Jedes Projekt hat zwei wichtige Ressourcen: Zeit und Geld. Beide sind für eine gute Projektplanung elementar und untrennbar verbunden.

Abgesehen von projektspezifischen Kosten sind es Unterhaltungskosten, die einem Projekt irgendwann den Hals abschnüren. Komplexität und ungewohnte Aufgaben sorgen für einen Mehraufwand Ihrer Teammitglieder. Hier kommt es auf mehrere Dinge an – und vor allem auf einen klaren Überblick.

Besonders wichtig sind die benötigten Arbeitsschritte und der Projektfortschritt. Zudem müssen Sie Ihre Kosten und Budget im Blick behalten können. Hierfür können Sie Dokumente in Google Docs oder Tabellen in Excel nutzen.

Die professionelle Variante ist Projektzeiterfassungssoftware. Es kann entscheidend sein, automatisch den Projektstatus abrufen zu können. Unregelmäßigkeiten und Probleme sollten Sie sofort entdecken und bekämpfen.

Diese Zeiterfassung erlaubt es Ihnen, genau zu wissen, wie lange etwas braucht. Zudem können Sie das Projekt im gesamten überblicken. So können Sie die Genauigkeit Ihrer eigenen Planung überprüfen und die Effektivität Ihrer Teammitglieder erfassen.

Häufige Fehler im Projektmanagement

Viele Projekte scheitern oder bleiben hinter den Erwartungen zurück. Vermeiden Sie die schlimmsten Fehler:

Unklare Anforderungen

Projekte scheitern durch unklare Kommunikation. Teammitglieder arbeiten doppelt, ungenau oder sind frustriert. Fokus und Effektivität können Sie so vergessen.

Häufig besteht eine Vision für ein Projekt. Jedoch müssen Sie – vor allem in Absprache mit Kunden oder Vorgesetzten – klare Anforderungen definieren. In einem Anforderungskatalog können diese festgehalten werden. So wissen alle Stakeholder genau was sie erwartet.

Vor allem ist man als Projektleitung so auf der sicheren Seite. Falls sich Dinge ändern, können Sie neue Gespräche auf Augenhöhe führen. Auch agile Teams können sich von vornherein auf bestimmte Parameter einigen und weiterhin flexibel sein.

Zu den Anforderungen gehört auch eine klare Zielsetzung. Ihre Teammitglieder müssen genau verstehen, warum und wohin sie arbeiten. Legen sie eindeutige Ziele fest.

Schätzungen ohne Belege

Sie und Ihr Team brauchen Vertrauen und Kommunikation. Sie müssen verstehen, welche Ziele es gibt, wo Engpässe entstehen. Diskutieren Sie dies gemeinsam. Wer diese Chance verfehlt, wird von Problemen überrascht, die man vorher hätte vermeiden können. Oder nutzen Sie – wie viele Teams – die Kanban-Methode. Mit Ihr stehen Übersicht und Transparenz im Fokus Ihrer Arbeit. 

Überlastung durch eigenen Anspruch

Die Grenze zwischen hohen Ansprüchen und unrealistischen Zielen ist klein. Es ist gefährlich, den Vorgesetzten zu sagen was sie hören wollen. Am Ende ist es schlimmer, Entschuldigungen zu finden und den Fokus auf das Wesentliche nicht halten zu können. Auch Ihr Team weiß Ehrlichkeit zu schätzen. Offenheit und Vertrauen schafft Empathie und Berechenbarkeit auf beiden Seiten. So arbeiten Sie effektiv zusammen.

Unterschätzter Widerstand

Ob Sie von Ihnen bezahlt werden oder nicht – die Effektivität Ihrer Teammitglieder hängt an ihrer Motivation. Wie viele Angestellte jagen mit Freude nach dem nächsten Projekt? Viele bleiben lieber im gemütlichen Alltag. Projekte ändern oft bestehende Arbeitsstrukturen. Für Ihre Teammitglieder bedeutet dies Mehraufwand und Frustration. Es ist elementar, dass Sie dem mit guten Gründen begegnen. Nur so bekommen Sie die volle Unterstützung – und sogar Motivation – Ihrer Teammitglieder.

