Zettelwirtschaft: Notizen endlich sinnvoll organisieren

Notizen haben einen großen Vorteil: Schnell ist etwas notiert und Sie haben es aus dem Kopf. Leider sammeln sich so ebenso schnell eine Unmenge von Zetteln an: Ein großer Nachteil. Denn ungeordnet wird die nutzvolle Notiz zum Ballast. Eine Zettelwirtschaft ist die Folge.

Statt aber nun zukünftig völlig auf Notizen zu verzichten, schaffen Sie Ordnung. Bringen Sie Ihre Zettelwirtschaft durch System auf Trab. Mit den folgenden 4 Schritten starten Sie jetzt durch.

Mit 4 Schritten gegen Ihre Zettelwirtschaft

Schritt 1: Ordnung beginnt im Kopf

Sie werden sicherlich kaum für alles nur Notizen aufschreiben. Das widerspräche dem Prinzip „Notizen". Vielmehr sind es schnelle Einfälle oder die typische Telefonnotiz oder die kurze Info. Schaffen Sie sich jetzt den Überblick:

• Welche Notizen kommen auf Ihre Zettel?
• Wann tendieren Sie dazu, lieber eine Notiz zu schreiben?
• Wo schreiben Sie am häufigsten Notizen? Am Telefon? Bei Gesprächen? Beim Lesen?

Schritt 2: Notizen ja, doch Zettel nein

Beurteilen Sie nun kritisch Ihre gewonnenen Erkenntnisse. Eine sinnvolle Organisation Ihrer Notizen heißt auch, sich in manchen Fällen von Zetteln zu verabschieden, die für das Chaos auf dem Schreibtisch verantwortlich sind. Hier einige Lösungsideen:

• Telefonnotizen zukünftig besser in einer Kladde notieren. Diese bleibt stets am gleichen Platz. Notizen gehen so nicht verloren. Und mit Datum und Uhrzeit versehen, können einzelne Telefonate mühelos zurückverfolgt werden.
• Legen Sie sich für die jeweilige Rubrik in Ihrem Terminplaner eine Spalte ein. Liniertes oder leeres Blatt einlegen und schon haben Sie viel Platz für Ihre Notizen, ohne dass diese auf Ihrem Schreibtisch landen.

Schritt 3: Notizen ja, Zettel ja

Wählen Sie gezielt ein System, dass Ihnen Zettel-Notizen erlaubt und Ihnen gleichzeitig einen optimalen Überblick verschafft. Hier einige Lösungsideen:

• Bunt und bunter: Arbeiten Sie mit verschiedenen farbigen Post-Its. Vorteile: Post-Its können überall, also auch auf dem jeweiligen Dokument aufgeklebt und wieder entfernt werden. Durch unterschiedliche Farbwahl können Sie für sich selbst Prioritäten setzen. Rot für Wichtig, Grün für Überdenken, Gelb für Lesen.
• Ein Karteikasten ist handlich, d.h. er nimmt garantiert nicht viel Platz auf Ihrem Schreibtisch weg. Entscheidend dabei ist nur, wie Sie Ihre Notizen ablegen möchten. Hier einige Lösungsideen:

• Chronologisch: Nach Datum sortiert, beispielsweise legen Sie Ihre Notiz unter dem Datum, an dem Sie mit dem Kunden erneut telefonieren möchten.
• Alphabetisch: Notizen zu den jeweiligen Kunden oder Lieferanten finden unter dem jeweiligen Anfangsbuchstaben ihre Heimat.
• Rubriken: Projekte, Aufgaben, Ideen, Infos, Fragen, Teamangelegenheiten - es besteht keine Grenze für die Auswahl Ihrer Rubriken. Ordnen Sie Ihre Notizen in die entsprechende Rubrik ein. Wichtig: Schreiben Sie stets ein Datum auf Ihre Notiz.

Schritt 4: Der Weiterbearbeitungs-Notiz-Ordner

Viele Notizen sind Einfälle, Ideen, Kurzinfos, die Sie gelesen haben oder Ihnen mitgeteilt wurden. Auch so manche Fragen, z.B. „Wie soll der Projektverlauf ohne Behrens abgewickelt werden?" sollten weder in Ihrem Karteikasten, noch auf Ihrem Schreibtisch verschwinden.

Legen Sie sich für solche brisanten Themen und Ideen einen Ordner an: Den Weiterbearbeitungs-Notiz-Ordner. Heften Sie in diesen bunte Trennkarten, auf denen Sie die jeweiligen Rubriken wie Ideen oder Fragen oder Kurzinfos vermerken. Kleben Sie nun Ihre Notiz auf ein DIN-A4-Blatt, schreiben daneben das Datum und erste Gedanken, Arbeitsschritte, Fragen - also, was immer Ihnen zu dieser Notiz schnell, spontan und mühelos noch einfällt. Scheuen Sie sich nicht, dies auch zu notieren. Sie vergessen es ansonsten. Ob es später noch relevant ist, können Sie im Augenblick nicht entscheiden.

Arbeiten Sie mindestens einmal pro Woche mit diesem Ordner. Lesen Sie Ihre Notizen. Vertiefen Sie Ihre Gedanken. Oder werfen Sie unnötige Notizen schließlich weg. So schaffen Sie für sich auch mehr Sauberkeit und Ordnung.