Word Vorlagen erstellen und in den Word-Vorlagen-Ordner kopieren

Die individuelle Word Vorlage als Basis für weitere Dokumente, Formulare und Protokolle

So manches Dokument, ob Brief, Bericht, Memo, Protokoll oder Anschreiben, hat stets den gleichen Aufbau. Da gibt es den Briefkopf, das Datum, das Adressfeld, die Anrede und die Grußformel. Ein anderes Mal greifen Sie vielleicht auf den Titel, die Betreffzeile, die Anwesenheitsliste zurück. Statt diesen Aufbau nun immer wieder von neuem einzugeben, sollten Sie sich eine Word Vorlage erstellen. Denn eine Word Vorlage, die Sie individuell für sich gestalten, können Sie zukünftig immer wieder nutzen, um ein neues Dokument auf Basis Ihrer Word Vorlage zu erstellen. Dies gelingt auf zwei Weisen:

1. Sie erstellen eine Word Vorlage über die Backstage-Ansicht.
2. Sie wandeln ein bereits erstelltes Dokument in eine Word Vorlage um und fügen diese in den Word-Vorlagen-Ordner ein.

Word Vorlage erstellen – so gelingt es: 

Option 1: Word Vorlage über die Backstage-Ansicht anfertigen

• Öffnen Sie ein beliebiges Dokument oder ein leeres Dokument in Word 2010.
• Klicken Sie auf den Backstage-Knopf Datei.
• Wählen Sie den Befehl Neu – klicken Sie diesen an.
• Unter der Rubrik Verfügbare Vorlagen klicken Sie auf Meine Vorlagen.
• Im Dialogfenster Neu sehen Sie unter der Rubrik Persönliche Vorlagen erste Vorlagen – meist die, die Word 2010 automatisch zur Verfügung stellt wie Leeres Dokument.
• Markieren Sie nun diese Word Vorlage Leeres Dokument, indem Sie es anklicken. Es wird dadurch blau hinterlegt.
• Wenden Sie anschließend Ihre Aufmerksamkeit nach rechts unten. Unter dem Befehl Neu erstellen stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:

1. Dokument
2. Vorlage.
   
   
   
   

• Aktivieren Sie die Schaltfläche Vorlage. Klicken Sie in den Punkt vor dieser Schaltfläche. Dieser Punkt färbt sich dadurch blau.
• Bestätigen Sie Ihre Wahl durch Klicken auf OK.
• Word 2010 öffnet daraufhin ein Leeres Dokument – allerdings mit einem Unterschied: Oben in der Ansichtsleiste steht dann Vorlage1.
• Gestalten Sie Ihre Vorlage nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen.
• Haben Sie alle notwendigen Felder und Textbausteine eingefügt, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche Speichern unter. Alternativ drücken Sie die Taste F12 oder gehen über die Backstage-Ansicht.
• Geben Sie Ihrer erstellten Vorlage einen Namen, der Ihnen sofort mitteilt, um welche Art von Vorlage es sich handelt wie Protokoll, Standardanschreiben, Bericht. Hinweis: Im Feld Dateityp hat Word 2010 bereits Word-Vorlage angegeben.
• Falls Sie im Word-Vorlagen-Ordner in der Vorschau eine Ansicht der Vorlage sehen möchten, aktivieren Sie die Schaltfläche Miniatur speichern, indem Sie in das Kontrollkästchen ein Häkchen setzen.
• Bestätigen Sie den gewählten Namen, indem Sie auf die Schaltfläche speichern klicken.
• Zur Kontrolle öffnen Sie die Backstage-Ansicht, klicken Sie auf Meine Vorlagen. Ihre gerade erstellte und abgespeicherte Vorlage wird nun in der Rubrik Persönliche Vorlagen gelistet.

Option 2: Bereits erstelltes Dokument in eine Word-Vorlage umwandeln

• Öffnen Sie das jeweilige Dokument.
• Entfernen Sie allen Text, alle Grafiken, Kopf- und Fußzeilen oder ClipArts, die Sie nicht in der Vorlage benötigen. Entkernen Sie das Dokument, bis die gewünschte Vorlage auf Ihrem Bildschirm zu sehen ist.
• Öffnen Sie die Backstage-Ansicht. Klicken Sie auf den Befehl Speichern unter. Alternativ können Sie diesen Befehl auch über die Symbolleiste für den Schnellzugriff oder die Taste F12 aktivieren.
• Geben Sie im Feld Dateiname den Namen für die neue Vorlage ein.
• Ändern Sie im Feld Dateityp – dies ist ganz wichtig (!) – die automatische Einstellung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil. Im Drop-down-Menü wählen Sie den Befehl Word-Vorlage.
• Wählen Sie schließlich den Ordner aus, indem diese Word-Vorlage vorläufig gespeichert werden soll. Bei diesem Zwischenschritt wandelt Word 2010 die Schaltfläche Speichern in Öffnen. Klicken Sie diese an. Der jeweilige Ordner wird geöffnet und die Schaltfläche Öffnen wandelt sich wieder zu Speichern.
• Aktivieren Sie die Schaltfläche Miniatur speichern, indem Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen setzen.
• Klicken Sie erst jetzt auf die Schaltfläche Speichern.
• Die erstellte Word-Vorlage befindet sich nun in dem ausgewählten Ordner.

Word-Vorlage in den Word-Vorlagen-Ordner einfügen:

• Damit Sie einen einfachen und schnellen Zugriff auf Ihre Word-Vorlage haben, empfiehlt es sich, die erstellte Word-Vorlage in den Word-Vorlagen-Ordner einzufügen. Denn nur so werden Sie diese Word-Vorlage auch in der Backstage-Ansicht unter den Befehlen Neu und Meine Vorlagen wiederfinden können.
• Öffnen Sie dafür den Ordner, in dem Sie vorläufig die Word-Vorlage abgelegt hatten.
• Klicken Sie die Word-Vorlage mit der rechten Maustaste an.
• Im sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie den Befehl Ausschneiden.
• Schließen Sie den Ordner. Hinweis: Falls Sie weitere Dokumente geöffnet haben, schließen Sie diese. Dies erleichtert Word 2010 das Verschieben.
• Öffnen Sie die Backstage-Ansicht.
• Klicken Sie auf den Befehl Neu.
• Wählen Sie Meine Vorlagen.
• Klicken Sie im Dialogfenster Neu auf eine leere Stelle im Feld Persönliche Vorlagen – und zwar mit der rechten Maustaste.
• Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Einfügen.
• Warten Sie einen Augenblick, bis Word 2010 Ihre Word-Vorlage in den Word-Vorlagen-Ordner eingefügt hat.