Druckkosten im Unternehmen sparen: Fünf Tipps für Entscheider

Einsparpotenzial im Büro: Druckkosten

Auf den ersten Blick liegt die Vermutung nahe, dass es vor allem in Kleinunternehmen wichtig ist, die laufenden Kosten im Bereich des Druckens und anderer typischer Büroarbeiten ständig unter Kontrolle zu halten. Der zweite Blick zeigt indes, dass dies nur die halbe Wahrheit ist. Denn in größeren Betrieben können Vorgesetzte und andere Entscheider durch die richtige Planung sowie bereits die bedarfsgerechte Anschaffung neuer Drucker den Grundstein für mitunter überraschend hohe Kosteneinsparungen legen. In den folgenden Abschnitten erhalten Sie als kostenbewusster Unternehmer und Entscheidungsträger einen Überblick über Einsparpotenzial im Kontext der Druckkosten.

Bildquelle: © nito - shutterstock.com

Tipp 1: Beim Gerätekauf nicht am falschen Ende sparen

Der Markt für Drucker ist voll mit vermeintlichen Schnäppchenangeboten, mit denen Sie angeblich Ihr Budget entlasten können. Experten jedoch warnen vor unüberlegten Einkäufen größerer Mengen billiger Tintenstrahldrucker zu mittleren zweistelligen Eurosummen je Gerät. Der Grund: Die Hersteller wollen natürlich dennoch etwas verdienen und sparen so an verschiedenen Stellen. Zulasten der Konsumenten. Patronen, die nur halb voll ausgeliefert werden, sind nur ein mögliches Dilemma. Minderwertige Bauteile, die einen raschen Austausch erforderlich machen, können außerdem schon bald zu weiteren Kosten führen. Besser ist es, ausgiebig Testberichte zu studieren und sich – vor allem bei größeren Anschaffungen – professionell beraten zu lassen. Zumal im Einzelfall mit Mengenrabatten zu rechnen ist, wenn Sie den direkten Kontakt zu einem Fachhändler suchen!

Tipp 2: Nicht alles muss ausgedruckt werden

Werden Angebote an (potentielle) Kunden verschickt, verlangen es in der Regel schon allein die Höflichkeit und Professionalität, dass dies auf dem Postweg und nicht allein per Mail oder Fax geschieht. Intern jedoch können die Druckkosten durch regere Mail-Korrespondenzen und den Gedankenaustausch über die betrieblichen Netzwerke gesenkt werden. Nicht alles, was zwischen Abteilungen kommuniziert wird, muss zwingend zigfach ausgedruckt werden. Auch in Meetings kann es ausreichend sein, einige wenige Handouts auszudrucken und mit den ohnehin effizienteren Präsentationen zu arbeiten, um die nächsten Unternehmensschritte zu planen. Das papierlose Büro ist für die meisten Unternehmen zwar nach wie vor eine Utopie, jedoch können auch kleine Schritte in diese Richtung einen nicht zu verachtenden Effekt mit sich bringen.

Tipp 3: Schriftart-Gebrauch birgt Einsparpotenzial

Natürlich will man als Unternehmer in der externen Kommunikation einen optimalen Eindruck hinterlassen. Times New Roman ist im Schriftverkehr nach wie vor die gebräuchlichste Schriftart. Doch muss es innerhalb des Unternehmens unbedingt ebenfalls diese Schriftart sein? Erst kürzlich wurde in diversen Medien darüber berichtet, dass ein 14-jähriger Schüler aus den USA errechnet hat, die US-Regierung könne ihren Tintenverbrauch durch den Umstieg auf die Schriftart Garamond um fast ein Drittel reduzieren. 370 Millionen US-Dollar ließen sich so angeblich einsparen. Was für die Regierung der Vereinigten Staaten gut ist, kann für Sie als Entscheider mit Sicherheit nicht schlecht sein. Zumindest lohnt es sich, darüber nachzudenken. Auch können Grafiken kleiner gestaltet werden, um den Tinten- und Papierbedarf zu senken.

Tipp 4: Prüfen Sie die Druckereffizienz

Viele Unternehmen gehen dazu über, Managed Print Services in Anspruch zu nehmen oder einen eigenen Mitarbeiter mit der Steuerung und Koordination des gesamten Druckermanagements zu betreuen. Dieser kann durch regelmäßige Stichproben ermitteln, welche Geräte tatsächlich in welchem Umfang benötigt werden und welche Drucker zwar ständig Strom verbrauchen, aber eher selten zum Einsatz kommen. Abteilungen, die eng miteinander zusammenarbeiten und auch räumlich nah beieinander liegen, können sich vielfach Geräte teilen. So können Stromkosten gesenkt und überflüssige (insbesondere teure und neuwertige) Drucker sogar noch zusätzliche Einnahmen bringen.

Tipp 5: Alternative Druckerpatronen senken Kosten nochmals deutlich

Viele Drucker-Hersteller weisen darauf hin, dass es zu einem Verlust der Garantie-Leistungen kommt, wenn nicht die originalen Druckerpatronen aus eigener Produktion verwendet werden. Rechtlich ist dies nicht gänzlich korrekt. Nur wenn Schäden am Drucker nachweislich durch den Gebrauch alternativer Druckerpatronen entstehen, greift die Garantie nicht mehr. Fakt ist, dass Nutzer nach Schätzungen von Experten beispielsweise durch Produkte von Anbietern wie HQ-Patronen ihre laufenden Druckkosten in erheblichem Umfang senken können. Schätzungen sprechen von teilweise mehr als 50 Prozent. Dies geschieht durch günstigere Preise für besagte Alternativpatronen, die kompatibel zu Druckern aller renommierten Marken angeboten. Sollen es dennoch Original-Patronen sein, können Sie diese in den speziellen Shops ebenfalls zu deutlich geringeren Preisen beziehen.

Fraglos ist es anfangs mit einigen Mühen verbunden, wenn die Druckkosten im Unternehmen durch die Umsetzung der Tipps gesenkt werden sollen. Oft braucht es aber lediglich die Initialzündung, so dass sich später alles ganz automatisch einspielt, um den Firmenhaushalt zu schonen.