbare Paketscheine auch für eine reibungslose Beförderung zum Empfänger.