Kein Widerspruch - Bei GTD Routineaufgaben bewusst langsam erledigen

Wollen Sie Ihre Routineaufgaben auch immer schnell erledigt haben? Glauben Sie dadurch Ihre Effizienz zu steigern? Durch diese Hektik, unter der auch Ihre Konzentration leidet, schleichen sich viel zu oft Fehler ein. Mit der Folge: Sie müssen die Aufgabe nochmals bearbeiten. Entschleunigen Sie gerade bei dem Erledigen wiederkehrender Aufgaben.

Sie kurbeln selbst an Ihrem Tempo

Routineaufgaben fordert Ihre Zeit. Oft wird jedoch diese Zeit, die Sie dafür einplanen, durch Ihre innere Einstellung sabotiert  - denn Sie drehen Ihr Tempo (unbewusst) nach oben:  

• „Dies ist so langweilig, ich werde lieber mal einen Zahn zulegen, damit ich wieder am Projekt arbeiten kann.“
• „Ich muss mich dabei beeilen, sonst wirke ich ineffizient.“
• „Keiner wird für so eine Routineaufgabe so viel Zeit investieren. Die sind auch immer schnell damit fertig.“
• „Wie wirkt dies denn, wenn ich dafür lange Zeit brauche?!“

Durch das erhöhte Tempo, in das Sie sich selbst mental manövriert haben, entsteht ein Leistungsdruck und Stress, der dazu führt, dass Sie die Aufgabe oberflächlich erledigen, weil Ihre Aufmerksamkeit nicht mehr bei der Aufgabe, sondern bei der dafür benötigten Zeitdauer verweilt. So werden oft wichtige Kleinigkeiten übersehen.

Ihr Motto ab heute: Routiniert langsam vorgehen

Auch wenn es gerade zu Anfang schwer fällt und ungewohnt ist, drehen Sie Ihr Tempo bei der Bearbeitung von Routineaufgaben herunter, d.h.

• sichten Sie Ihre Reisekostenbelege langsam und gemächlich.
• füllen Sie die Formulare in Ruhe aus.
• tippen Sie die Daten in Ihre Excel-Tabelle ohne Hast.
• legen Sie ohne Hetze Ihre Dokumente ab.

Damit dies gelingt:

• Planen Sie zu Beginn bewusst zehn Minuten pro Routineaufgaben mehr ein.
• Stoppen Sie die Zeit, damit Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie viel Mehr Zeit Sie wirklich durch ein langsameres Vorgehen benötigen. Seien Sie nicht zu überrascht, wenn sich zeigt, dass Sie trotz Entschleunigen keine oder nur wenige Minuten im Endeffekt mehr gebrauchen werden.
• Achten Sie ganz bewusst auf Ihre Gedanken, die entstehen, sobald Sie mit der Routineaufgaben beginnen. Stoppen Sie innere Antreiber, die Ihr Tempo erhöhen wollen.
• Lenken Sie gezielt Ihre Aufmerksamkeit auf Ihr Tun – und damit weg von der Zeit. Achten Sie darauf, was Sie gerade wie ausführen. Sind Ihre Gedanken bei der Aufgabe?
• Registrieren Sie den wunderbaren Nebeneffekt: Durch diese Entschleunigung tanken Sie Energie auf, denn Sie bearbeiten diese Routineaufgaben entspannter und ohne Stress.