Personalakte: Das müssen Sie über die wichtigste Datensammlung Ihrer Personalabteilung wissen

Die Aufbewahrung fremder Daten ist auch in der Personalwirtschaft ein heikles Thema. Als Chef sollten Sie wissen, was eine Personalakte ist, was rein kommt, was besser draußen bleibt und wer berechtigt ist, Einsicht zu nehmen.

Form und Inhalt

Eines vorweg: weder die Form noch der Inhalt einer Personalakte ist gesetzlich geregelt. Üblicherweise legen Sie eine Akte pro Mitarbeiter an, in der alle Unterlagen, die in Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen, zusammengestellt sind. Es spielt keine Rolle, ob Sie neben der Hauptakte noch eine Nebenakte führen. Letzteres bringt Ihnen jedoch Vorteile, wie Sie noch sehen werden. Verbreitet ist mittlerweile auch die elektronische oder digitale Personalakte, die es Ihnen erlaubt, die Mitarbeiterdaten in einer Datenbank abzuspeichern.

Einsichtsrecht Ihres Mitarbeiters

Auch ohne einen bestimmten Anlass kann ein Mitarbeiter verlangen, Einsicht in Ihre Unterlagen zu nehmen. Und nicht nur das; erlaubt ist auch, dass Abschriften oder Kopien erstellt werden. Allerdings auf seine Kosten.

Lesen Sie dazu auch unsere Beitrag: Neugier begründet kein Einsichtsrecht in die Personalakte.

Praxistipp

Es ist kein Vertrauensbruch, wenn Sie auf Ihre Anwesenheit bei Einsichtnahme bestehen, sondern Ihr gutes Recht als Arbeitgeber. Selbstverständlich können Sie dazu auch einen Mitarbeiter aus der Personalabteilung beauftragen.

Demgegenüber hat aber auch Ihr Mitarbeiter die Möglichkeit, ein Mitglied des Betriebsrates zur Einsichtnahme hinzuzuziehen. Darüber hinaus kann er schriftliche Erklärungen zum Inhalt der Personalakten, insbesondere zu Beurteilungen abgeben. Diese sind auf sein Verlangen den Akten beizufügen.

Ihre Schutzmaßnahmen

Große Aufmerksamkeit sollten Sie darauf verwenden, dass es Dritten nicht möglich ist, Zugriff und Einsicht in fremde Personalunterlagen zu nehmen. Verwahren Sie Heikles deshalb immer dezent. Legen Sie neben einer Hauptakte eine Nebenakte an, in welcher Sie sensible Daten verwahren. Sie haben damit die Möglichkeit, diese vor unbefugter Einsichtnahme besonders zu schützen.

Expertenrat

Sollte es zu Schriftwechseln zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter gekommen sein, die sich auf Krankheitsverläufe oder Diagnosen beziehen, bewahren Sie diese auf, da die Unterlagen für eine etwaige krankheitsbedingte Kündigung relevant werden könnten. Allerdings unterliegen diese Unterlagen nach der Rechtsprechung der Arbeitsgerichte einer erhöhten Vertraulichkeit und müssen daher durch einen verschlossenen Umschlag gesondert vor unberechtigter Einsichtnahme geschützt werden.

Daneben gehören in eine Nebenakte Lohn- und Gehaltsabrechnungsunterlagen wie Zeiterfassungskarten, Urlaubs- und Fehlzeitendateien, ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Reiseabrechnungen. Archivieren Sie diese bei der für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständigen Stelle in Ihrem Unternehmen.

Was in den Müll gehört

Ungelegte Eier überfrachten Ihren „Aktenkorb“ und verunsichern nur die Mitarbeiter. Deshalb kommen nur Unterlagen, welche eine gewisse offizielle Wirkung entfaltet haben, in die Akte. Zeugnisentwürfe sollten im Gegensatz zu erteilten Zeugnissen entfernt werden. Auch Überlegungen zum Einsatz und zur möglichen Weiterentwicklung des Mitarbeiters, die nicht weiter verfolgt wurden, gehören wegen ihres inoffiziellen Charakters nicht in die Personalakte.

Vorsicht

Auch Ihr Mitarbeiter kann verlangen, dass Unrichtiges in den Papierkorb wandert. Dies ist beispielsweise bei einer sachlich nicht gerechtfertigten Abmahnung der Fall, aber auch dann, wenn es um einen dokumentierten wahren Sachverhalt geht, der für die weitere Beurteilung des Arbeitnehmers überflüssig geworden ist und ihn in seiner beruflichen Entwicklungsmöglichkeit fortwirkend beeinträchtigen könnte.

Übersicht zum Download

Sie möchten eine Personalakte anlegen oder überprüfen, ob alles drin ist. Nutzen sie unsere Übersicht: Inhalt und Aufbau einer Personalakte. Dort finden Sie alle notwendigen Inhalte.