Mit einem Frühwarnsystem den Risiken erfolgreich gegensteuern

Ein Frühwarnsystem minimiert Ihr Risiko 

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein System installieren wollen, das Ihnen bei einem drohenden Risiko eine Warnung gibt, müssen Sie ein Risikobewusstsein in Ihrer Firma aufbauen.

Beginnen Sie mit dem Business Risk Assessment

In einem Risiko-Workshop ermitteln Sie die wichtigsten Risiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt ist. Die Praxis zeigt, dass sich in einem solchen Business Risk Assessment Schlüsselrisiken herausbilden wie z. B. Konzentration auf die Kernkompetenz, verändertes Konsumentenverhalten oder sinkender Dollarkurs. Die einzelnen Risikogruppen bilden Ihr Wagnisportfolio und sind Basis zur Konzeption Ihres Frühwarnsystems.

Schätzen Sie Schadenspotenzial und Eintrittswahrscheinlichkeit

Setzen Sie bei der Bewertung das Verlustpotenzial jedes Risikos in Verhältnis zum Eigenkapital Ihres Unternehmens.

Genauso verfahren Sie mit der Wahrscheinlichkeit, mit der ein Risiko eintreten kann.

Grenzen Sie Beobachtungsbereiche ein

Die Beobachtungsbereiche, in denen Risiken für Ihr Unternehmen auftreten können, richten sich danach, was Sie in Ihrer Firma herstellen. Ein Autozulieferer wird sich z. B. auf neueste technische Entwicklungen konzentrieren. Ein Papierhersteller oder eine Druckerei wird ihre Aufmerksamkeit auf neueste Trends im Internet richten.

Legen Sie Indikatoren fest

Für die einzelnen Beobachtungsbereiche bestimmen Sie Frühwarnindikatoren. Verbinden Sie diese mit möglichst leicht verfügbaren Kennzahlen. Den Beobachtungsbereich „Kundenzufriedenheit" ermitteln Sie beispielsweise über den Frühwarnindikator „Anzahl von Beschwerden". Hinweise auf „mangelnde Innovationskraft" erhalten Sie, wenn der Anteil junger Produkte im Vergleich zum Gesamtsortiment abfällt.

Bestimmen Sie den Eingriffswert

Legen Sie fest, wann Ihr System Alarm schlagen soll. Dabei soll das Controlling die Unternehmensleitung sofort warnen, wenn etwa die Kundenbeschwerden eine bestimmte Zahl pro Monat überschreiten oder der Umsatz pro Mitarbeiter einen klar definierten Wert unterschreitet.

Weisen Sie Verantwortlichkeit zu

Legen Sie eindeutig fest, welche Informationen von wem zu beschaffen sind. Bestimmen Sie außerdem, wie die Informationen zu bearbeiten und in welcher Form sie an wen weiterzuleiten sind. Ihre Mitarbeiter sind oft die besten Quellen für Frühwarnung. Vor allem Außendienstler sind über den engen Kundenkontakt fest in das Marktgeschehen eingebunden. Risikosignale erkennen Sie häufig am ehesten.

Erweitern Sie Ihr Berichtswesen

Führen Sie den „Risk-Report" als zentralen Bestandteil Ihres Frühwarnsystems ein. Kennzahlen und Beobachtungen werden dabei auf einem Formblatt notiert. Legen Sie die Zeiträume der Berichterstattung fest, je nachdem, wie schnell sich die Risiken verändern. So müssen etwa Währungsrisiken deutlich häufiger beobachtet werden als Absatzentwicklungen.

Heißer Tipp

Machen Sie exakte zeitliche Vorgaben für den Bericht von Frühwarnsignalen. Nur so können Sie vermeiden, dass riskante Entwicklungen zwar vor Ort erkannt, aber nicht rechtzeitig an Sie weitergeleitet werden.

Ergänzen Sie durch eigene Recherchen

Hinweise auf Risiken finden Sie in der Fachpresse ebenso wie in Branchen-Informationsdiensten oder im Internet. Filtern Sie aus der Flut von Informationen heraus, was für Ihr Unternehmen relevant ist.

Diskutieren Sie erkannte Signale

Setzen Sie die Frühwarnfunktion auf die Tagesordnung wichtiger Besprechungen. Lassen Sie sich regelmäßig über die Risikosituation berichten. Führen Sie ein ¼-jährliches „Risk-Audit" ein. Diskutieren Sie darin mit Ihren Führungskräften die Gesamtsituation des Unternehmens.

Expertenrat

Beachten Sie Häufung und Wechselwirkung von Risiken: Währungsrisiken in einzelnen Absatzländern addieren sich beispielsweise bei sinkendem Dollarkurs. Hoher Lagerbestand mindert die Gefahr eines Produktionsengpasses, erhöht aber das Verlustrisiko durch Schädigung (z.B. Brand oder Hochwasser).

Etablieren Sie ein „Feedforward"

Dazu etablieren Sie Warnfunktionen, in deren Rahmen erfahrene Mitarbeiter ihre unerfahrenen Kollegen aus anderen Bereichen vorausblickend auf mögliche Risiken aufmerksam machen.