Business-Netz Logo
Praxistipps zur Buchhaltung - wie die Ordnung nicht verloren geht Business-Netz Logo

Registrieren
Passwort vergessen?
Startseite » Management & Unternehmensführung » Controlling » Praxistipps zur Buchhaltung - wie die Ordnung nicht verloren geht

Praxistipps zur Buchhaltung - wie die Ordnung nicht verloren geht

14. März 2019

Jedes Jahr entschließen sich Gründer zum Start in die Selbständigkeit. Lauf IfM Bonn lag die Zahl der Existenzgründungen im Jahr 2015 bei etwa 388.000. Im Vergleich zu den vergangenen Jahren bedeutet dies zwar einen Rückgang. Experten machen hierfür die gute Konjunktur verantwortlich.

 

Egal wann und warum Gründer zum eigenen Chef werden – einige Herausforderungen stehen immer im Raum. Ein Beispiel ist die Buchhaltung. Letztere wird oft als Pflicht und notwendiges Übel wahrgenommen. Wer eine GmbH gründet oder unter die Regelungen des HGB (Handelsgesetzbuch) fällt, muss diverse Regeln erfüllen – wie die Buchführungspflicht. Hier tauchen schnell die Begriffe wie Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung auf. Einzelunternehmer werden mitunter nicht so stark an die kurze Leine genommen. Trotzdem empfiehlt es sich, vom ersten Moment an auf Ordnung in den Büchern zu achten. Ein Grundsatz, der natürlich nicht nur für den Gründer gilt – sondern jeden Unternehmer, selbst wenn der Betrieb noch so klein ist.

 

Wie sieht eine ordentliche Buchführung aus? Und welche Hilfsmittel sorgen dafür, dass Gründer und Selbständige immer den Überblick behalten?

 

Tipps für Ordnung in Ihrer Buchhaltung

 

Ordnung beginnt mit dem Dokumenteneingang

Trotz aller Möglichkeiten, welche die Digitalisierung heute bietet, arbeiten einige Selbständige heute immer noch mit sehr „konservativen“ Systemen in ihrer Buchhaltung. Schreiben und Rechnungen werden geöffnet, kurz geprüft – und wandern anschließend auf einen Stapel anderer Papiere.

 

Diese Form der „Ablage“ sorgt pünktlich zum Jahresende für Entsetzen. Sobald die Termine zur Abgabe der Steuererklärungen und Jahresmeldung für die Mitarbeiter näher rücken, beginnt hektisches Suchen. Wo sind nur die Belege für Gehaltszahlungen? Wer hat wichtige Rechnungen für die Umsatzsteuerjahreserklärung versteckt?



 

Grundsätzlich anzuraten, bereits den Eingang der Dokumente zum Organisieren zu nutzen. Ein Ordnungssystem kann so aussehen, dass Ein- und Ausgänge im Quartal oder monatliche gesammelt und zum 1. des Folgemonats abgeheftet werden. Angelegt werden Ablagefächer für:

  • Zahlungseingänge (Rechnungen an Kunden)
  • Zahlungsausgänge (Rechnungen, Gebührenbescheide usw.)
  • Mitarbeiter
  • Sonstiges.

 

Letzteres umfasst beispielsweise behördliche Schreiben wie Genehmigungen.

 

Tipp:

Um das Eingangsdatum im Auge zu behalten, bietet sich der Griff zu speziellen Stempeln an. Diese sind mit einstellbaren Bändern versehen und erlauben dem Anwender, einfach das Eingangsdatum auf Dokumente zu stempeln.

Ähnlich funktionieren Stempel zur Paginierung von Seiten. Hierunter wird das Nummerieren der einzelnen Seiten verstanden. Ein Stellwerk rückt die Seitenzahl (wird allgemein auf der rechten Seite angebracht) immer weiter. 

 

Ein Ordnungssystem vermeidet langes Suchen

Kaufleute sind nach dem HGB zur Buchführung verpflichtet. Das Ziel besteht darin, Geschäftsvorfälle übersichtlich und nachprüfbar darzustellen. Auch wer nicht dazu verpflichtet ist, sollte sich an gewisse Grundregeln halten.

 

Neben der eigentlichen Erfassung (Buchung) aller Vorgänge brauchen Selbständige und Unternehmer (wie auch Freiberufler) ein geeignetes Ordnungssystem. Die beschriebene Ablage ist hier am Ende nur der erste Schritt.

