Warenwirtschaftssystem richtig auswählen und einsetzen

Ob es um den Handel oder das verarbeitende Gewerbe geht – elektronische Warenwirtschaftssysteme liegen im Trend. Aktuelle Zahlen des Statischen Bundesamts zur ERP-Nutzung 2014 machen deutlich, dass gerade mittlere und größere Unternehmen (mehr als 50 Beschäftigte) auf derartige Softwaresysteme setzen. Nachholbedarf bei Warenwirtschaftssystemen besteht allerdings bei den sehr kleinen Unternehmen mit maximal 9 Arbeitnehmern.

Wichtiger Hinweis

Die Begriffe Warenwirtschaftssystem und ERP (Enterprise Resource Planning) werden häufig synonym verwendet. Eine Abgrenzung kann in der Regel aber anhand des Funktionsumfanges der Software erfolgen. Wenn spezielle Funktionen oder Module für Controlling und Materialwirtschaft integriert sind, handelt es sich meist um ein ERP.

Lokale Händler sind besonders gefährdet

Der klassische Handel in den Mittel- und Kleinstädten ist akut bedroht. Leerstandsquoten von bis zu 40 % sind in manchen Städten keine Seltenheit (in Metropolregionen sieht dies anders aus, allerdings sind hier die Mieten auch besonders hoch). Eine weitere Gefahr droht den stationären Unternehmen selbstverständlich durch den kontinuierlich wachsenden Online-Handel. Um überleben zu können, empfiehlt der eCommerce-Experte Prof. Dr. Gerrit Heinemann kleinen lokalen Händlern, jetzt die technischen Voraussetzungen für den wichtigen digitalen Schritt zu schaffen. Er stelle mit Erschrecken immer wieder fest, dass für viele lokale Einzelhändler schon der Begriff „elektronisches Warenwirtschaftssystem“ ein Fremdwort sei. Es gibt also einiges zu tun.

Warenwirtschaftssysteme zielgerichtet auswählen

Die Vielfalt der entsprechenden Anbieter ist gewaltig – sie reicht von mächtigen und kostspieligen ERP-Systemen von SAP bis hin zu schlanken Lösungen wie der bizsoft Business Software. Bei der Auswahl ist nach gängiger Expertenmeinung im ersten Schritt nur zu beachten, dass es das richtige Warenwirtschaftssystem sein muss. Das Warenwirtschaftssystem muss den eigenen Anforderungen entsprechen und die schnelle und unkomplizierte Erledigung der täglichen Arbeit ermöglichen. Anderenfalls bleiben Effizienzgewinne aus, die Arbeitsabläufe bleiben unverändert kompliziert oder werden sogar noch aufwändiger. Die individuellen Anforderungen an die Software resultieren aus den Aufgaben, die im jeweiligen Unternehmen täglich erledigt werden müssen. Der für die endgültige Wahl entscheidende  Faktor ist die Kongruenz der eigenen Anforderungen mit dem Leistungsumfang und der Funktionalität der Software. Selbstverständlich ist auch der Preis für das System und notwendige Updates ein wichtiges Kriterium. Nicht unterschätzt werden sollten darüber hinaus auch die Kosten für den technischen Support. Kleinen Unternehmen fehlt oft das technische Know-How, um anstehende Fragen oder Probleme aus eigener Kraft beantworten oder lösen zu können. Gerade für sie ist ein modularer Aufbau der Software oft empfehlenswert, da nur die Softwarebestandteile gekauft werden müssen, die auch tatsächlich gebraucht werden.

Die Frage nach dem Mehrwert

Eine generelle Antwort fällt hier schwer. Vereinfacht lässt sich sagen, dass sich der Erwerb eines Warenwirtschaftssystems immer dann rechnet, wenn die Ersparnis durch die Software die Kosten für die bisherigen Arbeitsabläufe übersteigt. Ein Warenwirtschaftssystem muss nicht unbedingt einen vier- oder gar fünfstelligen Euro-Betrag kosten.

Welches System den individuellen Kundenanforderungen zum optimalen Preis gerecht wird, muss immer vom Unternehmern vor Ort selbst entschieden werden.

Tipp

Gerade kleine Unternehmen dürften mit einem kostengünstigen und schlanken Warenwirtschaftssystem besser bedient sein als mit einer überdimensionierten klassischen ERP-Lösung.