Fehlzeitenmanagement: 7 Maßnahmen, wie Sie die Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter reduzieren

Krankenstand reduzieren: Setzen Sie als Führungskraft auf bewährte Strategien

Wenn Mitarbeiter krank werden, müssen Sie als Führungskraft deren Arbeiten und Aufgaben an die Kollegen übertragen und/oder komplett neu organisieren. Je länger der Mitarbeiter krank ist, umso schwieriger kann dies werden. Denn die Mehrbelastung der Kollegen schlägt zu Buche. Die Demotivation steigt. Die Fehlerquote erhöht sich. Und im schlimmsten Falle werden auch andere Mitarbeiter aus dem Team krank.

Deshalb ist es wichtig, innerhalb des Gesundheitsmanagements auch ein Fehlzeitenmanagement zu etablieren. Damit der Krankenstand nicht nur kontrolliert wird, sondern auch eine Reduzierung der Fehlzeiten erreicht werden kann. Denn einen hohen Krankenstand kann sich kein Unternehmen leisten – weder kurz-, noch langfristig. Beugen Sie vor – mit den 7 Maßnahmen gelingt es.

Gezielt den Krankenstand senken: 7 Strategien

Strategie 1: Verstärkte Unfallverhütung

So mancher Krankenstand ist hausgemacht, d.h. am Arbeitsplatz werden Sicherheitsvorkehrungen missachtet oder potenzielle Unfallquellen nicht wahrgenommen. Wie schnell kann der Mitarbeiter stolpern – über das Druckerkabel, liegengebliebenes Werkzeug in der Produktionsstraße oder vorstehende Kanten bei Maschinen. Viele Unternehmen setzen deshalb auf eine verstärkte Unfallverhütung. In Studien zum Thema Fehlzeitenmanagement haben 66,4 Prozent auf eine verstärkte Unfallverhütung gesetzt, mit einer Erfolgsquote von 95,5 Prozent.

Fragen Sie sich:

• Gibt es im Unternehmen einen Sicherheitsbeauftragten?
• Wurden Standards bei der Arbeitssicherheit eingeführt? Werden diese kontrolliert und eingehalten?
• Kennt jeder Mitarbeiter die Kriterien und Standards zur Sicherheit?
• Wird die Wachsamkeit der Belegschaft dahingehend geschult, potenzielle Unfallquellen zu erkennen und zu melden?
• Tragen Mitarbeiter in Gefahrenzonen Schutzkleidung?
• Wird diese regelmäßig auf Funktionstüchtigkeit überprüft?

Strategie 2: Fehlzeitenanalyse durchführen

Durch die Analyse der Fehlzeiten werden die Einflussfaktoren aufgedeckt. Denn um überhaupt Präventivmaßnahmen ergreifen zu können, müssen Sie als Führungskraft wissen, welche Ursachen im Unternehmen selbst liegen. Hier sind zwei typische Krankheiten zu nennen:

1. Rückenschmerzen bis hin zum Bandscheibenvorfall durch Fehlhaltungen während der Computerarbeit.
2. Die Sommergrippe, weil die Klimaanlage zu stark kühlend eingestellt wurde.

Für diese Tatsachen ist eine Sensibilisierung notwendig, die jedoch allein kaum zu bewältigen ist. Sollte das Unternehmen über keinen Betriebsarzt verfügen, der zu den Krankheitsbildern und seinen Ursachen befragt werden kann, ist es ratsam, sich Unterstützung bei den Krankenkassen zu holen, die oft Tipps und Informationen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement bieten. Bevor jedoch wahllos Informationen angefordert werden, sollten Sie erst einmal eruieren, welche Krankheitsbilder für Ihr Unternehmen typisch sind. Nur dann können Sie auch gezielte Fragen stellen, um die möglichen Einflussfaktoren in der Firma abklopfen zu können:

• Welche Krankheiten treten immer wieder im Team bzw. im Unternehmen auf?
• Wie vertraut sind Sie mit dem Krankheitsbild bzw. den potenziellen Auslösern für diese Krankheit(en)?
• Welche Rückschlüsse können Sie aus diesen Auslösern auf den Arbeitsplatz ziehen?
• Gibt es hier Auslöser und Einflussfaktoren, die diese Krankheit bedingen und hervorrufen können?
• Wie können diese Auslöser minimiert werden?

Strategie 3: Personal gezielter auswählen

So manche Krankheit ist psychosomatisch bedingt, d.h. Frust, Demotivation, Über- und Unterforderung am Arbeitsplatz, sowie auch ein schlechtes Betriebsklima spielen eine große Rolle. Doch auch hier haben Sie und das Unternehmen, Möglichkeiten aktiv einzugreifen. Ein wichtiger Schritt ist hierfür die Personalauswahl:

• bei der Bewerberauswahl,
• bei der Einstellung,
• bei der Auswahl des einzelnen Mitarbeiters für das Projektteam.
• bei der Überlegung, welcher Mitarbeiter welche Arbeiten zu verrichten hat.
• beim Delegieren. Denn dafür sollte das Können und die Fähigkeiten des Mitarbeiters in Bedacht gezogen werden.

Nur so können die Faktoren Frust, Demotivation oder Überforderung dezimiert werden. Mit dem Ziel: Der Mitarbeiter ist zufrieden. Und zufriedene Mitarbeiter werden weniger krank.

