Computer: Effizienz steigern bei der Computerarbeit

Computer: Arbeiten am Computer effizient gestalten

Bei Ihrer Arbeit verbringen Sie täglich mehrere Stunden am Computer. Höchste Zeit einmal Ihre Effizienz bei Ihrer Computerarbeit zu überprüfen – und zu optimieren. Denn ein Computer ist nur so effektiv, wie Sie es zulassen. So schleichen sich schnell und unbemerkt Zeitdiebe ein. Deshalb sollten Sie Ihr Arbeiten am PC öfters kritisch beobachten und sich fragen: „Wann und bei welcher Tätigkeit verschwende ich hier Zeit?“

PC Arbeit: Effektivität und Effizienz verbessern - 3 Tipps:

Effizienz Tipp 1: Software beherrschen

Machen Sie sich mit dem Computerprogramm vertraut, dass Sie tagtäglich nutzen. Lernen Sie die Funktionen kennen, die Ihnen diese Software bietet – Tastenkombinationen, Einstellungen, Registerkarte, Befehle, Schaltflächen undundund. Fügen Sie Befehle, die Sie oft benötigen unbedingt in die Schnellzugriffsleiste ein. Sie sollten in jedem Falle die Funktionen mühelos beherrschen, die Sie wiederholt benötigen. Alles andere eignen Sie sich nach und nach an.

Effizienz Tipp 2: Dateiname und Pfad mit vermerken

Gewöhnen Sie sich an, auf Ihren Dokumenten, den Dateinamen und am besten auch den Pfad zu vermerken, den dieses hat. Dies erspart Ihnen Suchzeiten, wenn Sie das Dokument auf Ihrem Computer weiterbearbeiten oder zu einem späteren Zeitpunkt wieder öffnen möchten.

Effizienz Tipp 3: Ablage identisch gestalten

Ob auf Ihrem Computer, an Ihrem Schreibtisch oder in Ihrem Büro: Richten Sie eine Ablage ein, die für alle drei Bereiche soweit als möglich identisch ist. Legen Sie also Ordner an, die stets die gleiche Bezeichnung haben – beispielsweise Kundenakquise, Meeting. Dies erhöht Ihre Effizienz, denn Sie müssen nicht lange überlegen, wo Sie welches Dokument suchen oder ablegen müssen – auf Ihrem Computer oder im Büroschrank.

Effizienz Tipp 4: Datenmüll entfernen

Sorgen Sie für Ordnung auf Ihrem Computer. Löschen Sie systematisch und regelmäßig unnötige Dokumente und Dateien in dem einzelnen Ordner. Zur Vereinfachung nutzen Sie einfach im Dialogfenster Öffnen die Möglichkeit, sich beispielsweise die Dateien nach einem bestimmten Datum sortieren und anzeigen zu lassen. Klicken Sie dafür auf den Pfeil neben der Schaltfläche Änderungsdatum und geben Sie Ihre Kriterien an. So können Sie mühelos Dokumente löschen, die bereits vier oder fünf Wochen zurückliegen.