Einsparpotenzial im Büro - Senken Sie Ihre Materialkosten bis zu 50 Prozent

Papier, Stifte, Hefter, Locher, Ordner, Flipchartblöcke und andere Büroartikel kosten zwar nicht die Welt, aber in der Summe über das Jahr entstehen hier beachtliche Beträge, die Sie keinesfalls als gegeben hinnehmen sollten. Denn auch beim notwendigen Büromaterial gibt es erhebliches Einsparpotenzial. Sind es auch nur einige Cents pro Artikel, die Endsumme zeigt den erwünschten Gewinn.

Senken Sie Ihre Büromaterialkosten – konsequent und ökonomisch: 4 Schritte

Schritt 1: Überprüfen Sie Ihre Zulieferer

Ein entscheidender Kostenfaktor bei den Büromaterialkosten ist: Zu viele Lieferanten. Mal wird etwas online bestellt, dann wieder beim Büroausstatter der Stadt oder wenn etwas fehlt, wird der Bestand schnell im nächsten Einkaufsmarkt aufgefüllt. Dies treibt die Preise und damit die Kosten unnötigerweise in die Höhe.

Konzentrieren Sie sich stattdessen auf einen einzigen Lieferanten. Denn sobald Sie Ihr Einkaufsvolumen bei einem Lieferanten zusammenfassen,

• können Sie die höchsten Rabatte für Ihr Unternehmen herausholen.
• senken sich automatisch die Folgekosten, da Sie nicht länger jeden Lieferanten, der Ihnen Büromaterial zustellt, überwachen, steuern, dessen Belege kontrollieren und über die Konditionen informiert sein müssen. Dies verursacht interne Verwaltungskosten, die nicht zu unterschätzen sind. Bei einem Lieferanten wird dagegen der Handlungsaufwand gering gehalten.
• verfügen Sie über einen Hoflieferanten, bei dem Sie schneller in eine für dieses Unternehmen interessante Umsatzgröße hineinwachsen. So entsteht eine noch bessere Ausgangsposition für die Verhandlung interessanter Rabatte.

Schritt 2: Strukturieren Sie die Büromaterialbeschaffung

Oft liegt im Unternehmen der Einkauf des Büromaterials im Argen. Es gibt oftmals keine zentrale Stelle, die sich darum kümmert. Mal wird es als Aufgabe an die Einkäufer übertragen oder an die Sekretärin übergeben, weil diese dann auch für die Ausgabe und die Kontrolle des Büromaterials zuständig ist. Fragen Sie konkret nach, wird die typische Antwort lauten: Die Büromaterialkosten liegen im Budgetrahmen. Mit dieser Antwort sollten Sie sich allerdings nicht zufrieden geben – denn hier bleiben garantiert Kostensenkungsmöglichkeiten unbeachtet.

Sorgen Sie für die richtigen Rahmenbedingungen, die eine konsequente, nachhaltige Kostensenkung erwirken: Bestimmen Sie einen Mitarbeiter, der für diesen Bereich künftig zuständig ist. Lassen Sie von diesem feststellen,

• wie viel das Unternehmen mit dem Büromateriallieferanten im Jahr umsetzt. Oder falls es noch mehrere sein sollten, sollte jeder einzelne aufgelistet werden.
• welche Artikel gekauft wurden. Eine Übersicht der wichtigsten Artikel und deren Bestellumfang sollte angefertigt werden, bei der unbedingt vermerkt werden sollte, ob es sich um teure Markenartikel handelte oder um No-names, die kostengünstiger sind.
• welche Kostenstellen welche Bestellungen aufgegeben haben.
• welche Konditionen am Markt herrschen. Am besten werden dafür bei mindestens drei Anbietern der Region Angebote eingeholt und ausgewertet. Es kann auch ein Mix aus Online-Büromaterialversand, Kataloglieferanten und Anbieter der Region sein.

Schritt 3: Analysieren Sie die Lieferantenprofile

Bevor Sie sich für einen Lieferanten entscheiden, sollten Sie den jeweiligen Lieferanten nicht nur testen, sondern auch ein Profil erstellen, dass Ihnen Ihre Entscheidung erleichtert:

• Werden die Artikel per Katalog angeboten oder online?
• Wie groß ist die Breite des Sortiments?
• Wie schnell wird geliefert? Wie zuverlässig und pünktlich ist die Zustellung?
• Gibt es einen 24-Stunden-Lieferservice?
• Auf welche Weise wird geliefert? Per Firmenwagen oder per Post?
• Gibt es Zuschläge für die Lieferung? Wie hoch sind diese?
• Gibt es kostenlose Hotlines, an denen zu den einzelnen Produkten Informationen eingeholt werden können? Gibt es eine individuelle Beratung, falls diese in einzelnen Fällen erwünscht ist? Wenn ja, wie gut ist dieser Beratungsservice?

Sichten Sie anschließend die einzelnen Angebote, die Sie eingeholt haben. Denken Sie daran: Die Preise, die der Lieferant im Katalog oder im Online-Shop angibt, sind Listenpreise, die in der Branche sogenannten Bruttopreise. Diese Preise sind die Basis für Ihre Verhandlungen und erzielbaren Rabatte – diese rabattierten Preise werden Nettopreise genannt.

Verhandeln Sie in jedem Fall eine für Ihr Unternehmen günstige Nettopreisliste, d.h. die in der Verhandlung für Ihr Unternehmen erzielten Standardpreise sollten 20 bis 30 Prozent unter der Bruttopreisliste liegen.

Schritt 4: Senken Sie die Kosten für das Büromaterial

Schließen Sie mit dem Lieferanten ab, der Ihnen die von Ihnen gewünschten Konditionen bietet. Erhöhen Sie den Kauf von No-name-Produkten, die einfach billiger sind. Lassen Sie monatliche Sammelrechnungen erstellen, statt bei jeder Lieferung Einzelrechnungen zu erhalten. Sie minimieren so den internen Verwaltungsaufwand im Unternehmen. Falls Sie sonst in Ihrem Unternehmen kein Lager betreiben, sollten Sie sich, falls dies existiert, auch von Ihrem Büroartikellager trennen. Auch so lassen sich Verwaltungskosten einsparen.

Ratsam ist es, sich auch zukünftig über den Markt und dessen Preise zu informieren, um so mit Ihrem Alleinlieferanten neu zu verhandeln oder auf einen anderen Lieferanten umzustellen.

Checkliste zum Download

Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen die Kostensenkungspotenziale. Unsere Checkliste: Kostensenkungspotenziale Büromaterial hilft Ihnen dabei.