Geschäftsprozess-Optimierung ganzheitlich betrachtet

Unternehmen verfolgen den Zweck, über ihre Produkte oder Dienstleistungen einen Mehrwert für ihre Kunden zu schaffen. Neben einigen anderen Parametern müssen dabei die internen Abläufe so gestaltet sein, dass eine Gewinnerzielung möglich ist. Diese Abläufe, die Geschäftsprozesse eines Unternehmens, sind ein vorrangiges Ziel für Optimierungsmaßnahmen.

Unterschiedliche Betrachtungsweisen

Vertraut man dabei auf die Erkenntnisse von Michael E. Porter, so gilt es, die Hauptprozesse im Unternehmen zu ermitteln, in Teilprozesse zu zerlegen und innerhalb dieser wiederum die einzelnen Prozessschritte aufzunehmen. Damit erhält man eine durchgängige Darstellung des Unternehmens und ist in der Lage, Verbesserungen auf Basis der ermittelten Arbeitsschritte vorzunehmen.

Die Systemik sagt, ein Unternehmen sei die Summe der darin stattfindenden Kommunikation. Bei dieser Betrachtungsweise geht es also um den Austausch von Informationen, um die Interaktionen innerhalb eines Systems und letzten Endes um die Menschen, die diesen Austausch gestalten.

Gegensatz oder Ergänzung

Was denken Sie, stehen diese Sichtweisen im Gegensatz zueinander? - Sicherlich Ja, bei eingehender Betrachtung jedoch auch Nein.

Die Tatsache, dass es in sich geschlossene Abläufe gibt, die über Abteilungs- und Hierarchiegrenzen hinweg auf das Erzielen eines bestimmten Ergebnisses ausgerichtet sind, ist klar nachvollziehbar. Oft liegt in der Praxis hier schon der erste Zugewinn für die Unternehmen, da diese Betrachtungsweise das jeweilige Ergebnis und die involvierten Funktionen betrachtet, ohne sich an Abteilungen und deren typischen Abgrenzungen aufzuhalten. Relativ leicht lässt sich mit Hilfe der jeweils beteiligten
Mitarbeiter eine Prozessdarstellung aufbauen und anhand dieser Visualisierung nach Optimierungspotenzialen forschen. Anschliessend wird der neue Prozess modelliert und vorgestellt.

Vielen Angeboten von Unternehmensberatern zur Folge ist nun alles geschehen, was es braucht, um das Unternehmen zu besseren Ergebnissen zu befähigen. Haben Sie derartige Projekte zur Geschäftsprozessoptimierung bereits erlebt? Welche Erfahrungen haben Sie dabei bezüglich Akzeptanz und Nachhaltigkeit gesammelt?

Mensch im Mittelpunkt

Denken wir jetzt noch einmal an die systemische Sichtweise, dann wird schnell klar, dass die nüchterne Betrachtung von Arbeitsabläufen zwar ein sinnvoller Start ist, aber noch zu keiner durchgreifenden und nachhaltigen Veränderung führen kann. Die optimierten Prozesse müssen nicht nur die Mechanik der Arbeitsabläufe verbessern, sondern auch die Kommunikation im Unternehmen in ergebnisorientierter Weise unterstützen. Ebenso gilt es, die Grundbedürfnisse jedes Menschen nach Anerkennung,
Aufgehobensein in der Gruppe, Sicherheit und dem Erzielen von Ergebnissen, zu berücksichtigen.

Menschliches Verhalten und menschliche Interaktion müssen fehlerverzeihend in die Gestaltung der Prozesse integriert werden.

Kurs wechseln - Optimierung wirksam gestalten

In der heutigen Informationsgesellschaft, in der wir nicht mehr nur dem Takt der Maschinen folgen, sondern miteinander ausgereifte und qualitativ hochwertige Leistungen/Produkte erzeugen wollen, ist die rein mechanische Betrachtung von Unternehmensprozessen unter betriebswirtschaftlichen Aspekten nicht mehr zeitgemäß. Das Schaffen einer Wohlfühlumgebung, die sich nur an den menschlichen Bedürfnissen orientiert, würde im Gegensatz dazu wenig fordernd und damit nicht ergebnisorientiert
sein.

Kombinieren Sie beide Betrachtungsweisen und kreieren Sie damit die Grundlage für nachhaltige Verbesserungen. Die Eigenarten der jeweiligen Mitarbeiter, ihre besonderen Qualitäten, die kleinen Schusseligkeiten, die Art des Miteinanders, die Unternehmenskultur usw. dürfen berücksichtigt werden. Damit werden Optimierungsmaßnahmen komplexer und für die internen und externen Beteiligten aufwändiger, aber auch wirkungsvoller.

Definieren Sie das Entwicklungsziel Ihres Optimierungsprojekts so, dass es plastisch greifbar ist. Gestalten Sie den Weg zu diesem Ziel für alle Beteiligten nachvollziehbar. Begleiten Sie die Menschen durch jeweils geeignete Maßnahmen. Damit geht es nicht um den Einsatz einer wohlklingenden Methode, sondern um die Wirkung, die ich im Unternehmen erziele. Die ganzheitliche Betrachtung und der individuell angepasste Mix verschiedener Maßnahmen verlangen nach Beratern mit Fingerspitzengefühl und sorgen für nachhaltig positive Ergebnisse.

Hier finden Sie weitere Beiträge zu unserem Projekt Kurswechsel: Frischer Wind für Business und Karriere

Zum Autor: Jens Wiesner ist zertifizierter Trainer und Berater, DHV Fluglehrer, Elektroingenieur, Marketingexperte und bei allem Tun dem Thema Wirksamkeit verschrieben. Seine Leidenschaft: Vorgänge möglichst wirksam zu gestalten, um in kurzer Zeit

viel zu erreichen. Zu seinen Beratungsthemen gehören Geschäftsprozessoptimierung, Change Management und stärkenorientierte Führung sowie die Trainingsthemen
Wirksames Aufgaben- bzw. Selbstmanagement und Wirksame Kommunikation.