Ungeliebte Inventur – Hier können Sie optimieren

Die Inventur gehört wohl in den meisten kleineren Unternehmen zu den unbeliebtesten Aufgaben überhaupt. Zum einen ist hier erhebliches Personal vonnöten, zum anderen müssen Betriebe mit Publikumsverkehr oft schließen oder ggf. die Inventurtätigkeiten in die Abendstunden oder auf das Wochenende verlegen.

Inventur ist handelsgesetzliche Pflicht

Im Rahmen der Inventur musss das sogenannte „Inventar“ des Unternehmens dokumentiert werden. Rechtsgrundlage ist zum einen der § 240 HGB.  Laut Absatz 1 muss jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände genau verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden angeben.

Hinweis

Das HGB fasst den Begriff des „Kaufmanns“ sehr weit. Dazu gehört nicht nur der klassische Einzelhandels- oder Großhandelskaufmann, sondern jede natürliche oder juristische Person, die einen gewerblichen Betrieb betreibt. Ausgenommen sind laut § 1 Absatz 2 lediglich Unternehmen, die nach Art oder Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern.

Die Pflicht zur regelmäßigen Inventur wird in § 240 Absatz 2 HGB konkret vorgeschrieben. Danach muss der Kaufmann (also das entsprechende Unternehmen) für den Schluss eines jeden Geschäftsjahrs das Inventar aufstellen, die Dauer des Geschäftsjahrs darf zwölf Monate nicht überschreiten.

Praxistipp

Nach § 241a HGB und § 242 Abs. 4 HGB sind Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, von der handelsrechtlichen Inventurpflicht ausgenommen. 

Auch das Steuerrecht fordert eine Inventur

Ohne dass der Begriff „Inventur“ ausdrücklich genannt wird, verlangt auch das Steuerrecht im Rahmen der Buchführungspflicht nach einer Inventur (§§ 140 ff. Abgabenordnung (AO)). Die Inventur ergibt sich laut § 140 AO aus der Vorgabe, dass derjenige, „der nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen hat“. Steuerrechtlich sind von der Inventurpflicht allerdings nur bilanzierende Unternehmen betroffen. Dies bedeutet, dass diejenigen Unternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind und ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschussrechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG ermitteln, keine Inventurpflicht trifft.

Praxistipp

Trotzdem kann es auch für Einnahmen-Überschussrechner sinnvoll sein, freiwillig eine Inventur durchzuführen (bspw. bei Kreditaufnahmen oder geplantem Unternehmensverkauf). Im Einzelhandel kann eine freiwillige Inventur helfen, sogenannte „Ladenhüter“ zu identifizieren.

Fehler bei der Inventur können teuer werden

Bei Betriebsprüfungen des Finanzamts wird gerade die Inventur besonders gern unter die Lupe genommen. Die Prüfer achten hier besonders auf steuerliche Ungereimtheiten, Mängel und Fehler. Werden solche Inventurmängel gefunden, kann dies gravierende Folgen haben. Der Prüfer kann dann nämlich die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstufen und ggf. Zuschätzungen beim Umsatz und Gewinn vornehmen. Dies zieht dann Steuernachzahlungen und eine (erneute) Betriebsprüfung nach sich. Sie sollten die Inventur deshalb grundsätzlich intensiv vorbereiten und ordnungsgemäß durchführen.

1. Der Termin ist entscheidend

Die Inventur soll alle Wirtschaftsgüter des Betriebs zum Bilanzstichtag erfassen. Bei den meisten Unternehmen entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, der Bilanzstichtag fällt also auf den 31.Dezember.

Aufpassen

Je später die Inventur stattfindet, desto komplizierter wird die Rückrechnung auf den Bilanzstichtag, da die nach dem Bilanzstichtag verkaufte oder hinzugekommene Ware bei der Bestandsaufnahme korrigiert werden muss.

Als Grundsatz für die Inventur gilt: je früher, desto besser.

2. Benötigtes Personal bereitstellen

Bei der klassischen schriftlichen Inventur werden fast immer zwei Arbeitskräfte benötigt - einer sagt an, der andere schreibt auf.

Praxistipp

Um Personal zu sparen, sollten Sie unbedingt den Einsatz digitaler Barcode-Scanner in Erwägung ziehen. Sie können so auf die zweite Arbeitskraft verzichten und die Qualität der Erfassung steigern.

Ggf. sollte bei der Inventur der Betriebsinhaber oder Steuerberater anwesend sein, um die Aufzeichnungen zu überprüfen und Stichproben vorzunehmen (schriftlich dokumentieren).

3. Umfang der Inventur festlegen

Zunächst müssen Sie genau festlegen, an welchen Orten im Unternehmen überhaupt Inventur gemacht wird (Verkaufs- und Lagerräume). Die Verwendung von Inventurlisten ist unverzichtbar, einfache kostenlose Vorlagen finden Sie sogar in Microsoft Office oder im Internet.

Aufpassen

Wenn sich Ware zum Inventurzeitpunkt schon auf einem LKW befindet, wird dies häufig vergessen.

Weiterhin ist es wichtig, eine konkrete Arbeitsanweisung für die Inventur zu erstellen (unbedingt dokumentieren und 10 Jahre aufbewahren!). Dabei ist gerade unter Betriebsprüfungsaspekten darauf zu achten, dass

• bei handschriftlichen Aufzeichnungen nur Kugelschreiber oder Filzstifte verwendet werden (keine Bleistifte!),
• bei Falscheintragungen so durchgestrichen wird, dass die korrigierte Eintragung noch lesbar bleibt und
• während der Inventuraufnahme keine Warenbewegungen erfolgen.

Sie müssen nur den Warenbestand und Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe zählen bzw. messen oder wiegen. Die in einem Anlageverzeichnis erfassten Anlagegüter wie Maschinen, Werk- oder Fahrzeuge können bei der Inventur ignoriert werden.

4. Ggf. Steuerberater hinzuziehen

Viele Fachleute empfehlen, während der Inventur für eine gewisse Zeit den Steuerberater hinzuziehen und durch diesen Stichproben und eine Kontrolle der Aufzeichnungen vornehmen zu lassen. M. E. ist dies nur bei besonders umfangreichen Inventuren erforderlich.

5. Inventurunterlagen einsammeln und für sichere Aufbewahrung sorgen

Nach Abschluss der Zähltätigkeiten sind die Inventurlisten einzusammeln. Dabei ist insbesondere auf Vollständigkeit und Unterschriften der jeweiligen Listen zu achten.

Aufpassen

Inventuranweisungen und Inventurlisten müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.

6. Bewertungen durch Steuerberater vornehmen lassen

Nach der Erfassung des Inventars muss dieses bewertet werden. Dies ist eine Kernaufgabe für Ihren Steuerberater, da diesbezügliche Fehler als Verstoß gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung gravierende Folgen haben können.