Empowering: Fördern Sie zielgerichtetes Denken und Handeln
Manche Anfrage Ihres Mitarbeiters ist nicht so dringend, als dass er gleich zu Ihnen kommen muss. Nur kann Ihr Mitarbeiter dies richtig einschätzen? Unterstützen Sie ihn, zielgerichtet zu denken und zu handeln.
Viel Zeit geht Ihnen verloren, weil ein Mitarbeiter nach dem anderen in Ihr Büro kommt, um bestimmte Angelegenheiten zu besprechen. Sicher sollen und wollen Sie für Ihre Mitarbeiter erreichbar sein, deshalb praktizieren Sie das Prinzip der offenen Tür. Dadurch riskieren Sie aber in Ihrem konzentrierten Arbeiten unterbrochen zu werden und damit, dass die Qualität Ihrer Arbeit leidet.
Ein Problem, das täglich wieder auftritt und Sie schon oft in Versuchung führte, nur noch per Termin mit Ihren Mitarbeitern zu kommunizieren. Eine Lösung, die weder Sie noch Ihre Mitarbeiter auf lange Sicht zufriedenstellen würde. Eine andere Lösung ist, Ihre Mitarbeiter zu zielgerechtem Denken und Handeln
So führen Sie Ihre Mitarbeiter zu zielgerichtetem Denken und Handeln: 5 Tipps
Tipp 1: Seien Sie Vorbild – Bündeln Sie selbst
Gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Sammeln Sie alle Gesprächspunkte, die Sie mit dem Mitarbeiter erörtern wollen und laden Sie ihn dann zu einem Gespräch. So stellen Sie sicher, dass Sie beide Zeit haben. Im Klartext: Sie stören Ihren Mitarbeiter nicht bei seiner Arbeit, weil Sie spontan bei ihm vorbeischauen, um das eine oder andere mit ihm zu besprechen. Gleichzeitig lernt Ihr Mitarbeiter wie zielgerichtetes Denken auch bei Gesprächen eingesetzt werden kann.
Tipp 2: Fragen Sie bei Störungen grundsätzlich nach dem Anliegen
Nicht jeder Mitarbeiter kommt mit einem klar formulierten Anliegen zu Ihnen. Oft klingt es eher nach „Ich wollte…“, „Vielleicht wäre es angebracht…“ oder „Gerade hat …“– Ihr Mitarbeiter hat Schwierigkeiten auf den Punkt zu kommen, weil sein Denken nicht zielgerichtet ausgerichtet ist.
Fragen Sie deshalb konkret nach seinem Anliegen, dies erspart Ihnen eine Menge Zeit:
- Was führt Sie zu mir?
- Worum handelt es sich konkret?
- Womit hat Ihr Anliegen zu tun?
- Zu welcher Aufgabe, die Sie momentan bearbeiten, gehört dieses Anliegen?
- Auf welcher Dringlichkeitsstufe ordnen Sie es ein?
Sie lenken damit die Aufmerksamkeit Ihres Mitarbeiters auf die wesentlichen Punkte und helfen ihm so ein Ziel zu fokussieren.
Tipp 3: Bündeln Sie die Anliegen Ihres Mitarbeiters
Ob bei einzelnen Arbeitsschritten, Telefonaten, Projektabschnitten oder auch bei Gesprächsbedarf: Zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter, wie sich bestimmte Bereiche bündeln lassen.
Beispiele:
- „Sammeln Sie erst einmal alle Infos, die Sie zur Bewältigung dieser Aufgabe benötigen, bevor Sie sich mit dem Kollegen M. zusammensetzen.“
- „Ich würde Ihr Anliegen zwei Aufgabenkomplexen zuordnen: Der Recherche für Ihre Präsentation und der Auswertung der Kundendaten. Da die Kundendatenauswertung vorrangig ist, konzentrieren wir uns in unserem Gespräch nur darauf.“
- „Sie haben mich spontan aufgesucht, um mir die ersten Reaktionen auf die telefonische Kundenbefragung mitzuteilen. Bevor wir jetzt ins Detail gehen, schlage ich vor, dass Sie die Liste erst fertig telefonieren, um mir dann eine Gesamtauswertung geben können.“
Tipp 4: Vertagen Sie Anfragen, die Zeit haben
Ihre Mitarbeiter zu zielgerichtetem Denken und Handeln zu führen, heißt auch, konkrete zeitliche Grenzen zu setzen, indem Sie zu einer Störung – einem spontanen Gesprächsersuchen – Nein sagen.
Beispiele:
- „Ihr Anliegen ist für Ihre momentane Arbeit irrelevant. Lassen Sie uns Ihre Anfrage morgen Nachmittag um 15.00 Uhr besprechen, dann habe ich Zeit.“
- „Notieren Sie sich bitte Ihre Frage. Wir werden Sie übermorgen erörtern. Passt es Ihnen um 10.00 Uhr? Bis dahin, so haben Sie mir gerade versichert, ist alles für Ihre Aufgaben geregelt.“
Sich abzugrenzen schärft bei Ihrem Mitarbeiter das Gespür dafür, was wirklich dringlich ist. Er wird so selbst beginnen, seine Anliegen entsprechend zu beurteilen.
Tipp 5: Händigen Sie eine Gesprächs-Bedarfs-Analyse aus
Stärken Sie den Prozess des zielgerichteten Denkens, den Sie durch Ihre Nachfragen oder konsequentes Vertagen bereits initiiert haben, indem Sie Ihrem Mitarbeiter die Gesprächs-Bedarfs-Analyse übergeben. Mit dieser Hilfe kann Ihr Mitarbeiter zukünftig selbst einschätzen, ob er Ihren Rat oder die Information von seinem Kollegen sofort benötigt oder nicht.
Analysebogen zum Download
Nutzen Sie unsere Gesprächsbedarfsanalyse, die wir Ihnen kostenlos zur Verfügung stellen.
Dank dieser Analyse erhält Ihr Mitarbeiter den notwendigen Abstand zu seinem eigenen Anliegen, wodurch der Impuls – „Ich muss es jetzt und sofort wissen“ – gestoppt wird und sich stattdessen ein Gespür dafür entwickelt, mittel- und langfristig solche Gespräche zu planen. Nach dem Motto: Es gibt einen zeitlichen Spielraum, wird Ihr Mitarbeiter zielgerichtet seine Aufgaben einteilen, Rat suchen, Anliegen besprechen und seine Zeit managen.
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