Ihr Geräte- und Anlagepark bedarf regelmäßiger Wartung: So behalten Sie den Überblick!

Das Einhalten von Wartungsintervallen und betriebliche Prüfungen erfordern den Einsatz von Software, Dienstleistern und zusätzlichen Hilfsmitteln.

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Neun von zehn Unternehmen nutzen erfasste Maschinen- und Prozessdaten, um sich Transparenz über den Produktionsprozess zu verschaffen. Auch für Qualitätsmanagement und eine Optimierung der Logistikprozesse werden aktuelle Informationen laut einer Umfrage gerne genutzt. Die unternehmensstrategische Bedeutung des eigenen Geräte-, Anlagen- und Maschinenparks kann jedoch nur dann hinreichend zum Tragen kommen, wenn sich die Unternehmens-Hardware jeweils aktuell technisch in einwandfreiem Zustand befindet, was regelmäßige Instandhaltung und Wartung voraussetzt. Denn die nächste Betriebsprüfung der Berufsgenossenschaft kommt bestimmt und setzt eine entsprechende Einhaltung und Verwaltung der Wartungstermine voraus.

Software-Prüfplanungssysteme einsetzen

Sie als verantwortlicher Unternehmensleiter sind gleich einer ganzen Reihe von Prüfpflichten in Ihrem Betrieb ausgesetzt. Ob es sich um eine Prüfung der elektrischen Geräte gemäß DGUV Vorschrift 3 oder aller Leitern und Tritte nach DGUV 208-016 und Betriebssicherheitsverordnung handelt: Ein lückenhaftes Prüffristenmanagement kann schnell dazu führen, dass etwa 

• nicht alle Dokumente für ein Audit griffbereit vorliegen
• Nachweise bei sicherheitsrelevanten Prüfungen fehlen oder
• Prüftermine und Prüffristen gemäß den gesetzlichen Vorschriften nicht eingehalten werden.

Entsprechende Software für ein zentral verwaltetes Prüffristenmanagement und digitale Wartungsplaner können Ihnen dabei helfen, regelmäßige Arbeiten nicht zu vergessen und Wartungsversäumnisse zu vermeiden.

Wartungsplaner dokumentieren alles, was für die gesetzlichen Prüfungen und die Einhaltung von Wartungsintervallen für Ihren Gerätepark benötigt wird. Sie verwalten und halten mit einigen Klicks zusätzlich alle Prüfberichte und Protokolle griffbereit, die etwa im Zusammenhang mit 

• einer Prüfung von Druckbehälter, Maschinen und Anlagen
• Regalprüfungen
• Persönlicher Schutzausrüstung

stehen.

Prinzipiell funktioniert eine Wartungsplanungssoftware mit Ticketsystem, Plantafeln oder automatisch generierter Erinnerungsfunktion. Dabei werden die technischen Daten einer Maschine zunächst zentral eingespeist, bevor systemseitig Reminder zur Wartungserinnerung der Software erzeugt werden.

Mobile Wartungsplanungs-Apps sind mittlerweile auch als Download im App-Store zu beziehen und können bestehende stationäre Tools als Interface ergänzen.

Etiketten verwenden

Zusätzlich können Sie Prüfplaketten einsetzen, um den Status Quo Ihrer Geräte, Anlagen und Maschinen dokumentieren zu lassen. Der Statusnachweis mit Hilfe solcher Prüfetiketten gewährleistet einen schnellen Einblick in Qualität und Sicherheit.

Um alleine schon visuell einen direkteren und besseren Überblick zu behalten, sollten Sie jedem Jahr eine bestimmte Farbe zuordnen. Sie alleine schon gibt mit einem kurzen Blick den Status an. Optional können und sollten Sie die Prüfplakette noch mit einer Jahreszahl bzw. bei Mehrjahresplaketten mit den gewünschten Jahreszahlen bedruckt verwenden.

Die anstehende, beziehungsweise letzte Prüfung können Sie selbst mit einer Lochzange oder einem Folienstift auf dem Etikett kennzeichnen lassen. Auch auf diese Weise entgeht Ihnen kein Prüftermin.

Wartungsverträge abschließen

Eine weitere Option, den nächsten Wartungstermin nicht zu verpassen besteht im Abschluss eines Wartungsvertrags, den sie mit Hersteller oder Zulieferer ihrer Anlagen und Gerätschaften im Hinblick auf gesetzlich vorgeschriebene Wartungsintervalle koordinieren können.

