Trotz Krise - Ohne Überstunden geht es manchmal nicht

Das Thema Überstunden betrifft die allermeisten Unternehmen. Als Arbeitgeber sollten Sie vor allem der korrekten Abrechnung der Mehrarbeit besondere Aufmerksamkeit schenken. Ansonsten könnte es unangenehm werden, wenn Ihnen die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung einen Besuch abstatten.

Überstunden gehören zum laufenden Arbeitsentgelt!

Sehr beliebt, weil dem Anschein nach zeitsparend, ist die Methode, angefallene Überstunden über einen langen Zeitraum hinweg auf ein extra eingerichtetes Konto zu buchen und anschließend als einmaliges Arbeitsentgelt zu konzentrieren und auszuzahlen.

Vorsicht

Die Zusammenrechnung von Überstunden über mehrere Monate hinweg ist grundsätzlich unzulässig.

Überstunden bedeutet Mehrarbeit bezüglich der betriebsüblichen Arbeitszeit. Daher gilt das Arbeitsentgelt, das für Überstunden gewährt wird, als laufendes Arbeitsentgelt. Deshalb müssen Sie die von Ihren Mitarbeitern geleisteten Überstunden grundsätzlich in dem Monat auszahlen, in dem sie tatsächlich angefallen sind. Wird die Mehrarbeitsvergütung nur alle paar Monate ausbezahlt, ist es Ihre Pflicht, die jeweiligen Zeiträume, in denen die Überstunden angefallen sind, nochmals rückwirkend aufzuarbeiten. Dies kostet Sie viel Zeit und letztlich auch viel Geld.

Expertenrat

Rechnen sie daher die Überstunden immer in dem Monat ab, in dem sie tatsächlich geleistet wurden. Eine Deklarierung als einmaliges Arbeitsentgelt ist nicht zulässig.

Ist Ihr Lohnbüro nur dünn besetzt oder nehmen Sie die Buchungsvorgänge selbst vor, kann die Zeit knapp werden. In solchen Fällen können Sie zu einem kleinen Trick greifen, der sowohl von der Einzugs- als auch der Prüfungsstelle akzeptiert wird.

In bestimmten Fällen ist die nachträgliche Abrechnung sinnvoll

Die kontinuierliche Abrechnung von Überstunden einen oder zwei Monate nach Ableistung derselben bietet sich vor allem an, wenn die Mitarbeiter in den einzelnen Monaten unterschiedlich viele Überstunden ableisten. Denn neben dem Grundgehalt fällt dann jeweils ein zusätzlicher Abrechnungsvorgang an. Achten Sie darauf, dass eine solche Vorgehensweise nur dann unbeanstandet bleibt, wenn die Mehrarbeitsvergütungen ausnahmslos immer erst im nächsten bzw. im übernächsten Monat mit dem Arbeitslohn abgerechnet werden.

So gehen Sie im Fall eines Abrechnungsstaus vor

Haben Sie die Überstunden viertel- oder halbjährlich auflaufen lassen, wartet eine Menge Arbeit auf Sie, denn die Zusammenfassung von mehreren Monaten ist nicht möglich. In diesen Fällen müssen die Gehaltsabrechnungen für die Monate, in denen Überstunden angefallen sind, rückwirkend und unter Neuberechnung von Lohn- bzw. Kirchensteuer sowie des Solidaritätszuschlages erneut erstellt werden.

Die Anordnung von Überstunden ist häufig erforderlich, wenn es besonders eilt. Die Frage ist, wie Sie Mehrarbeit rechtssicher anordnen. Sorgen Sie vor, indem Sie für diese Fälle Vorbereitungen treffen.

Mustervereinbarung zum Download

Bedienen Sie sich hierzu unserer Mustervereinbarung Überstunden.