Der Unterschied zwischen einem Team, das arbeiten "muss" und einem, das arbeiten "möchte" ist enorm. Sie sollten sich vor einem Projekt genau damit auseinandersetzen, welche Änderungen dies für Ihr Team bedeutet.

Als Führungskraft müssen Sie ein frustriertes Team verhindern. Kommunizieren Sie die Seite Ihrer Teammitglieder. Mit Motivation und klaren Zielen können Sie die Frustration Ihres Teams minimieren.

Schlechte Projektplanung

Mit Sicherheit haben Sie Erfahrung. Es zeigt sich jedoch, dass Planung fast immer unterschätzt wird. Auf einige wirkt Planung wie die Vorbereitung der Arbeit, nicht wie die Arbeit selbst. Wer ein Projekt jedoch übereilt startet, wird sich Steine in den Weg legen. Plötzlich müssen Sie Zuständigkeiten neu klären oder Entscheidungen über Ihr Team hinweg treffen. So entsteht Frustration und doppelte Arbeit. Das überreizt Zeitpläne und lässt Kosten explodieren.

Unzureichende Planung rächt sich meistens bitter. Und gleichzeitig muss Ihnen die eigene Grenze klar bleiben: Es kommt immer ein bisschen anders als Sie denken – Planen müssen Sie trotzdem gut. Bereiten Sie Ihr Team stets auf mögliche Änderungen vor, damit dieses nicht überrascht ist.

In einer neuen und aufwändigen Projektsituation sind diese Faktoren besonders klar. Sie bringen ein System ins Wanken, welches sich gerade erst entwickelt. Der Frust, von oben befehligt zu werden (und das Gefühl befehlen zu müssen) lassen sich durch professionelle Planung und sauberes Management vermeiden. Sie können der Ursprung für Halt und Sicherheit sein statt die Quelle von Druck und Frust. Sie müssen sich nur selber schützen. Planen Sie genug.

Zeiterfassungssoftware

Als Projektleitung ist es wichtig, alles einfach zu dokumentieren. Sie müssen verstehen, wie Ihre Teammitglieder ihre Zeit nutzen – oder Sie riskieren böse Überraschungen. Gleichzeitig muss das Team genug Raum zum Arbeiten haben.

Zeiterfassung ist mittlerweile für viele Unternehmen essentiell. Führungskräfte können Informationen sammeln und Ablauf und Auswertung von Projekten verbessern. Mit der richtigen Projektzeiterfassungssoftware können Sie von überall in Echtzeit auf Ihre Daten zugreifen. Dies erlaubt es Ihnen, am Projektabschluss genaue Einschätzungen für Ihr nächstes Projekt zu treffen.

Die Daten Ihrer Zeiterfassung können automatisch an Ihre Buchhaltung weitergeleitet werden. Bis dahin können Sie die Zugriffsrechte von allen Daten anpassen. Die Kostenanalyse ist zum Beispiel der Projektleitung vorbehalten, jedoch können alle den Zeitaufwand mit überblicken.

Projektzeiterfassung kann zudem relevante Daten über Engpässe, Personal oder andere Ressourcen verfügbar machen. Zum Beispiel können Sie erfassen, welche Teammitglieder besonders effektiv sind. Andere können Sie mit zusätzlicher Unterstützung versorgen. Sie können die Dauer Ihrer Aufgaben mit dem Budget abgleichen oder sich mit branchenüblichen Daten oder anderen Projekten messen.

Mit klaren Zielen und offener Kommunikation kann Projektzeiterfassung auch Teammitglieder motivieren. Das Verfolgen von einer bestimmten Aufgabe in der vereinbarten Zeit kann das Verlangen nach Multitasking senken – oder sich ansonsten nicht ablenken zu lassen.

Zeiterfassung ermöglicht es Ihnen, Ihre Projektplanung von Anfang an zu überprüfen. Sie können wichtige Daten einfach erfassen, teilen, und zu Ihrem Vorteil und Ihrer Verbesserung benutzen. Zeit ist Geld. Mit einer guten Projektzeiterfassung haben Sie immer den Überblick.