Word 2007: Erstellen Sie Briefe mit AutoKorrektur in der Hälfte der Zeit

Erleichtern Sie sich das Schreiben Ihrer Briefe. Ersetzen Sie typische Formulierungselemente durch Kürzel. Die Funktion AutoKorrektur bei Word2007 wandelt diese automatisch in Ihrem Brief um. So können Sie Zeit sparen und Ihre Effizienz steigern.

Jeder Ihrer Briefe enthält Formulierungen, die sich wiederholen, wie beispielweise:

• Sehr geehrter Herr…
• Mit freundlichen Grüßen
• Ihr Schreiben vom
• Rufen Sie mich an.
• Sie können uns jederzeit erreichen unter…

Statt nun wieder und wieder die gleichen schriftlichen Aussagen zu tippen, lassen Sie die AutoKorrektur in Word für sich arbeiten. Denn AutoKorrektur korrigiert nicht nur Tippfehler wie beispielweise (Rythmus wird zu Rhythmus) und Dreher (Beispeil wird zu Beispiel), sondern ersetzt auch Floskeln (mfg wird zu Mit freundlichen Grüßen). Im Klartext: Den Einsatz und Wirkungsgrad von AutoKorrektur bestimmen Sie selbst. Sie können die Ersetzungstabelle nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen ganz einfach erweitern.

Schreiben Sie Ihre Briefe schneller: 3 Schritte

Schritt 1: Listen Sie Ihre Standardformulierungen auf

Je mehr Standardformulierungen Sie auflisten, die Sie ersetzen können, umso schneller werden Sie zukünftig Ihre Briefe schreiben. Überlegen Sie in Ruhe. Ziehen Sie auch abgespeicherte Standardbriefe zu Rate oder markieren Sie auf erstellten Kopien, die schriftlichen Aussagen, die stets wiederkehren. Notieren Sie diese alle auf einem extra Blatt Papier. Jetzt haben Sie die Basisformulierungen.

Gehen Sie anschließend Ihre Briefe erneut durch. Suchen Sie nach Begriffen, die nur ab und an verwendet werden. Sei es in Werbebriefen, in Rechnungen, Mahnungen, bei Angebotsschreiben oder Auftragsbestätigungen. Jeder dieser Briefarten wird Wörter oder Textpassagen enthalten, die Sie wiederholt verwenden, wie beispielsweise bei Ihrer Mahnung „Zahlungseingänge wurden berücksichtigt bis…“. Notieren Sie auch diese.

Hinweis:

Damit Ihre Briefe in Zukunft nicht alle gleich klingen, weil Sie jetzt verstärkt Ihre Kürzel einsetzen, sollten Sie sich gleich weitere Formulierungen überlegen, die Sie alternativ einsetzen können zum Beispiel:

„Guten Tag, Herr …“ statt dem „Sehr geehrter Herr…“

„Viele Grüße“ statt dem üblichen „Mit freundlichen Grüßen“.

Schritt 2: Überlegen Sie sich Kürzel

Überlegen Sie sich für jede Ihrer Formulierungen ein Kürzel. Die einfachste Version ist, die Anfangsbuchstaben Ihrer Formulierungen als Kürzel zu nutzen.

Beispiele:

• Mit freundlichen Grüßen wird zu mfg.
• Sehr geehrter Herr bzw. Frau wird zu sgh bzw. sgf.
• Rufen Sie mich an wird zu rsma.
• Unsere kostenlose Hotline-Nummer lautet 0800-12345 wird zu ukhl.

Hinweis:

Beachten Sie, dass Ihr Kürzel kein sinnvolles Wort bilden darf, das die AutoKorrektur vielleicht als Tippfehler einordnet und so nicht Ihre Formulierung einsetzt, sondern das korrekte Wort. Sollten Sie Briefe auch in anderen Sprachen beispielsweise Englisch verfassen, ist es wichtig, keine Kürzel auszuwählen, die in dieser Sprache ein Wort ergibt. Auch hier riskieren Sie, statt Ihrer Aussage das jeweilige Wort geschrieben zu bekommen.

Schritt 3: Erweitern Sie Ihre AutoKorrektur

Sie haben jetzt Ihre Kürzel mit den dazugehörenden Aussagen ausgewählt. Um diese in Autokorrektur einzutragen, haben Sie zwei Möglichkeiten.

1. Direkt vom Text in die Autokorrektur

1)      Markieren Sie Ihre Aussagen oder das Wort, das später im Dokument stehen soll.

2)      Öffnen Sie das Dialogfenster AutoKorrektur.

• Klicken Sie auf den Office Knopf. Danach klicken Sie auf das sich unten befindende Word-Optionen. Wählen Sie anschließend den Eintrag Dokumentenprüfung. Klicken Sie im Inhaltbereich auf die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen.
• Die markierte Textpassage ist bereits im Feld Durch eingetragen. Schreiben Sie jetzt Ihr Kürzel in das Feld Ersetzen. Klicken Sie auf Hinzufügen und anschließend auf OK.

2. Ihre gesammelten Kürzel auf einmal eintragen

1. Öffnen Sie das Dialogfenster Autokorrektur.
2. Tragen Sie jetzt in das Feld Ersetzen Ihr ausgewähltes Kürzel ein. In das Feld Durch notieren Sie das Wort oder die Textpassage, die später im Dokument erscheinen soll. Nach jeder Eingabe klicken Sie auf Hinzufügen.
3. Ihre Eingabe erscheint im unteren AutoKorrektur-Raster. Die Felder Ersetzen und Durch sind wieder leer.
4. Haben Sie alle Ihre Kürzel mit den dazugehörenden Textpassagen eingegeben, bestätigen Sie dies mit OK. Das Fenster wird dann geschlossen.

Tipp:

Achten Sie bei dem Eintragen des Wortes oder der Textpassage in das Feld Durch auf korrekte Groß- und Kleinschreibung. Falls es längere Textpassagen sind, fügen Sie auch die Satzzeichen, wie Punkt, Komma, Fragezeichen etc., ein.

Löschen von AutoKorrektur-Bausteinen

1. Öffnen Sie die AutoKorrektur.
2. Markieren Sie im AutoKorrektur-Raster das Kürzel mit der dazugehörenden Textpassage. Die Schaltfläche Löschen wird sofort aktiviert. Klicken Sie auf Löschen.
3. Bestätigen Sie mit OK.

Worauf Sie beim Eingeben Ihres Kürzels achten müssen:

Sobald Sie Ihr Kürzel getippt haben, müssen Sie auf die Return-Taste oder die Leerzeilen-Taste drücken. Nur dann wandelt Word 2007 Ihr Kürzel in die gewünschte Formulierung um.