Überlegen Sie:

• Passt der Bewerber auch mit seinen sozialen Kompetenzen und Werten ins Unternehmen?
• Wer ist für welche Aufgabe am besten geeignet?
• Wer ist in seinem Arbeitsbereich über- bzw. unterfordert?
• Wer hat hohe Karriereziele und will entsprechend gefördert werden?
• Wer ist im Team nicht wirklich integriert?

Strategie 4: Arbeitszeiten flexibler gestalten

Starre Arbeitszeiten verlangen viel vom Mitarbeiter. Meist wird dadurch der eigene Biorhythmus – und somit auch die persönliche Leistungskurve – missachtet. Auch können private und persönliche Bedürfnisse oftmals nur schwer mit der Arbeit in Einklang gebracht werden. So leidet der wichtige private Ausgleich. Denn durch die festen Arbeitszeiten ist die Work-Life-Balance so stark reglementiert, dass der Mitarbeiter dies als Einschränkung erlebt.

Sollten es die Arbeitsabläufe zulassen, ist wenigstens das Einführen von Gleitzeit ein wichtiger Schritt, um den Krankenstand zu senken. Da der Mitarbeiter dadurch einen zeitlichen Freiraum erfährt, den er nach seinen Wünschen gestalten kann. Dies senkt Demotivation, reduziert Stress und führt zu einem Mehr an Zufriedenheit.

Überlegen Sie:

• Wie können Arbeitsabläufe so strukturiert werden, dass eine größere Flexibilität bei den Arbeitszeiten erreicht werden kann?
• Wie können Kundenservice und flexible Arbeitszeiten gewinnbringend aufeinander abgestimmt werden?
• Wer hat Familie und Kinder, die betreut werden müssen? Welche Arbeitszeiten sind hier gewünscht?
• Wer ist gar an einem mobilen Arbeitsplatz interessiert?

Strategie 5: Den Arbeitsplatz verbessern

Eine Verbesserung des Arbeitsplatzes sollte viele Gesichtspunkte mit einbeziehen:

• Die Ergonomie am Arbeitsplatz,
• die Lichtverhältnisse,
• die Lärmbelastung,
• das Raumklima,
• die Belastung durch Gerüche oder Gase, die durch Drucker und Co. hervorgerufen werden,
• die Arbeitsnähe zum Kollegen,
• den Einblick auf den eigenen Arbeitsplatz,
• die persönliche Gestaltung des Arbeitsplatzes,
• die Möglichkeit des Rückzuges,
• das ungestörte Arbeiten – ohne Belästigung von permanentem Klingeln des Telefons oder dem Gerede der Kollegen,
• die Optimierung von Arbeitsabläufen und der Zusammenarbeit,
• dem Miteinander im Team oder der Abteilung
• und dem Umgang im Unternehmen – bei Entscheidungen, Vorgaben und Veränderungen.

All diese Faktoren tragen zu einer Verbesserung des Arbeitsplatzes bei. Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, welche Schwächen sich in den einzelnen Bereichen ergeben haben. Sensibilisieren Sie sich auch gegenüber Klagen oder Beschwerden Ihrer Mitarbeiter.

Strategie 6: Mitarbeitergespräch führen

Innerhalb des Fehlzeitenmanagements sind zwei Mitarbeitergespräche sinnvoll und erforderlich:

1. Bei Mitarbeitern, die häufig nur wenige Tage krank sind, ein Klärungsgespräch zu führen, indem eruiert wird, ob es eventuell innerbetriebliche Probleme für diese krankheitsbedingten Ausfälle gibt.
2. Ein Rückkehrgespräch bei längeren Fehlzeiten zu führen, das dem Mitarbeiter die Eingliederung an seinen Arbeitsplatz erleichtert.

In beiden Fällen sollte dem Mitarbeiter aber mit Wohlwollen begegnet werden, statt ihn zu verurteilen und gar mit Sanktionen zu drohen. Schließlich wollen Sie von Ihrem Mitarbeiter erfahren, welche Ursachen es für seine Fehlzeiten gibt und welche Maßnahmen ergriffen werden können, um diese zu senken. Das Aussprechen eines Generalverdachtes wird dabei nicht weiterführen, sondern eine Blockadehaltung initiieren, die wahrscheinlich die Ursachen für die Fehlzeiten nur verstärken wird. Deshalb muss mit Fingerspitzengefühl vorgegangen werden.

Strategie 7: Mitarbeiter über Fehlzeitenproblem informieren

Den Mitarbeiter in das Fehlzeitenproblem mit einzubeziehen, wird dessen Bewusstsein für diese Problematik erhöhen. Allerdings dürfen Sie als Führungskraft jetzt nicht auf die wirtschaftlichen Auswirkungen, die das Unternehmen erfahren muss, hinweisen. Denn dies wird beim Mitarbeiter nur den Eindruck verstärken „Ich zähle nur als gewinnbringende Arbeitskraft, die zu funktionieren hat.“ Vielmehr sollten Sie darauf hinweisen, dass Fehlzeiten,

• stets das Team belasten.
• ein Mehr an Arbeit für den Kollegen bedeuten.
• Projekte und deren Planung blockieren können.

Stärken Sie das Wir-Gefühl und so die Verantwortung füreinander. Aber Vorsicht: So mancher Mitarbeiter kommt dann mit schlimmer Erkältung oder Magen-Darm-Grippe ins Büro. Mit der Folge: Dieser Mitarbeiter steckt alle anderen an. Hier sollte vor allem eine Sensibilisierung geweckt werden, die das Phänomen des „Montags oder freitags krank werden“ betrifft.