 

Wie genau das Ordnungssystem aussieht, richtet sich nach den individuellen Rahmenbedingungen. Erstrebenswert ist aber zumindest eine grundlegende Differenzierung in:

  • Zahlungen/Ausgaben
  • Einnahmen
  • Mitarbeiter
  • Finanzamt
  • Sonstiges.

 

Innerhalb dieser groben Ordnung kann weiter differenziert werden. Beispiel Finanzamt: Hier tauchen die Bereiche:

  • Steuerberater
  • Korrespondenz mit dem FA
  • Steuervoranmeldungen
  • Steuerbescheide

 

auf. Geordnet nach Jahr und Eingangsdatum werden Dokumente zugeordnet und abgeheftet. Ähnlich wird in den anderen Bereichen verfahren. So können Belege bei Zahlungen nach:

  • Lieferantenrechnungen
  • Betriebsausstattung
  • Kommunikation/IT
  • Werbung/Marketing
  • Miete/Pacht
  • Versicherungen usw.

 

abgelegt werden. Der Vorteil: Durch die thematische und chronologische Ordnung entfällt langes Suchen von Belegen.

 

Beim Thema Betriebsausstattung sorgt die Trennung in Ausgaben für geringwertige Wirtschaftsgüter (sofortige Abschreibung) und abschreibungsfähige Ausstattung für zusätzliche Ordnung.

 

Wichtig: Die Ablage für das laufende Geschäftsjahr und steuerrechtlich noch nicht abgeschlossene Zeiträume ist eine Sache. Gründer und Selbständige müssen ihre Unterlagen aber über Jahre aufbewahren. Für das Ordnungssystem sollte sich daher früh Gedanken gemacht werden, ob es auch in Zukunft noch praktikabel ist.

 

Mit der richtigen Software arbeiten

Über Jahrzehnte wurde die Buchhaltung von Hand erledigt. Heute bietet die Digitalisierung Wege, wie sich der Zeitaufwand erheblich reduzieren lässt. Eine Option ist der Griff zu entsprechender Software.

 

Diverse Entwickler bieten mittlerweile Programme an, die alle wichtigen Schritte übernehmen. Mit dem Eingang/Ausgang von Belegen werden diese hier erfasst – und anschließend automatisch entsprechend verbucht. Der Vorteil: Die Software erlaubt quasi in Echtzeit eine Auswertung des laufenden Geschäftsjahres. Damit ist beispielsweise die BWA ein Kinderspiel.

 

Der Einsatz von Software zahlt sich aber noch an anderer Stelle aus – beim Thema Steuervoranmeldung und Steuererklärung. Anhand der Daten erstellen die Programme oft bereits die erforderlichen Formulare und Anmeldungen – wie die EÜR oder die Umsatzsteuervoranmeldung. Auf Knopfdruck werden diese dann an den Steuerberater oder das Finanzamt verschickt. Ideal ist hier eine Anbindung des Online-Bankings. Damit besteht die Möglichkeit, Bewegungen auf dem Geschäftskonto direkt in die Buchhaltungssoftware zu übertragen.

 

Software kann in der Buchhaltung aber noch ganz andere Stärken entfalten. Beispiel Freiberufler mit Homeoffice: Hier wird oft aus dem Arbeitszimmer in der Wohnung oder im Haus gearbeitet. Bezüglich der Neben-/Betriebskosten und der Miete laufen hier private und geschäftliche Ausgaben zusammen. Einige Programme bieten die Möglichkeit, diese Aspekte zu berücksichtigen. Entsprechend werden die Ausgaben direkt getrennt.

 

Fazit: Ordnung in der Buchhaltung reduziert Zeitaufwand und Kosten

Buchhaltung erledigen viele Selbständige, Gründer und Freiberufler nur ungern. An dieser Tatsache wird sich auf lange Sicht nichts ändern. Allerdings ist sie aus verschiedenen Gründen nötig. Einmal natürlich wegen der rechtlichen Rahmenbedingungen. Auf der anderen Seite sorgt sie für eine Auswertbarkeit betrieblicher Entwicklungen. Um den Ansprüchen und Erfordernissen der Praxis gerecht zu werden, muss die Buchhaltung natürlich in einen gewissen Rahmen eingefasst werden. Dieser kann sich aus den rechtlichen Rahmenbedingungen ergeben. In vielen Fällen müssen Selbständige aber in Eigenregie für ein entsprechendes Ordnungssystem sorgen. Einmal auf die Beine gestellt, spart es einen erheblichen Zeitaufwand – und reduziert damit Kosten.

