Im Überblick: Diese Kosten fallen bei der Einführung eines Warenwirtschaftssystems an

22. Dezember 2017

Elektronische Systeme zur Erfassung der Geschäftsvorgänge sind mittlerweile überall zu finden. Selbst die kleinsten Unternehmen greifen vermehrt auf IT-Lösungen zurück. Im internationalen Vergleich hinkt Deutschland allerdings immer noch hinterher, wie Handelsexperte Prof. Dr. Gerrit Heinemann ausführlich beschreibt. Es muss vor allem im lokalen Handel bundesweit immer noch vermehrt in IT-Systeme investiert werden, um aufzuholen. Ein Beispiel dafür sind Warenwirtschaftssysteme.

Was sind Warenwirtschaftssysteme?

Ein Warenwirtschaftssystem bildet die Warenströme eines Unternehmens ab und sorgt damit für Übersicht und Planungssicherheit. So lässt sich mit einem solchen System zum Beispiel die Beziehung zu Lieferanten pflegen, Sie können Rechnungen kontrollieren und Warenein- und -ausgänge verfolgen. Alle Bewegungen im Lager sind vom PC aus einsehbar.

Mit Blick auf den Verkauf der Ware unterstützen IT-Lösungen beim Schreiben von Angeboten, dem Pflegen der Kundenbeziehung und der Versandabwicklung. Von Stammdaten- und Auftragsverwaltung bis hin zu Inventurlisten und Controllingaufgaben – das System automatisiert viele Management- und Verkaufsprozesse. Damit in Zusammenhang stehen auch verbesserte Zahlen im Verkauf, insbesondere durch gute Kundenbeziehungen.

Wie wichtig diese wirklich sind, darüber haben wir berichtet. Statt sich mit Organisationsaufgaben abzumühen, haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit. Dass diese Leistung nicht kostenlos erfolgt, ist klar. Es muss aber nicht zwingend ein umfangreiches System installiert werden, dessen Anschaffungskosten im vier- oder fünfstelligen Bereich liegen. Besonders für kleine und lokale Unternehmen lohnen sich schlanke Lösungen, die meist viel günstiger sind.

Bereits vor der Anschaffung des Systems können Kosten entstehen

Vor der Einführung eines Warenwirtschaftssystems muss zunächst die Frage geklärt werden, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Dazu muss sich jemand um eine Analyse des aktuellen Geschäftes kümmern. Nur so kann festgestellt werden, welche Aufgaben das IT-System in Zukunft übernehmen soll. Je genauer die benötigten Funktionen eingegrenzt werden, umso mehr Geld lässt sich später bei der eigentlichen Anschaffung sparen. Wer sich mit dem Auswahlverfahren befasst, der wird weniger Kapazitäten für seine eigentlichen Tagesaufgaben zur Verfügung haben. Welche konkreten Kosten in diesem Fall entstehen, hängt vom Unternehmen und der Länge des Entscheidungsverfahrens ab.

Externe und interne Kosten unterscheiden und abschätzen

Je nach Komplexität des Geschäftsprozesses entstehen unterschiedliche interne und externe Kosten. Unter die externen Kosten fallen nicht nur die Software und Lizenzen, sondern ebenfalls Beratungsleistungen, Wartungskosten, Updates und gegebenenfalls erforderliche Hardware, die neu angeschafft werden muss. Diese Kosten werden häufig übersehen. Interne Kosten sorgen mitunter ebenfalls für Überraschungen:

Reorganisation der Prozesse:
Unternehmensumstrukturierungen können durchaus Folge des Einsatzes von Warenwirtschaftssystemen sein, wenn zum Beispiel zuvor viele Prozesse händisch erfasst wurden. Das ist aber nicht in jedem Fall so.
Datenpflege- und Migration:
Je nach Komplexität ist die Einarbeitung der alten, womöglich offline gepflegten Daten in das neue System mehr oder weniger aufwendig und damit kostspielig. Das liegt besonders daran, dass sich jemand damit befassen muss und das kann zeitintensiv sein.
Schulungen und Einweisungen für die Mitarbeiter:
Selbst das beste Warenwirtschaftssystem steigert die Produktivität Ihres Unternehmens nur dann, wenn Ihre Mitarbeiter die Anwendung wirklich verstehen. Kosten fallen daher nicht nur für Schulungen vor dem Einsatz des Systems an, sondern ebenfalls während der Einarbeitungszeit, da Mitarbeiter eine Zeit lang brauchen, um aus dem neuen System einen echten Mehrwert ziehen zu können.

