Informationsfluss im Unternehmen verbessern: Beachten Sie diese 7 Aspekte

Interne Kommunikation im Unternehmen verbessern

Das Leistungsniveau des Mitarbeiters hängt von vielen Faktoren ab: Ob vom Arbeitsklima, der Motivation, der Anerkennung seiner Arbeit, Empowerment oder dem Bereitstellen notwendiger Ressourcen. Ein Faktor rückt dabei jedoch verstärkt in den Fokus: Die betriebliche Kommunikation und die Kommunikation im Team.

Denn der Mitarbeiter benötigt die richtigen Informationen zur rechten Zeit. Nur so ist sichergestellt, dass der Mitarbeiter seine Arbeit bewältigen kann. Oftmals stellt dies gerade eine Herausforderung dar – und zwar auf allen Ebenen. Schließlich ist nicht allein die Führungskraft aufgefordert, die Kommunikation am Arbeitsplatz zu steuern. Vielmehr sollte jeder – also auch der Mitarbeiter gegenüber dem Kollegen – Verantwortung für den Informationsfluss im Unternehmen übernehmen.

Informationsfluss im Unternehmen verbessern: Beachten Sie 7 Aspekte

Aspekt 1: Die richtige Information

Um die interne Kommunikation in Unternehmen zu verbessern, heißt es, den Informationsfluss gezielt zu lenken – und nicht unnötig zu erhöhen. Die Informationsflut am Arbeitsplatz, der heute jeder ausgesetzt ist, sollte durch ein durchdachtes Informations-Management eingedämmt werden. Dafür heißt es, sich zu fragen,

• wer benötigt wann welche Information.
• welche Information hat welche inhaltliche und zeitliche Priorität.
• welche Information sorgt nur für „Informationsmüll“.

Aspekt 2: Der richtige Mitarbeiter

Zwei wesentliche Fakten sollte die unternehmensinterne Kommunikation im zweiten Aspekt beachten:

• Informationen müssen korrekt bewertet werden. Verfügt der Mitarbeiter über die Kenntnisse und Erfahrungen, um dies tun zu können?
• Informationen sollen zum Handeln führen. Kann der Mitarbeiter aus der Information Rückschlüsse für seine eigene Arbeit ableiten?

Wählen Sie also den richtigen Mitarbeiter aus. Vielleicht ist es dann eher der Teamleiter, als der einzelne Mitarbeiter, der die Mitteilungen und Instruktionen erhält.

Aspekt 3: Der rechte Zeitpunkt

Arbeitsabläufe oder Projektplanungen geben Aufschluss darüber, zu welchem Zeitpunkt welche Fakten, Daten und Angaben vorliegen sollten. Damit hier der Informationsfluss sichergestellt ist, ist die Einrichtung einer Office-Infothek in Erwägung zu ziehen. Dadurch können Bekanntmachungen zeitunabhängig eingestellt werden – und der einzelne Mitarbeiter hat jederzeit Zugriff.

Aspekt 4: Die gewünschte Qualität

Stellen Sie Kommunikationsregeln im Unternehmen auf. Legen Sie fest, wie die einzelnen Fakten mitgeteilt werden sollen. Checklisten und/oder Formulare unterstützen eine qualitative Kommunikation im Betrieb.

Aspekt 5: Die notwendige Quantität

Die Menge der Daten entscheidet darüber, ob der Mitarbeiter seine Zeit effizient einteilen kann. Muss sich erst durch eine Unmenge an Fakten durchgearbeitet werden, leidet das Leistungsniveau. Deshalb sollten auch für die Quantität Regeln aufgestellt werden.

Aspekt 6: Das korrekte Medium

Der Informationsfluss im Unternehmen kann heutzutage auf vielfältige Weise gesteuert werden. Denn viele Kommunikationskanäle stehen zur Verfügung. Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, welche Information durch welches Medium, wie E-Mail, Telefon, Memo, Bericht etc., weitergeleitet werden soll.

Aspekt 7: Der richtige Ort

Beachten Sie unbedingt das Dokumentenmanagement, d.h.

• welche Unterlagen müssen in welcher Form für wie lange aufbewahrt werden. 
• wie soll die Dokumentenablage standardmäßig eingerichtet werden, damit jeder Mitarbeiter mühelos Unterlagen darin wiederfinden kann.