Zeitmanagement: Mit der täglichen To do Liste steigern Sie Ihre Effizienz

21. Juni 2011

Sie haben bereits in Ihrem Terminplaner eine ganz wichtige Rubrik eingerichtet: Die To do Liste, in der Sie alles eintragen, was Sie zu erledigen haben. Fügen Sie nun eine weitere Zeitmanagement Checkliste hinzu – und zwar die tägliche To do Liste. Diese Checkliste heften Sie in Ihrem Zeitplaner beim aktuellen Datum ab. Denn diese Liste ist eine Aufgabenliste, all derer Aufgaben, Tätigkeiten und wiederkehrenden Arbeiten, die Sie heute erledigen wollen und müssen.

  Effizienz steigern mit der täglichen To do Liste

 

Eine tägliche To do Liste bringt für Ihr effektives Zeitmanagement viele Vorteile

  • Die Realisierung Ihrer Tagesplanung fällt Ihnen leichter. Denn Sie fixieren auf Ihrer täglichen To do Liste konkret, was Sie heute erledigen möchten, ohne sich zu viel vorzunehmen. 
  • Sie müssen nicht immer wieder auf Ihrer allgemeinen To do Liste nachschlagen, was Sie noch ausführen könnten.
  • Sie setzen sich konkrete Ziele.
  • Sie behalten den Überblick über alle wiederkehrenden Arbeiten.
  • Zeitdiebe haben keine (oder nur eine sehr geringe) Chance, Ihr Zeitmanagement zu sabotieren. Denn Sie haben auf Ihrer täglichen To do Liste Ihren zeitlichen Arbeitsablauf festgelegt.
  • Sie können am Ende Ihres Arbeitstages Ihr Zeitmanagement kontrollieren. Dies führt zu einem verbesserten Selbstmanagement. Schließlich werden Sie die daraus resultierenden Ergebnisse dafür nutzen, sich selbst zu loben, zu motivieren und ein persönliches Change Management einzuleiten, falls es nötig sein sollte.


Ihre tägliche To do Liste im Einsatz

Erstellen Sie sich ein eigenes Zeitmanagement tool, d.h. legen Sie sich eine individuelle To do Liste Vorlage an. Als Überschrift schreiben Sie „Tägliche To do Liste“. Unter dieser Überschrift teilen Sie Ihre To do Liste Vorlage in zwei Rubriken ein:

  1. Wiederkehrende Arbeiten:
  2. Aufgaben, aus der allgemeinen To do Liste:

 

Jede dieser Rubriken wird in vier Spalten unterteilt:

  1. Die Spalte, in der Sie die Aufgabe notieren.
  2. Die Dauer der Aufgabe.
  3. Wann (dies erledigt werden soll).
  4. Erledigt: Ja/Nein.

 

Tragen Sie zu allererst die wiederkehrenden Aufgaben in Ihre tägliche To do Liste ein.

Fertigen Sie schließlich ausreichend Kopien an, damit Sie mindestens für einen Monat eine tägliche To do Liste erstellen können.

Übertragen Sie am Ende Ihres Arbeitstages, während Ihrer Terminplanung und Zeitplanung des nächsten Tages, aus Ihrer allgemeinen To do Liste die Aufgaben und Tätigkeiten in Ihre tägliche To do Liste, die Sie am nächsten Tag in Angriff nehmen wollen.

Vermerken Sie die Zeitdauer der einzelnen Aufgabe und in der Spalte „Wann“ zu welcher Uhrzeit Sie dies erledigen möchten.

Heften Sie Ihre tägliche To do Liste dann unter dem Datum des nächsten Tages ab. Diese dient Ihnen als individuelle Arbeitsanweisung.



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