Damit Ihr Anlagenpark reibungslos und effektiv läuft, muss er regelmäßig zur Inspektion. Mit vernetzten Maschinen ist Ihr Techniker immer über Betrieb, etwaige Störungen wie auch den nächsten Wartungstermin aktuell informiert. Fällt die Behebung einer Störung oder eine Instandsetzung an, kann das Servicepersonal bereits zeit- und kostensparend im Vorfeld benötigtes Material vor dem eigentlichen Reparaturtermin organisieren.

Im vernetzten Zeitalter bieten immer Gerätehersteller über eigene Webportale entsprechende Dienstleistungen wie etwa eine Ferndiagnose oder Fernwartung an, wenn sich die Anlage ans Internet anbinden lässt. Einmal vernetzt, erinnert sie eigenständig an Servicetermine und unterstützt so Instandhaltung und Wartung.

Externen Dienstleister beauftragen

Zeit ist Geld und Maschinenausfälle sind stets teures Ärgernis und wirtschaftlicher Schaden zugleich. Längere Maschinenlaufzeiten helfen Kosten sparen und können auch durch Instandhaltungsplaner gefördert werden, die sich auf Ihre Unterstützung bei 

• vorbeugender Wartung
• Instandhaltung

Ihrer Maschinen und Anlagen spezialisiert haben. Als eigenständiges Berufsbild ist der Spezialist für effektives Instandhaltungsmanagement auch mit Arbeitsnormen und dokumentarischen Aufgaben rund um die Einhaltung von Wartungsintervallen vertraut.

Instandhaltungsmanagement 

• minimiert Ausfallzeiten
• beugt Produktionsunterbrechungen vor
• erstellt, analysiert und betreibt Wartungsintervalle
• vermeidet ungeplante Anlagenausfälle

Verwaltungssysteme einbeziehen

Verwaltungssoftware ist mittlerweile auf spezifische Branchen zugeschnitten erhältlich, die bei Bewältigung der alltäglichen Aufgaben unterstützend eingesetzt werden.

Selbst für einzelne Werkstätten, Lager und Produktionsbereiche kann jeweils eine eigene Version herkömmliche Listen und konventionelle Karteikarten ersetzen helfen und im Zuge einfachen Terminmanagements für Terminerinnerungen von Prüfterminen eingesetzt werden.

Die Zukunft? Cloudbasierte Prüfmanagement-Lösungen

Mittlerweile gibt es bereits auch cloudbasierte Prüfmanagement-Tools, die speziell auf den mittelständischen Unternehmer zugeschnitten das herkömmliche Anlegen von Outlook-Einträgen oder Excel-Tabellen als Komplettlösung überflüssig machen.

Dabei werden alle im Zusammenhang mit den Anlagen, Maschinen, Geräten sowie festen Bauteilen aller Werkshallen relevanten 

• gesetzlichen Vorschriften
• Normen
• Prüftermine
• Wartungsintervalle

in einem zentralen System hinterlegt.

Einmal erfasst, werden so alle betrieblich anfallenden Wartungs- und Prüftermine nicht nur gesammelt, dokumentiert und überwacht. Auch werden wichtige Termine – ob etwa für eine Betriebsprüfung, ein Audit, eine Inspektion oder eine Wartung – mit Hilfe einer automatischen Erinnerungsfunktion rechtzeitig angezeigt. Dabei ist die Vorlaufzeit individuell anpassbar.

So lassen sich rechtzeitig passende Dienstleister mit der Durchführung anfallender Prüfungen beauftragen.

Individuell anpassbar ist auch eine Zugriffsberechtigung. Zwar können bei derartigen Systemen prinzipiell alle Mitarbeiter eines Unternehmens 

• von überall
• zu jeder Zeit
• auch per Smartphone, Tablet oder Laptop

zugreifen.

Optional lässt sich jedoch auch eine Zugriffs- und Editierberechtigung auf einen bestimmten Mitarbeiterkreis einschränken und ein entsprechender Filter aktivieren.

Und: Regelmäßige Updates im Zusammenhang mit aktualisierten Gesetzen und Rechtsvorschriften werden von den Anbietern solcher Prüfplaner automatisch und periodisch in das System übertragen.

Weiterführende Links: 

• http://www.bgva3.de
• https://www.arbeitsschutz-portal.de
• https://etiketten.shop/Etiketten/Pruefplaketten/
• http://www.vdma.org
• elektronik-kompendium.de