Zeitmanagement: „Arbeit dehnt sich immer so lange aus, wie Zeit ist“

Zeitdiebe Zeitmanagement: Ohne Zeitrahmen können Ihre Zeitmanagement Methoden zum Zeitdieb werden

„Arbeit dehnt sich immer so lange aus, wie Zeit ist“: Dieses Murphys Gesetz werden Sie sicherlich selbst schon bei Ihrer täglichen Arbeit entdeckt haben. Denn trotz Ihrer Zeitplanung hat sich die eine oder andere Aufgabe in die Länge gezogen. Die Folge: Ihr Zeitmanagement ist außer Kontrolle geraten. Etliche Arbeit blieb deshalb liegen.

Sie sind in diesem Moment auf einen Zeitdieb gestoßen, der es in sich hat. Denn trotz der Anwendung der einen oder anderen Zeitmanagement Methoden wie

• das Eisenhower Prinzip,
• die ABC Analyse,
• das Pareto Prinzip
• oder der Einsatz der To-do-Liste

hat Ihre Zeit nicht ausgereicht. Die Ursache ist einfach. Diese wichtigen und auch funktionierenden Zeitmanagement-Techniken sehen in der Regel nicht vor, die zeitliche Dauer der einzelnen Aufgabe und Ihrer Arbeit zu vermerken. Dadurch kann der Zeitdieb nach Murphys Gesetz stets aktiviert werden – und „Ihre Arbeit sich so lange ausdehnen, wie Zeit ist“.

Gutes Zeitmanagement benötigt immer einen zeitlichen Rahmen

Konzentrieren Sie sich nicht allein auf die Priorität Ihrer Arbeit und Ihrer Aufgaben. Fokussieren Sie ab heute konsequenterweise auch den zeitlichen Rahmen. Setzen Sie so für sich selbst eine zeitliche Grenze.

• Zeitbedarf schätzen. Jede Aufgabe benötigt eine gewisse Zeit. Kalkulieren Sie diese.
• Zeitbedarf vermerken. Tragen Sie den geschätzten Zeitbedarf neben die Aufgabe in das Zeitmanagement Tool ein, das Sie verwenden.
• Zeitbedarf zur Planung nutzen. Durch den vermerkten Zeitrahmen können Sie Ihre Wochenplanung und Tagesplanung noch effektiver ausführen, da Sie nun wissen, wie viel Zeit Sie für die einzelne Aufgabe einplanen müssen.
• Zeitbedarf bei der Umsetzung fokussieren. Bevor Sie sich Ihrer Arbeit widmen, rufen Sie sich erneut den Zeitrahmen ins Bewusstsein, den Sie festgesetzt haben. So verankern Sie die benötigte Zeit und Ihre Arbeit kann sich zeitlich nicht ausdehnen.
• Zeitbedarf kontrollieren. Überprüfen Sie, ob Sie den Zeitrahmen einhalten konnten. Falls nein, ergründen Sie die Ursachen, d.h. analysieren Sie, ob und auf welche Weise sich die Arbeit ausgedehnt hat. Setzen Sie schließlich Ideen frei, wie Sie dies zukünftig ändern können.