Präsentation, Bericht, Memo: Bringen Sie es mit der OnePage Methode auf den Punkt

Präsentation und Co: Nicht immer sind viele Informationen ein Segen

Immer wieder werden Sie in Ihrem Berufsalltag damit konfrontiert: Seitenlange Berichte, ausufernde Memos oder Präsentationen, bei der eine PowerPoint Folie der anderen folgt. In all diesen Fällen werden Sie mit Informationen zugeschüttet. Oftmals verlieren Sie dabei den Überblick. Oder behalten nur noch Teilinformationen im Gedächtnis, die für Sie im Grunde irrelevant sind. Sie wünschen sich in diesem Moment nichts sehnlicher, als eine strukturierte und übersichtliche Darstellung der wichtigsten Informationen.

Von diesem Wunsch sollten Sie sich selbst leiten lassen. Erstellen Sie eine schematische, einfach geordnete und schnell verstehbare Darstellung Ihrer Informationen. Mit der OnePage Methode, die von der Geschäftsführerin der MindBusiness GmbH Dagmar Herzog entwickelt wurde, gelingt Ihnen dies. Denn mit der OnePage Methode

• konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
• bringen Sie Ihre Informationen übersichtlich auf den Punkt.
• reduzieren Sie Ihre Information auf ein Minimum.
• entscheiden Sie sich für eine qualitative statt für eine quantitative Darstellung Ihrer Informationen.
• stellen Sie die Informationen zielgruppengerecht dar.
• nutzen Sie visuelle Elemente, um Informationen in verdichteter Form zu präsentieren.
• erhöhen Sie die Transparenz und das Verständnis.

Bearbeiten Sie Ihre Präsentationen, Berichte oder Memos mit der OnePage Methode: 5 Schritte

Schritt 1: Sammeln Sie Ihre Informationen

Beginnen Sie mit der Komprimierung und Reduzierung Ihrer Informationen bereits ab diesem ersten Schritt. Sichten Sie Fakten und Daten. Erstellen Sie aus diesen eine strukturierte Übersicht. Dies gelingt am besten mit der Erstellung eines MindMaps:

• Erfassen Sie in Stichworten Ihre Gedanken und Informationen.
• Gliedern Sie diese durch den Einsatz von Hauptästen und Nebenästen.
• Arbeiten Sie durch Farben, Pfeile und Formen Zusammenhänge heraus.

Schritt 2: Bestimmen Sie die Zielgruppe

Benennen Sie, für wen Sie den Bericht schreiben wollen oder für wen die Präsentation erstellt werden soll. Sind es die Kollegen im Team? Ist es Ihr Vorgesetzter? Oder ist es ein Kunde, der durch die Präsentation über das neuste Produkt informiert werden soll? Überlegen Sie nach der Auswahl Ihrer Zielgruppe,

• welchen Fachjargon Sie verwenden können.
• welches (Fach-)Wissen Sie bei Ihrer Zielgruppe voraussetzen können.
• an welche Kenntnisse Sie anknüpfen können.

Schritt 3: Definieren Sie Ihr Ziel

Jede Präsentation, jeder Bericht und jedes Memo hat ein Ziel. Sei es, das Produkt vorzustellen, die Entwicklung des Marktes aufzuzeigen oder die neusten Vorgaben zu erläutern. Um Ihr Ziel für sich deutlich zu klären, fragen Sie sich

• Was durch die Präsentation oder durch den Bericht vermittelt werden soll.
• Welches das Kernthema ist.
• Welche Kerninformationen der Leser benötigt, um über das wichtigste informiert zu sein.
• Welchen Informationsbedarf die Zielgruppe hat.

Kreisen Sie durch Ihre Antworten die wesentlichen Fakten, Zahlen und Daten ein.

Schritt 4: Wählen Sie aus

Gehen Sie nun in Ruhe Ihre Aufzeichnungen bzw. Ihr MindMap durch. Markieren Sie das Wesentliche – dies können sowohl Haupt-, als auch Nebenäste sein. Konzentrieren Sie sich auf das Kernthema.

Halten Sie inne, wenn Sie denken „Oh, dass muss unbedingt noch hinein“. In der Regel ist dies ein Hinweis darauf, dass Sie gerade beginnen, zu viele Informationen auszuwählen. Damit die Reduzierung der Informationen nicht zu schwer fällt, wenden Sie zwei Tipps an:

1. Entscheiden Sie sich für die Form, in der Sie Ihre Informationen darstellen möchten. Unsere Übersicht: 5 Visualisierungstechniken für die OnePage Methode zeigt Ihnen die am häufigsten eingesetzten auf.
2. Machen Sie einen Moment - gerne auch einen Tag – Pause. Legen Sie Ihre Aufzeichnungen zur Seite. Widmen Sie sich anderen Aufgaben. Dadurch erhalten Sie eine Distanz zu Ihren Notizen und können anschließend viel besser entscheiden, was wesentlich ist und was nicht.

Schritt 5: Erstellen Sie Ihre OnePage

Zur Erstellung Ihrer OnePage können Sie diverse Softwareprogramme wie Microsoft Visio, Mindjet MindManager, oder auch Microsoft Office mit Excel, Word und PowerPoint nutzen. Bedenken Sie bei Ihrer Erstellung:

• Sie können verschiedene Visualisierungstechniken kombinieren wie MindMap mit Tabellen.
• Setzen Sie Bilder, ClipArts oder Fotos ein, wenn Sie Kernpunkte visuell hervorheben möchten. Bei einem Organigramm des Unternehmens könnten so die Fotos der Mitarbeiter eingearbeitet werden.
• Heben Sie Informationsbereiche, die aufeinander aufbauen oder miteinander in Verbindung stehen, visuell hervor. Dies kann durch einen Pfeil geschehen und/oder durch den Einsatz von gleicher Hintergrundfarbe.
• Schaffen Sie eine klare Gewichtung der Daten.
• Da Sie die OnePage auf Ihrem Computer erstellen und diese später höchstwahrscheinlich auch per Computer präsentieren oder weiterversenden, sollten Sie vernetzt vorgehen, d.h. setzen Sie Querverweise, Hyperlinks oder Textmarken, um dem Leser die Möglichkeit zu bieten(falls er dies möchte), auf weitere Informationen zugreifen zu können.