PowerPoint 2007: Texteingabe – Einsatz von Platzhaltern und Listenebenen

PowerPoint 2007 erleichtert Ihnen die Texteingabe ungemein: Mit Platzhaltern, die die einzelnen Präsentationsfolien in Titel, Text, Bild oder Vergleiche einteilt. Sie müssen sich dadurch nur noch so wenig wie nötig mit der Formatierung Ihres Textes beschäftigen. Allerdings gibt es einige Tricks, die Sie bei Ihrer Texteingabe beherrschen sollten.

Die Basis-Schritte für Ihre neue Präsentation

Erstellen Sie eine neue Präsentation. Verwenden Sie dafür die vorinstallierten Designs. Es gibt zwei Möglichkeiten vorzugehen:

Möglichkeit Nr. 1: Sie nutzen die Registerkarte Start

• Öffnen Sie dafür die Registerkarte Start.
• Klicken Sie in der zweiten Gruppe Folien auf die Schaltfläche Neue Folie oder auf Layout.
• Im Drop-down-Menü wählen Sie nun die Präsentationsfolie aus, die für Ihre inhaltliche Konzeption am besten geeignet ist. Klicken Sie diese kurz an.

Möglichkeit Nr. 2: Sie nutzen den Office-Knopf

• Klicken Sie auf den Office-Knopf.
• Wählen Sie im Menüfenster den Befehl Neu.
• Im Dialogfenster Neue Präsentation können Sie in der Liste Vorlagen auswählen, welches Design Sie für Ihre Präsentationsfolie verwenden möchten. Klicken Sie dafür in der Liste Ihre Wahl, beispielsweise Installierte Designs, an.
• PowerPoint 2007 zeigt Ihnen dann im mittleren Dialogfenster die Folien an, die zur Auswahl stehen.
• Falls Sie sich eins vergrößern lassen möchten, um besser beurteilen zu können, ob es Ihnen zusagt, klicken Sie es einfach an. Es wird dann auf der rechten Seite vergrößert angezeigt.
• Haben Sie Ihre Wahl getroffen, klicken Sie auf Erstellen.

Texteingabe: 2 Tricks

• Klicken Sie nun in den Platzhalter. Sei es der Titel, Untertitel oder die Inhaltsebene.
• PowerPoint 2007 lässt mit diesem Klick den Vorgabetext verschwinden. Ihr Cursor blinkt stattdessen.
• Geben Sie nun Ihren Text ein. Sie werden dabei feststellen: PowerPoint 2007 reduziert automatisch die Schriftgröße, damit Ihr Text nicht den vorgegebenen Bereich des Platzhalters überschreitet.

Trick Nr. 1: Ändern Sie diese automatische Formatierung – mit den Smarttags kein Problem

• Neben den meisten Platzhaltern – also dem Titel oder dem Untertitelplatzhalter – entdecken Sie ein kleines Symbol: der Smarttag. Falls Sie es nicht entdecken, klicken Sie in den jeweiligen Platzhalter, um diesen wieder zu markieren. Dann erscheint sofort an dessen Seite der Smarttag. Durch diesen Smarttag können Sie selbst die Anpassung der Schriftgröße kontrollieren.
• Klicken Sie diesen Smarttagan. Im Drop-down-Menü können Sie nun zwischen drei Optionen wählen
  
  
  • Automatisch Text an Platzhalter anpassen(ist standardmäßig aktiviert)
  • Kein automatisches Anpassen dieses Platzhalters
  • Autokorrektur-Optionen steuern:Hier können Sie entscheiden, ob beispielsweise Bindestriche bei der Eingabe ersetzt werden sollen, d.h. für die Schriftgröße Ihres Textes ist diese Schaltfläche nicht wichtig.
  • Wählen Sie Kein automatisches Anpassen dieses Platzhalters. Ihr Text wird nun in seiner ursprünglichen Größe angezeigt.
  • Zur individuellen Anpassung wählen Sie in der dritte Gruppen Schriftart die entsprechende Schriftgröße, in dem Sie im Befehlsfeld Schriftgrad die Größe ändern. Bei der individuellen Anpassung können Sie natürlich auch bestimmte Abschnitte Ihres Textes in unterschiedlichen Größen erscheinen lassen. Achten Sie dabei jedoch auf die Lesbarkeit und das Erscheinungsbild Ihrer Präsentationsfolie. Zu starke Schriftgrößenunterschiede können den Leser irritieren. Tipp: Eine weitere Möglichkeit, Ihren Text anzupassen, ist: Kürzen.

Trick Nr. 2: Arbeiten Sie mit den Listenebenen

Bei den meisten Präsentationsfolien gibt Ihnen PowerPoint 2007 vor, wie Sie Ihren Text eingeben können: Entweder als Titel oder als Liste. Außer Sie wählen die Präsentationsfolienvorlage Leer, dann können Sie durch das Einfügen eines Textfeldes auch längere Textabschnitte notieren.

Listen haben viele Vorteile und sind deshalb hervorragend für Ihre Präsentationen geeignet. Listen:

• geben wichtige Schlagworte für den Zuhörer wieder.
• zeigen einzelne Statements.
• verknüpfen Abläufe.
• sind schnell zu lesen und zu erfassen.
• gliedern eigene Gedanken.
• bieten die Möglichkeit Informationen bestens zu strukturieren.

Dafür sollten Ihre Listen auch entsprechend optisch gestaltet sein.

• Klicken Sie in den zweiten Platzhalter auf Ihrer Präsentationsfolie.
• Geben Sie jetzt einzelne Begriffe ein. Drücken Sie nach jedem Begriff die Returntaste. PowerPoint 2007 erstellt so automatisch die gewünschte Liste – allerdings nur auf einer Ebene.
• Um eine weitere Ebene zu schaffen, setzen Sie Ihren Cursor hinter den Begriff, unter dem Sie eine neue Ebene starten möchten.
• Drücken Sie die Returntaste. PowerPoint 2007 zeigt Ihnen nun einen blassen Punkt an. Allerdings noch auf der gleichen Ebene, wie Ihre bereits erstellte Liste.
• Öffnen Sie Registerkarte Start. Klicken Sie in der vierten Gruppe Absatz in der obersten Reihe auf die Schaltfläche Listenebene erhöhen. Diese befindet sich links neben der Schaltfläche Zeilenabstand.
• Dadurch wird Ihr Listeneintrag eine Ebene nach oben gestuft. Dies erkennen Sie durch die Einrückung nach rechts. Geben Sie nun Ihren Text ein. Drücken Sie nach jedem Begriff Ihre Returntaste.
• Auf diese Weise können Sie mehrere Einrückungen vornehmen, d.h. Sie können eine dritte, vierte oder gar fünfte Ebene erstellen, falls dies inhaltlich sinnvoll ist. Platzieren Sie dafür einfach nur in der jeweiligen Ebene Ihren Cursor hinter dem Begriff und klicken Sie anschließend wieder auf die Schaltfläche Listenebene erhöhen.