Autor: Business Netz Redaktion
Stichworte: Buchhaltung, Buchführung, Buchhaltung mit System, Praxistipps Buchhaltung, ordentliche Buchführung, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
Diesen Artikel:
  • Kommentieren
  • 5737 Aufrufe
Twittern
Average: 2 (1 vote)
Auf anderen Social Networks posten:
  • del.icio.us logo
  • Facebook logo
  • Linkarena logo
  • Webnews logo
  • Xing logo
Buchhaltung im Daily Business - Optimierungstipps für Unternehmer
Die Buchhaltung ist für viele Unternehmer ein notwendiges Übel - doch mit ein paar Tipps lassen sich die Prozesse optimieren und die Steuerlast senken. mehr
Online Steuerberatung: Digitalisierung der Buchhaltung
Der Bereich Steuerberatung hat das Internet längst für sich entdeckt. Wir stellen Ihnen die Vor- und Nachteile der Online-Steuerberatung vor. mehr
Einkommensteuererklärung muss nicht zwingend in elektronischer Form abgegeben...
Eine Härtefallregelung erlaubt, Einkommensteuer-, Umsatzsteuer- und Gewerbesteuer-Erklärungen wie früher in Papierform zu erstellen, wie dieses Urteil zeigt. mehr
In Ablage und Ordnern Ordnung halten mit nur 3 Tricks
Im Büro Ordnung zu halten, muss nicht schwer sein. 3 Tricks verraten Ihnen, wie Sie in Ihrer Ablage und in Ihren Ordnern Ordnung halten. mehr
Elektronische Rechnung schreiben: Ab 01.07. können Rechnungen per E-Mail als E-...
Rechnung schreiben leicht gemacht –ab dem 01.07. können Rechnungen elektronisch per E-Mail als sogenannte Elektronische Rechnung bzw. E-Rechnung ohne weitere bürokratische Hürden übermittelt werden. mehr
business-logo

News

  • Personal
  • Wirtschaft
  • Steuern
  • Recht

Management & Unternehmensführung

  • Existenzgründung
  • Unternehmensführung
  • Marketing
  • Personalmanagement
    • Personal-Praxis
    • Mitarbeiterführung
    • Konfliktmanagement
    • Teamarbeit
  • Controlling
  • Projektmanagement
  • Einkauf & Vertrieb
  • Qualitätsmanagement
  • Arbeitsschutz & Arbeitssicherheit

Recht & Urteile

  • Arbeitsrecht
  • Wirtschaftsrecht
  • Verbraucher
  • Betriebsrat
  • Altersvorsorge & Sozialversicherungen

Job & Karriere

  • Karriereentwicklung
  • Karrierefrauen
  • Kommunikation
  • Selbstmanagement
  • Zeitmanagement
  • Work-Life Balance
  • Büromanagement & IT
    • Internet
    • Tech Tricks
    • Organisation
    • Getting Things Done

Steuern & Finanzen

  • Umsatzsteuer
  • Einkommensteuer
  • Sonstige Steuern & Abgaben
  • Lohn & Gehalt
  • Geld & Kredit

Themen & Tools

  • Themen von A-Z
  • Checklisten
  • Zeugnisse
  • Abmahnungen
  • Kündigungen
  • Arbeitsverträge
  • Betriebsvereinbarungen
  • Musterschreiben
  • Muster
  • Formulare & Anträge
  • Fragebögen
  • Arbeitsblätter
  • Übersichten
  • Selbsttests
  • Podcasts & Videos

Bald ist es soweit!

Tipps und Anregungen für Ihren gelungen Weihnachtsauftritt!

jede Woche neu

Business-Netz Newsletter bestellen

Neue Impulse für Ihren beruflichen Alltag - kostenlos und aktuell!

 

Registrieren
 

Nicht verpassen!

