Die Workshop-Methode Inselmeer: Schnittstellen einmal anders betrachtet

Marketingabteilungsleiterin Marianne Hemeier arbeitet an einer Verbesserung des Produktmarketings für ein neues Firmenprodukt, während Mitarbeiter Louis Schmidt aus der Onlineabteilung an einer neuen Idee des Onlinemarketings arbeitet. Parallel wird in der Produktentwicklung von Entwickler Malte Grün das neue Firmenprodukt bereits zum ersten Mal überarbeitet. Leider weiß davon die Abteilungsleiterin Marianne Hemeier nichts. Sie pflegt keine intensiven Beziehungen zur Produktentwicklung. Sehr intensiv arbeitet Marketingabteilungsleiterin Marianne Hemeier hingegen mit den Mitarbeitern aus der Onlineabteilung zusammen. Hier knirscht es allerdings häufig, da wechselseitig nicht genug Verständnis für die jeweils benötigten Vorgänge und Aufwände vorhanden ist. Viele Stunden stecken Marianne Hemeier und Louis Schmidt in eine optimale Vermarktung des neuen Produkts und stellen diese der Firmenleitung vor. Dort müssen sie leider erfahren, dass das Produkt grade neuentwickelt wird und einige besondere Highlights hinzugekommen sind, die bei der Vermarktung unbedingt im Vordergrund stehen sollten. Der Hauptteil ihrer Arbeit ist somit überflüssig geworden.

In einem Unternehmen beeinflussen sich viele Faktoren und Vorgänge wechselseitig. Sie können sich beflügeln und blockieren. Durch Synergien kann mehr Effizienz, durch Intransparenz wie im Fall von Frau Hemeier kann unnötige Doppelarbeit entstehen.

© Annette Hexelschneider  

Die Workshop-Methode Inselmeer für mehr Transparenz im Unternehmen

Im Berufsalltag ist es oft schwierig den Überblick zu gewinnen und Zeit für den Austausch aller relevanten Beteiligten zu finden. Eine neue Workshop-Methode hilft, Zusammenwirkungen im Unternehmen zu erkennen und das Zusammenspiel zu optimieren - zugunsten von Mitarbeitern und Firma.

Die Workshop-Methode „Inselmeer“ ermöglicht auf spielerische Art, einen sehr hilfreichen Überblick über die existierenden Schnittstellen und deren Qualität zu generieren.       

Stellen Sie sich vor, die Abteilungen Ihrer Firma wären Inseln und jede hätte ihre eigene Kultur. Auf den Inseln lebten eine Vielzahl verschiedener Individuen. Ähnlich wie in der Realität kommen auch bei den Abteilungsinseln „die Einen“ nicht ohne „die Anderen“ aus. Es gibt viele Kontakte und Verbindungen zwischen den Individuen und Inseln. Um in unserem Bild des Meeres zu bleiben, häufig fahren Transportschiffe, schnellfahrende Motorboote und kleine Segelyachten hin und her. Auf den Verbindungswegen lauern verschiedene Gefahren – in unserem Bild Untiefen, Sandbänke und Haie, aber auch unentdeckte Schatztruhen. Was zeigt dieses Bild  für Ihren Unternehmensalltag?

Auch da gibt es besser und schlechter genutzte Schnittstellen zwischen Abteilungen und Personen, es gibt häufig stattfindenden Austausch und eher selten genutzte Verbindungen, für Viele unbekannt. Es gibt vorhersehbare Untiefen und unerwartete Schlechtwetterlagen und treibende Winde. Die einzelnen Abteilungen beeinflussen sich wechselseitig und sind gleichsam selbst beeinflusst durch von außen kommende Faktoren. Der starke Wind in unserem Bild der Inseln ist möglicherweise ein verstärkter Wettbewerb in Ihrer Branche, die Untiefe steht für eine Besonderheit, die Beachtung erfordert. Die Qualität der unterschiedlichen Schnittstellen ist häufig den Abteilungen gar nicht so bewusst und kann daher nicht verbessert oder besser genutzt werden.

Wissen zum Greifen nah

Die Visualisierung mit dieser Workshop-Methode - einer Wissenslandkarte in Form eines Meeres mit diversen Inseln für die Organisationseinheiten - ist ein erster Schritt, um das Bewusstsein für die Art und Qualität der Zusammenarbeit sowie die eigene Reflexionsfähigkeit zu stärken. So manchem Teammitglied und so mancher Führungskraft ist - mit der Wissenslandkarte greifbar gemacht - ein Licht aufgegangen und unentdeckte Schätze konnten zu Tage gefördert werden. Die von uns vorgestellte Methode führt den Abteilungen vor Augen, was gut funktioniert und an welchen Stellen zu arbeiten ist. Die Führungskräfte erlangen eine neue Dimension des Überblicks und sehen, an welchen Stellen ihr Einsatz notwendig ist und was die Abteilungen gut im direkten Miteinander klären können.

Die Workshop-Methode Inselmeer in der Praxis

1. Großformatige Visualisierung
   Unsere Workshop-Methodik setzt auf eine großformatige Visualisierung. Zunächst tauschen sich die einzelnen Abteilungen in Teamarbeit miteinander über ihre jeweiligen Aufgaben und ihre Besonderheiten als Abteilungaus und notieren diese in einigen Schlagworten auf Papierinseln in Flipchartgröße. Ein erster hilfreicher Bewusstwerdungs- und Selbstreflexionsprozess setzt somit ein. 
   
   
2. Schnittstellenanalyse
   Im nächsten Schritt machen sich die Abteilungen bereits Gedanken zu ihren Schnittstellen zu den anderen Abteilungen. Alle Inseln werden auf eine große Plakatwand – die das Meer symbolisiert - übertragen. Nun beginnen die Teams, ihre Verbindungen zu den Nachbarinseln einzuzeichnen. Dabei wird z.B. deutlich, welche Verbindungen sie als stärker und welche als schwächer wahrnehmen. 
   
   
3. Gefahren und Schätze
   Anschließend können zusätzlich Gefahren und Schätze eingezeichnet werden oder anhand von vorbereiteten Grafiken wie beispielsweise Schatztruhen, Haie, Gewitter dargestellt werden. 
   
   
4. Am Ende einer intensiven Teamarbeit stehen die Teilnehmer vor einer großen Wand mit vielen Detail- und Überblicks-Erkenntnissen.
   Die Wand macht die Verbindungen deutlich und zeigt an, wo lieber nochmal intensiv hingeschaut werden sollte und was gerade gut läuft. Die Meer/Insel-Metapher verhilft dabei dem Out-of-the-box Denken. Die Abteilungen können sich jetzt miteinander über konkrete Ideen zur weiteren Verbesserung ihrer Zusammenarbeit austauschen und darüber, wie sie mit Gefahren und aktuellen Wetterlagen umgehen wollen. Wenn dieses Inselmeer der Erkenntnisse dann einen Platz z.B. in einem Besprechungsraum findet, verankert man so alle Erkenntnisse und ermöglicht eine nachhaltige Weiterarbeit.