Meetings sind wie Fußball - Nach 90 Minuten ist Schluss

Die Dauer vieler Meetings ist einfach zu lang. Orientieren Sie sich bei der zeitlichen Planung Ihrer Besprechungen deshalb einmal gezielt an den Schulen. Denn der 90-minütige Unterrichtsrhythmus richtet sich nach der natürlichen Leistungskurve des Menschen. Im Klartext: Nach 90 Minuten sollten Ihre Meetings beendet sein, bevor die Konzentration, das Interesse und die Leistungsbereitschaft Ihrer Mitarbeiter ein natürliches Tief erreichen.

Planen Sie ab heute Ihre Meetings im 90 Minuten Rhythmus

• Legen Sie gezielt fest, wie lange die einzelnen Besprechungspunkte dauern sollen.
• Kontrollieren Sie, ob Sie alles, was Sie für das Meeting eingeplant haben, auch innerhalb der 90 Minuten besprechen können. Falls nein, planen Sie gleich ein zweites Meeting ein.
• Packen Sie nicht zu viel in ein Meeting. D.h. Sie sollten bei Ihrer Vorbereitung stets Pufferzeiten für längere Diskussionen vorsehen, damit Sie später im Meeting nicht unter Zeitdruck geraten.
• Überlegen Sie, wie Sie die einzelnen Besprechungspunkte behandeln wollen: Als Diskussionsbeitrag, als Information oder als Austausch. Denn die Art, wie das Thema besprochen werden soll, bestimmt die Zeitdauer des einzelnen Agendapunktes.
• Beachten Sie, dass das Meeting einer gewissen Spannungskurve folgt. D.h. halten Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter hoch, indem Sie das Meeting abwechslungsreich gestalten. Sei es, unterschiedliche Besprechungsarten einzusetzen wie erst zu informieren und dann einen Punkt zu diskutieren. Sei es, ein Problem zu besprechen und dieses anschließend kreativ lösen zu wollen.
• Überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Mitarbeiter jeweils auf dem zeitlichen Kurs halten können. Wie können Sie den Versuch, eine Diskussion einzuleiten, stoppen? Wie können Sie mit Einwänden, die einzelne Mitarbeiter äußern, nachdem Sie sie über neue Vorgaben informiert haben, umgehen?
• Unvorhergesehene Themen oder Besprechungsvorschläge, die einzelne Mitarbeiter während oder zu Beginn des Meetings aussprechen, sollten Sie grundsätzlich abblocken und auf das nächste Meeting vertagen.
• Und ganz wichtig: Halten Sie sich selbst an Ihren Plan.