Interessante Vorträge, Seminare und Workshops

Tags Management

Unternehmen Kommunikation Weihnachten Anne Schüller Marketingstrategie infografik Führungskraft Marketing Marke Kundenbindung Buchtipp Führungsstil Team Kunden Kunde Marken Führung Mitarbeiterführung Existenzgründer Mitarbeitermotivation Mitarbeiter Motivation

Meist Gelesen

Setzen Sie unangenehme Kollegen schachmatt
  • Mobbing: 5 Tipps, wie Sie sich als Mobbingopfer gegen Mobbing am...
  • Betriebliche Weihnachtsfeier: 3 Ideen für Spiele zur Weihnachtsfeier
  • Interne und externe Personalbeschaffung: Vor- und Nachteile

Erstgespräch

 

Infografiken

Mitarbeiterleistung: 9 Anzeichen für ein niedriges Engagement
  • Karriereplan: Mit 5 Schritten in eine erfolgreiche Zukunft
  • Hohe Kundenzufriedenheit erzeugen - von Generation zu Generation
  • Büroorganisation: Was Ihre Ordnung am Schreibtisch über Sie verrät

Buchtipp

Erfolgsrezept Wertschätzung macht Sie zum Azubiflüsterer
  • Wie man im „Wildwasser“ der neuen Business-Welt überlebt
  • Leseprobe: Vertrauen entscheidet - Die vergessene Basis der Führung
  • Wie man verloren gegangenes Vertrauen wiedergewinnt

KNIPS DEIN LICHT AN

Podcast: Gedanken sind Kräfte
  • Podcast: Authentizität im Einklang mit dem Resonanzprinzip
  • Podcast: Was tun bei Motivationskrisen?
  • Podcast: Pechvogel oder Glückspilz

Zitate & Weisheiten

Es kommt nicht darauf an, dem Leben mehr Jahre zu geben...
  • Gehe nicht, wohin der Weg führen mag...
  • You can’t discover NEW land with OLD maps
  • Nutze die Talente, die Du hast.

Wirtschaftsrecht

Haftungsfalle Bedienungsanleitung: Mountainbike ist nicht für Kunststücke geeignet
  • Widerrufsfalle für Händler: Ist der Messestand ein beweglicher...
  • Markenrecht: Von Anfang an ein Fall für den Fachanwalt
  • Rufschädigung: So wehren Sie sich gegen Negativbewertung

Tech Tricks

Erfolgreich und gut präsentieren: 2 Tipps für die Zuhörer-Handouts
  • Mit den OneNote Tools schnell Notizen erstellen: 3 Tricks
  • PowerPoint: Mühelos die Excel Verknüpfungen bearbeiten
  • Excel 2013 Funktionen: „Blitzvorschau“ erleichtert das Arbeiten

Projektmanagement

Vorweihnachtsstress – ohne mich! Das KISS-Prinzip für Führungskräfte
  • Hybrides Projektmanagement: Klassisch und agil vereint
  • Agil ist in - und mit systemischer Basis auch erfolgreich!
  • Projektplanung in IT-Projekten

Akquise to go

Podcast: Mit Freude und Leichtigkeit verkaufen
  • Podcast: Was Akquise und Marathonläufe gemeinsam haben
  • Podcast: In 5 Schritten zum erfolgreichen Angebot
  • Podcast: Passive Akquise - entspannt & zurückgelehnt

Lohn & Gehalt

Gehaltsverhandlung: Wie Frauen richtig verhandeln
  • Lohnbuchhaltung 2018: Diese Steueränderungen sollten Sie kennen
  • Verpflegungs-Mehraufwand: Diese Beträge können Sie 2016 geltend machen
  • Steuern sparen: Mit Incentive-Gutscheinen belohnen Sie Mitarbeiter...

Karrierefrauen

Jobwechsel – Warum Frauen jetzt eine berufliche Veränderung ins Auge fassen sollten
  • So klappt das Bewerbungsgespräch – mit dem richtigen Outfit und...
  • Knacken Sie die indirekten Machtspiele von Frauen gegen Frauen
  • Selbstbewusstsein und innere Stärke aufbauen: 3 Tipps

Einkommensteuer

Umzugskosten absetzen – So geht’s
  • Aussteller aufgepasst: Bei einer Messeteilnahme drohen Steuerfallen
  • Steueränderungen 2018: Diese Neuerungen sollten Steuerzahler kennen
  • Aufgepasst - Fiskus kassiert bei Betriebsfesten ab

Zeitmanagement

Stressfrei durch die Adventszeit: Gönnen Sie sich 15 besinnliche Minuten
  • Mehr Zeit haben, höhere Effizienz erzielen: 7 Wege, wie Sie effektiv...
  • Besser abends oder morgens planen? Ihre persönliche Leistungskurve...
  • E-Mail-Postfach: Prüfen Sie Ihre Post 3x am Tag

Selbstmanagement

Podcast: Gedanken sind Kräfte
  • Stressfrei durch die Adventszeit: Gönnen Sie sich 15 besinnliche...
  • Gezielt Ihr Problem lösen: Stellen Sie sich 5 Fragen
  • Podcast: Authentizität im Einklang mit dem Resonanzprinzip

Personal Praxis

"Hilfe, ein Azubi kommt!" Ein Interview mit Sabine Bleumortier
  • Stress im Job: Viele Manager träumen von Auszeit
  • Mitarbeiter – Ihr wichtigstes Kapital
  • Tipps für Büroeinrichtung und Dekoration: Effizient und motivierend

Altersvorsorge

Höheres Gehalt nach der Trennung bleibt für Trennungsunterhalt unbeachtlich
  • Vorsicht! Nicht alle Betriebsfeiern sind versichert
  • Altersvorsorgepflicht: Fluch oder Segen für den Gründergeist?
  • Risikolebensversicherung für Unternehmer: Die private Existenz im...

Arbeitsrecht

Unfall am Probearbeitstag muss entschädigt werden
  • Kaffeepause im Büro - was ist erlaubt und was nicht!
  • Keine Narrenfreiheit für Arbeitnehmer im Karneval
  • Justitia im Karneval – So entscheiden die Gerichte

Kommunikation

Oh je, du Fröhliche! Vier Ideen für andere Festtagsgrüße
  • Hilfe, meine Familie nervt
  • Mitarbeitergespräche führen: Machen Sie es besser als Santa Claus
  • 7 Weihnachtspost-Knigge-Tipps für Ihre geschäftlichen Weihnachtskarten

Work-Life-Balance

Besonderes Geschenk: Verschenken Sie gemeinsame Zeit
  • Lebensziele formulieren: Nutzen Sie die Kraft Ihrer Lebenslinie
  • Erkältung wirkungsvoll bekämpfen und optimal vorbeugen
  • Allergie und Stress – (k)ein Teufelskreis
  • News
    • Personal
    • Wirtschaft
    • Steuern
    • Recht
  • Management & Unternehmensführung
    • Existenzgründung
    • Unternehmensführung
    • Marketing
    • Personalmanagement
      • Personal-Praxis
      • Mitarbeiterführung
      • Konfliktmanagement
      • Teamarbeit
    • Controlling
    • Projektmanagement
    • Einkauf & Vertrieb
    • Qualitätsmanagement
    • Arbeitsschutz & Arbeitssicherheit
  • Recht & Urteile
    • Arbeitsrecht
    • Wirtschaftsrecht
    • Verbraucher
    • Betriebsrat
    • Altersvorsorge & Sozialversicherungen
  • Job & Karriere
    • Karriereentwicklung
    • Karrierefrauen
    • Kommunikation
    • Selbstmanagement
    • Zeitmanagement
    • Work-Life Balance
    • Büromanagement & IT
      • Internet
      • Tech Tricks
      • Organisation
      • Getting Things Done
  • Steuern & Finanzen
    • Umsatzsteuer
    • Einkommensteuer
    • Sonstige Steuern & Abgaben
    • Lohn & Gehalt
    • Geld & Kredit
  • Themen & Tools
    • Themen von A-Z
    • Checklisten
    • Zeugnisse
    • Abmahnungen
    • Kündigungen
    • Arbeitsverträge
    • Betriebsvereinbarungen
    • Musterschreiben
    • Muster
    • Formulare & Anträge
    • Fragebögen
    • Arbeitsblätter
    • Übersichten
    • Selbsttests
    • Podcasts & Videos
Busienss netz logo
  • Impressum
  • Kontakt
  • Datenschutz
  • Nutzungsbedingungen
  • Mediadaten
  • Partner
  • RSS-Feeds
Copyright Webmedia4business GmbH, alle Rechte vorbehalten