Einsparpotenziale erkennen: So optimieren Sie Ihren strategisch indirekten Einkauf

Dass Unternehmen beim Einkauf der Produkte und Dienstleistungen gerne sparen möchten, ist nichts Neues und alles andere als verwunderlich. Obwohl der indirekte Einkauf einen Anteil an den Gesamtkosten von 17 – 25 Prozent hat, wird dieser Bereich in sehr vielen Unternehmen vernachlässigt.

Mit dem indirekten Einkauf werden alle Güter bezeichnet, die nicht in das eigene Produkt fließen, sondern das Unternehmen am Laufen halten. Das sind vor allem Logistik, Versicherungsdienstleistungen, Wartung, Fuhrparkmanagement, Bewachung, Zeitarbeit und mehr.

Wir verraten Ihnen, wie Sie Einsparpotenziale in diesem Bereich erkennen und optimieren können.

1. Sparpotenziale erkennen

Sparpotenzial gibt es vor allem bei den Kostenblöcken des Marketings, Logistik, des Facility Managements.  Büromaterial spielt heutzutage aufgrund der Digitalisierung eine eher weniger große Rolle.

Im Marketing wird das Sparpotenzial vor allem bei Verhandlungen deutlich. Durch den Einkauf lassen sich günstige Konditionen mit Verlagen, Agenturen und Druckereien aushandeln.

2. Digitalisierung nutzen

Generell wird die Digitalisierung im indirekten Einkauf immer wichtiger, insbesondere in der operativen Abwicklung, sodass dieser Prozess weitestgehend selbstständig laufen kann.

Sie können beispielsweise Ausschreibungen für Ihre potenziellen sowie aktuellen Lieferanten auf einem digitalen Portal im Netz zur Verfügung stellen. Bestellungen für Büromaterial, Drucksachen, Hilfs- und Betriebsstoffe usw. können über Katalogsysteme online durchgeführt werden.

Auf diese Weise wird die Beschaffung des Unternehmens effizienter. Das gilt unter anderem für Verpackungen, Hilfs- und Betriebsstoffe (z.B. Schrauben, Schmierstoffe usw.) und bei den Dienstleistungen Travel, Fuhrparks, Zeitarbeit, Reinigung, Wartung, Instandhaltung und mehr.

Die Digitalisierung ermöglicht eine höhere Transparenz und optimale Prozesse.

3. Optimierung interner Prozesse

Während viele Abteilungen eines Unternehmens glauben, günstigste oder beste Angebote für ihre Ausgaben zu finden und damit dem Unternehmen preiswerte Beschaffungen effizient zu liefern, kann ein wirklich strategisch indirekter Einkauf meist weitaus bessere Ergebnisse liefern.

Dazu zählen unter anderem die Optimierung der internen Prozesse. Diese Veränderungen könnten allerdings bei den Mitarbeitern Stress und Frust auslösen, sodass sich dies wiederum negativ auf die Arbeitsleistung auswirken könnte. Aus diesem Grund könnte eine Organisationsstruktur im Unternehmen geschaffen werden, in denen auch die Festlegung strategischer Ziele, die Erneuerung sowie Umsetzung im Vordergrund stehen. Auch eine andere Organisationsform kann in diesem Zusammenhang nötig sein.

4. Koordinierter Einkauf

Ein häufig identifiziertes Kostenproblem ist beispielsweise, dass die einzelnen Abteilungen der Firmen ihre Ausgaben selbst regulieren und Anschaffungen tätigen, ohne dass andere Abteilungen mit einbezogen werden. Gerade große Kostenblöcke (Facility Management, Marketing etc.) werden eher unkoordiniert eingekauft.

Eine zentrale Steuerung ist daher von Vorteil, wenn man die Kosten im indirekten Einkauf besser im Blick und möglichst niedrig halten möchte. Auch sollten Unternehmen zum Sparen nicht nur die Anschaffungskosten beachten, sondern auch die Haltungskosten der Güter.

Dienstwagen sind nicht immer passend und kosten nicht nur im Kauf Geld, sondern müssen versichert werden, benötigen Wartungen und Reparaturen und kosten jährlich eine gewisse Kraftfahrzeugsteuer. Geht man in Sachen indirekter Einkauf strategischer vor und bezieht man alle wichtigen Faktoren mit ein, lassen sich einer Studie mit TU München bei der Hans Becker GmbH (Analyse von 1.000 Pax) 14,6 Prozent der Kosten einsparen.

Ein strategisch indirekter Einkauf ist damit also für alle Unternehmen interessant und wichtig.