Das SEPA-Lastschriftverfahren für Unternehmen und Händler – Vorteile und Risiken

Was versteht man unter dem SEPA-Lastschriftverfahren?

SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area, dem gemeinsamen Europäischen Zahlungsverkehrsraum der EU sowie einiger weiterer europäischer Länder. Das SEPA-Lastschriftverfahren bietet Unternehmen die Möglichkeit, nach vorheriger Erlaubniserteilung einen ausstehenden Rechnungsbetrag direkt vom Konto des Schuldners abzubuchen. Das Mandat für die Belastung des Kontos kann für eine einmalige sowie für regelmäßige Abbuchungen ausgestellt werden. SEPA-Lastschriften funktionieren im gesamten Europäischen Zahlungsverkehrsraum, sodass grenzübergreifende Zahlungen dadurch deutlich vereinfacht werden.

Für Unternehmen gibt es außerdem die spezielle SEPA-Firmenlastschrift. Diese darf verwendet werden, wenn keine Verbraucher involviert sind, es sich also um den Zahlungsverkehr zwischen zwei Unternehmen handelt. Bei diesem Verfahren muss der Schuldner seiner Bank die Erlaubnis erteilen, dass sie die Lastschriften seines Gläubigers einlöst. Dafür lässt er ihr am besten eine Kopie des Lastschriftmandats zukommen. Lastschriften können dann auch nicht einfach zurückgebucht werden. Das Zurückgeben der Lastschrift ist nur möglich, wenn kein oder ein ungültiges beziehungsweise abgelaufenes Mandat vorliegt. Dann hat der Schuldner bis zu 13 Monate Zeit, den Betrag zurückzubuchen.

Aufgrund der sicheren, einfachen und automatisierten Zahlung ist das SEPA-Lastschriftverfahren für viele Unternehmen eine gute Option.

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Welche Vorteile bietet das SEPA-Lastschriftverfahren für Unternehmen?

Mit dem SEPA-Lastschriftverfahren können Unternehmen dafür sorgen, dass Kunden rechtzeitig ihre Rechnungen begleichen. Voraussetzungen dafür ist, dass das Konto des Schuldners ausreichend gedeckt ist. Wenn das aber der Fall ist, wird die Zahlung fristgerecht abgebucht, sodass es nicht so schnell zu Zahlungsverzögerungen und somit zu Liquiditätsproblemen für das Unternehmen kommt. Gleichzeitig profitiert auch der Kunde. Denn er muss sich nicht darum kümmern, die Rechnung zu begleichen. Das wird beim Lastschriftverfahren einfach automatisch erledigt. Bei grenzübergreifenden Zahlungsvorgängen kann das SEPA-Lastschriftverfahren außerdem Kosten sparen.

Wie Sie sich ein SEPA-Mandat einholen

Wenn Sie als Unternehmen das SEPA-Lastschriftverfahren nutzen möchten und der Kunde zustimmt, müssen Sie sich von diesem ein SEPA-Mandat einholen. Das sollte von Ihrem Kunden oder Schuldner unterschrieben zurückgeschickt werden. Achten Sie darauf, dass das Lastschriftmandat alle rechtlich vorgegebenen Angaben enthält: 

• Name des Zahlungsempfängers
• Identifikationsnummer des Gläubigers
• Eindeutige Mandatsreferenz
• Name des Kunden beziehungsweise des Zahlers
• IBAN des Kunden
• Ist die Zahlung einmalig oder wiederkehrend?
• Ort und Datum
• Unterschrift des Kunden

Die Identifikationsnummer für Gläubiger können Sie bei der Deutschen Bundesbank beantragen. Achten Sie außerdem darauf, dass das SEPA-Mandat in der Muttersprache des Zahlers ausgestellt wird.

Wenn das Mandat 36 Monate oder länger nicht genutzt geworden ist, verliert es seine Gültigkeit und muss erneuert werden.

Nachdem das Lastschriftmandat erteilt wurde, müssen Sie als Unternehmen den Schuldner schriftlich über die erste Abbuchung informieren. Es genügt, wenn Sie das Datum des Einzuges und den fälligen Betrag angeben. Die Ankündigung sollte in der Regel 14 Tage vor dem Datum der Fälligkeit bei dem Schuldner eingehen. Bei Folgelastschriften müssen Sie diese Ankündigung dann nicht mehr verschicken.  

Was sollten Händler im B2C-Bereich beachten?

Unternehmen, die mit Ihren Geschäftskunden das Lastschriftverfahren vereinbaren, sollten sich das Mandat immer auf schriftlichem Weg einholen.

Jetzt gibt es aber auch viele Online-Händler, die ihre Kunden dieses Zahlungsverfahren anbieten möchten. Hier wäre es unpraktisch, wenn erst postalischer Schriftverkehr stattfinden würde. Deswegen holen sich die Händler das Mandat häufig online ein. Eine sichere Unterschrift fehlt dann meist, was dazu führt, dass das Mandat nachträglich als ungültig erklärt werden kann. Hier spielt also immer ein gewisses Risiko mit. Dessen sollten sich Online-Händler bewusst sein.

Darüber hinaus ist zu bedenken, dass Verbraucher die Möglichkeit haben, Lastschriften acht Wochen lang zurückzubuchen. Das ist bei vielen Banken ganz einfach per Mausklick im Online-Banking möglich. Auch das stellt ein Risiko für Unternehmen dar. Aufgrund dessen führen viele Online-Händler eine Bonitätsprüfung durch, bevor Sie dem Lastschriftverfahren zustimmen. Bei Kunden mit guter Bonität ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass es zu solchen Vorfällen kommt.