Praxistipps zur Buchhaltung - wie die Ordnung nicht verloren geht

Jedes Jahr entschließen sich Gründer zum Start in die Selbständigkeit. Lauf IfM Bonn lag die Zahl der Existenzgründungen im Jahr 2015 bei etwa 388.000. Im Vergleich zu den vergangenen Jahren bedeutet dies zwar einen Rückgang. Experten machen hierfür die gute Konjunktur verantwortlich.

Egal wann und warum Gründer zum eigenen Chef werden – einige Herausforderungen stehen immer im Raum. Ein Beispiel ist die Buchhaltung. Letztere wird oft als Pflicht und notwendiges Übel wahrgenommen. Wer eine GmbH gründet oder unter die Regelungen des HGB (Handelsgesetzbuch) fällt, muss diverse Regeln erfüllen – wie die Buchführungspflicht. Hier tauchen schnell die Begriffe wie Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung auf. Einzelunternehmer werden mitunter nicht so stark an die kurze Leine genommen. Trotzdem empfiehlt es sich, vom ersten Moment an auf Ordnung in den Büchern zu achten. Ein Grundsatz, der natürlich nicht nur für den Gründer gilt – sondern jeden Unternehmer, selbst wenn der Betrieb noch so klein ist.

Wie sieht eine ordentliche Buchführung aus? Und welche Hilfsmittel sorgen dafür, dass Gründer und Selbständige immer den Überblick behalten?

Ordnung beginnt mit dem Dokumenteneingang

Trotz aller Möglichkeiten, welche die Digitalisierung heute bietet, arbeiten einige Selbständige heute immer noch mit sehr „konservativen“ Systemen in ihrer Buchhaltung. Schreiben und Rechnungen werden geöffnet, kurz geprüft – und wandern anschließend auf einen Stapel anderer Papiere.

Diese Form der „Ablage“ sorgt pünktlich zum Jahresende für Entsetzen. Sobald die Termine zur Abgabe der Steuererklärungen und Jahresmeldung für die Mitarbeiter näher rücken, beginnt hektisches Suchen. Wo sind nur die Belege für Gehaltszahlungen? Wer hat wichtige Rechnungen für die Umsatzsteuerjahreserklärung versteckt?

Grundsätzlich anzuraten, bereits den Eingang der Dokumente zum Organisieren zu nutzen. Ein Ordnungssystem kann so aussehen, dass Ein- und Ausgänge im Quartal oder monatliche gesammelt und zum 1. des Folgemonats abgeheftet werden. Angelegt werden Ablagefächer für:

• Zahlungseingänge (Rechnungen an Kunden)
• Zahlungsausgänge (Rechnungen, Gebührenbescheide usw.)
• Mitarbeiter
• Sonstiges.

Letzteres umfasst beispielsweise behördliche Schreiben wie Genehmigungen.

Tipp:

Um das Eingangsdatum im Auge zu behalten, bietet sich der Griff zu speziellen Stempeln an. Diese sind mit einstellbaren Bändern versehen und erlauben dem Anwender, einfach das Eingangsdatum auf Dokumente zu stempeln.

Ähnlich funktionieren Stempel zur Paginierung von Seiten. Hierunter wird das Nummerieren der einzelnen Seiten verstanden. Ein Stellwerk rückt die Seitenzahl (wird allgemein auf der rechten Seite angebracht) immer weiter. 

Ein Ordnungssystem vermeidet langes Suchen

Kaufleute sind nach dem HGB zur Buchführung verpflichtet. Das Ziel besteht darin, Geschäftsvorfälle übersichtlich und nachprüfbar darzustellen. Auch wer nicht dazu verpflichtet ist, sollte sich an gewisse Grundregeln halten.

Neben der eigentlichen Erfassung (Buchung) aller Vorgänge brauchen Selbständige und Unternehmer (wie auch Freiberufler) ein geeignetes Ordnungssystem. Die beschriebene Ablage ist hier am Ende nur der erste Schritt.

Wie genau das Ordnungssystem aussieht, richtet sich nach den individuellen Rahmenbedingungen. Erstrebenswert ist aber zumindest eine grundlegende Differenzierung in:

• Zahlungen/Ausgaben
• Einnahmen
• Mitarbeiter
• Finanzamt
• Sonstiges.

Innerhalb dieser groben Ordnung kann weiter differenziert werden. Beispiel Finanzamt: Hier tauchen die Bereiche:

• Steuerberater
• Korrespondenz mit dem FA
• Steuervoranmeldungen
• Steuerbescheide

auf. Geordnet nach Jahr und Eingangsdatum werden Dokumente zugeordnet und abgeheftet. Ähnlich wird in den anderen Bereichen verfahren. So können Belege bei Zahlungen nach:

• Lieferantenrechnungen
• Betriebsausstattung
• Kommunikation/IT
• Werbung/Marketing
• Miete/Pacht
• Versicherungen usw.

abgelegt werden. Der Vorteil: Durch die thematische und chronologische Ordnung entfällt langes Suchen von Belegen.

Beim Thema Betriebsausstattung sorgt die Trennung in Ausgaben für geringwertige Wirtschaftsgüter (sofortige Abschreibung) und abschreibungsfähige Ausstattung für zusätzliche Ordnung.

Wichtig: Die Ablage für das laufende Geschäftsjahr und steuerrechtlich noch nicht abgeschlossene Zeiträume ist eine Sache. Gründer und Selbständige müssen ihre Unterlagen aber über Jahre aufbewahren. Für das Ordnungssystem sollte sich daher früh Gedanken gemacht werden, ob es auch in Zukunft noch praktikabel ist.

Mit der richtigen Software arbeiten

Über Jahrzehnte wurde die Buchhaltung von Hand erledigt. Heute bietet die Digitalisierung Wege, wie sich der Zeitaufwand erheblich reduzieren lässt. Eine Option ist der Griff zu entsprechender Software.

Diverse Entwickler bieten mittlerweile Programme an, die alle wichtigen Schritte übernehmen. Mit dem Eingang/Ausgang von Belegen werden diese hier erfasst – und anschließend automatisch entsprechend verbucht. Der Vorteil: Die Software erlaubt quasi in Echtzeit eine Auswertung des laufenden Geschäftsjahres. Damit ist beispielsweise die BWA ein Kinderspiel.

Der Einsatz von Software zahlt sich aber noch an anderer Stelle aus – beim Thema Steuervoranmeldung und Steuererklärung. Anhand der Daten erstellen die Programme oft bereits die erforderlichen Formulare und Anmeldungen – wie die EÜR oder die Umsatzsteuervoranmeldung. Auf Knopfdruck werden diese dann an den Steuerberater oder das Finanzamt verschickt. Ideal ist hier eine Anbindung des Online-Bankings. Damit besteht die Möglichkeit, Bewegungen auf dem Geschäftskonto direkt in die Buchhaltungssoftware zu übertragen.

Software kann in der Buchhaltung aber noch ganz andere Stärken entfalten. Beispiel Freiberufler mit Homeoffice: Hier wird oft aus dem Arbeitszimmer in der Wohnung oder im Haus gearbeitet. Bezüglich der Neben-/Betriebskosten und der Miete laufen hier private und geschäftliche Ausgaben zusammen. Einige Programme bieten die Möglichkeit, diese Aspekte zu berücksichtigen. Entsprechend werden die Ausgaben direkt getrennt.

Fazit: Ordnung in der Buchhaltung reduziert Zeitaufwand und Kosten

Buchhaltung erledigen viele Selbständige, Gründer und Freiberufler nur ungern. An dieser Tatsache wird sich auf lange Sicht nichts ändern. Allerdings ist sie aus verschiedenen Gründen nötig. Einmal natürlich wegen der rechtlichen Rahmenbedingungen. Auf der anderen Seite sorgt sie für eine Auswertbarkeit betrieblicher Entwicklungen. Um den Ansprüchen und Erfordernissen der Praxis gerecht zu werden, muss die Buchhaltung natürlich in einen gewissen Rahmen eingefasst werden. Dieser kann sich aus den rechtlichen Rahmenbedingungen ergeben. In vielen Fällen müssen Selbständige aber in Eigenregie für ein entsprechendes Ordnungssystem sorgen. Einmal auf die Beine gestellt, spart es einen erheblichen Zeitaufwand – und reduziert damit Kosten.