Für ein papierloses Büro ist Umdenken gefordert

Ein papierloses Büro ist noch lange nicht erreicht

Ein papierloses Büro bringt viele Vorteile. Allerdings ist dafür ein Umdenken im Dokumentenmanagement notwendig – und zwar auf allen Ebenen des Unternehmens:

• Vom Mitarbeiter, der weniger ausdruckt.
• Vom Handling interner Kommunikation – lieber persönlich oder per E-Mail.
• Vom Verteilen von Berichten, Memos oder Notizen – in digitaler Form viel sinnvoller.
• Vom Archivieren wichtiger Dokumente – hier ist innerhalb des Dokumentenmanagements eine Archivierung in Form elektronischer Ablagesysteme gefragt.

Leider hat das notwendige Umdenken in vielen Unternehmen bisher nur in unzureichender Weise stattgefunden. Es wird weiterhin viel zu viel Papier verwendet, wie die Infografik zeigt:

• 41 % geben an, dass sie eine Überprüfung eines Dokumentes nur im ausdruckten Zustand vornehmen.
• 42 % nutzen regelmäßig das Fax, um Dokumente zu versenden.
• 66 % geben an, mehr als die Hälfte ihrer Dokumente auf elektronischem Wege mitzuteilen. 34 Prozent tun dies allerdings nicht.
• 33 % sehen die mangelnde Priorisierung des Themas „Papierloses Büro“ als größtes Hindernis.

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Ein papierloses Büro beginnt im Kopf

Zwar hat sich ein Wandel dank der Einführung moderner Kommunikationsgeräte vollzogen, doch um ein papierloses Büro zu erzielen, müssen noch weitere Schritte unternommen werden. Eine dieser notwendigen Schritte lautet: Ein Umdenken im Verhalten zu erzielen. Denn wie die Infografik auch interessanter festhält, zeigt sich ein leichter Generationenbruch der „Best Agers“ vs. „Digital Natives“. Für die letztere ist es selbstverständlicher Dokumente und Unterlagen elektronisch auszutauschen.

Deshalb sollte das Thema zur Diskussion gestellt werden, um weitere Ideen freizusetzen. Fragen, die dabei für Impulse sorgen:

• Welche Dokumente müssen denn überhaupt noch ausgedruckt werden?
• Wie können wir den Standard und die Qualität der internen Kommunikation aufrechterhalten und sogar verbessern – und dabei weniger Papier zu verbrauchen?
• Welche unserer Kunden erreichen wir per E-Mail und/oder E-Post?
• Welche Ressourcen – wie Software – müssen zur Verfügung gestellt werden, damit Dokumente elektronisch archiviert und abgelegt werden können?

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