In welchem Bereich liegen die Einstiegskosten

Im Durchschnitt gibt es renommierte Warenwirtschaftssysteme bereits ab etwa 50 Euro im Monat. Die genauen Kosten lassen sich aber nicht pauschalisieren. Erst wenn Sie die gewünschten Funktionen kennen, lässt sich der finale Preis konkreter abfragen. Einige kostenlose Open Source Lösungen sind ebenfalls im Internet zu finden. Dabei ist jedoch Vorsicht geboten. Wer im Unternehmen nicht das richtige Knowhow vorweisen kann, tut sich damit keinen Gefallen. Um die Lösungen richtig zu implementieren, muss in den meisten Fällen ein Fachmann hinzugezogen werden. Da lohnt sich die Investition in ein Komplettpaket schon eher. Anbieter, die ihr Warenwirtschaftswirtschaftssystem als Branchenlösung vermarkten und deren Konzept durch intuitive Bedienbarkeit und erweiterbare Systeme hervorsticht, sind ihr Geld durchaus wert. So vermeiden Sie von vorneherein negative Überraschungen.

Warum sich die Investition auszahlt

Wie bei allen Ausgaben, die ein Unternehmen tätigen muss, steht vor allem die Frage nach dem Mehrwert der Investition im Vordergrund. Generell zahlt sich die Anschaffung eines Warenwirtschaftssystems immer dann für ein Unternehmen aus, wenn die neue Software Arbeitsabläufe einfacher und günstiger macht. Der optimale Preis hängt also von der Funktion des Systems ab. Wer es bislang verpasst hat, sich über eine Automatisierung der Geschäftsprozesse Gedanken zu machen, muss möglicherweise zu Anfang mehr investieren.

Vielen deutschen Unternehmen fehlt es an Knowhow und an den notwendigen finanziellen Mitteln, um mit der Digitalisierung schritthalten zu können. Mehr ist aber auch nicht immer besser: Übertriebene Investitionen in riesige Softwarepakete, die nicht genutzt werden und zu viele unnötige Funktionen bieten, sind für Unternehmen ebenso schadhaft wie verpasste Investitionen in neue Technologien. Große Systeme bedürfen mehr Pflege und Wartung, sodass die laufenden Kosten hoch sind. Kleine und anpassbare Lösungen sind ein guter Einstieg und zahlen sich auch aus.

Fazit: Auf das passende System kommt es an

Wer bei den Anschaffungskosten sparen will, dem werden Standardsysteme empfohlen. Sie sind schnell verfügbar und bieten einen großen Funktionsumfang. Zudem werden sie stets vom Händler weiterentwickelt und Probleme können generell schnell behoben werden. Auf der anderen Seite bedeutet Standardsoftware aber ebenso einen höheren Einarbeitungsaufwand, da zunächst nützliche von nicht verwendbaren Funktionen unterschieden werden müssen und das Gesamtpaket umfangreich und komplex ist. Wenn Sie bereits andere Software verwenden, kann es zudem sein, dass die Systeme nicht kompatibel sind.

Für eine auf den ersten Blick etwas höhere Investition können Sie mit einem individuell anpassbaren System diese Nachteile umgehen. Individualsoftware ist perfekt auf Ihr Unternehmen zugeschnitten und kann nachträglich an Ihre Wünsche angepasst werden. Das bedeutet jedoch auch, dass der Einsatz erst möglich ist, nachdem das System vollständig entwickelt wurde. Mehr Informationen über die Wahl des passenden Systems finden Sie hier.

Unabhängig davon, was Sie gewillt sind für ein Warenwirtschaftssystem auszugeben, die Wahl des richtigen Systems will gut überlegt sein. Mit dem richtigen System zeichnen sich für Ihr Unternehmen folgende Vorteile ab: