Tagging: Alternative Ablage in Outlook

Durch die Verbreitung von Microsoft Office hat sich Outlook bei der Organisation von elektronischer Postgezwungenermaßen als Standardlösung etabliert. Kritikwürdig ist sicherlich die alltbackene Verwaltungsstruktur. Das Programm bietet Ihnen auf den ersten Blick lediglich ein hierarchisch durchstrukturiertes Ordnersystem als Ablage an. Beim „Posteingang“ werden üblicherweise Unterordner angelegt, in die Sie die eingehenden Mails sortieren. Natürlich hat eine solch verästelte Struktur Nachteile:

• In der Regel brauchen Sie mehrere Clicks, um die betreffende Mail beim Weg durch die Ordner zu finden.
• Sie wird normalerweise nur in einem bestimmten Ordner abgelegt.

Dass ein solches Verfahren zeitaufwendig und wenig nutzerfreundlich ist, liegt auf der Hand.

Web 2.0 bietet Abhilfe

Damit Sie bei Ihrer Outlook-Nutzung nicht verzweifeln, können Sie mit simplen Mitteln der Web 2.0-Technik Abhilfe schaffen. Sie legen Ihre Mails nur noch in einem einzigen Ordner ab und weisen der einzelnen Mail bestimmte Stichwörter (Tags) zu, Ihr Vorteil: Statt eine Mail nur einem einzigen Kontext (Ordner XY) zuzuweisen (1-zu-1-Abbildung), verleihen Sie dieser mehrere charakterisierende Attribute, die auch andere Zuordnungen ermöglichen. Dies kann bspw. der Projektname, der Betreff, der Absender oder eine Kombination aus mehreren Attributen sein.

Heißer Tipp

Statt mehreren Ordnern brauchen Sie nur noch einen einzigen. Diesen legen Sie sich neben den „Outlook Posteingang“ und benenennen ihn nach Ihrem Geschmack. Erreicht Sie eine Mail, müssen Sie diese selbstverständlicxh öffnen, lesen und sofort mit den Stichwörtern versehen. Erst dann dürfen Sie sie in den neu benannten Ordner einsortieren,

Vorsicht

Es ist klar, dass ein solches Vorgehen eine strikte Disziplin verlangt. Sehen Sie sich dazu – aus welchen Gründen – außerstande, sollten Sie beim herkömmlichen System verbleiben.

Kategorisieren ist einfach

Im Posteingang finden Sie für die Kategorisierung am rechten Rand eine eigene Spalte.  

Etikettieren mit links

Klicken Sie im Posteingang einmal mit der linken Maustaste auf das Feld „Kategorie". So können Sie der betreffenden Nachricht die vorausgewählte Bezeichnung zuweisen.

Mehrere Kategorien vergeben

Um einer E-Mail mehrere Kategorien zuzuweisen, müssen Sie mit der rechten Maustaste auf „Kategorie" klicken. Wählen Sie die gewünschte Kategorie und wiederholen Sie diesen Schritt gegebenenfalls.

Umbenennen ist möglich

Mittels rechte Maustaste können Sie auch vergebene Kategorien verändern. Klicken Sie auf „Alle Kategorien“, markieren Sie und klicken auf „Umbenennen“. Wenn Sie eine neue Kategorie und die dazu gehörende Farbe einrichten wollen, müssen Sie auf „Neu“ klicken.

Tagging erleichtert auch die Suche

Vorteile bietet das Tagging-System, wenn Sie eine ganz bestimmte Mail suchen. Dazu gehen Sie über „Ansicht" und „Anordnennach" in die Auswahl. Markieren Sie den Eintrag „Kategorien" und schon gruppieren sich die Nachrichten entsprechend der ihnen zugewiesenen Kategorien. Suchen Sie gezielt nach bestimmten Begriffen innerhalb des Mail-Textes, können Sie die Suche in den erweiterten Optionen auch auf die E-Mails einer bestimmten Kategorie beschränken.

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