PowerPoint 2007: Aussagekräftige Folien mühelos wiederverwenden

Sie erstellen öfters Präsentation zu ähnlichen Themen und möchten gerne eine gelungene Folie in eine aktuelle Präsentation einfügen oder auf besonders aussagekräftige PowerPoint Folien zurückgreifen, statt diese wieder neu zu erstellen. Kein Problem – denn Sie können bei PowerPoint 2007 mühelos bereits existierende Folien wiederverwenden.

Übernehmen Sie Folien aus bestehenden Präsentationen – schnell in wenigen Schritten:

1. Wählen Sie zuerst die Folie aus, hinter der Sie eine bereits existierende Folie einfügen wollen. Diese ausgewählte Folie wird auf Ihrem Bildschirm angezeigt. Hinweis: Sollten Sie bereits einige Präsentationsfolien erstellt haben, werden Ihnen diese im linken Schaukasten – der Gliederungsansicht - angezeigt, falls Sie die Bildschirmansicht Normal gewählt haben. Scrollen Sie dann einfach zu der Folie, hinter der Sie eine andere einsetzen möchten, und klicken Sie auf diese.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Start in Ihrer Multifunktionsleiste.
3. In der zweiten Gruppe Folien klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Folie.
4. Klicken Sie im Drop-down-Menü auf den ganz unten stehenden Befehl Folien wiederverwenden.
5. Im geöffneten Menüfenster Folien wiederverwenden klicken Sie auf PowerPoint-Datei öffnen. Hinweis: Für den Aufbau einer Folienbibliothek wird der Microsoft Office SharePoint Server 2007 benötigt.
6. Im Dialogfeld Durchsuchen wählen Sie den Ordner aus, in dem sich die gewünschte Präsentationsfolie befindet und öffnen diesen. Per Doppelklick auf die jeweilige Datei öffnen Sie diese.
7. Sofort wird die ausgewählte Präsentation als Miniaturansichten im Aufgabenbereich angezeigt. Dabei wird die Anzahl aller Folien aufgelistet, die sich innerhalb dieser Präsentation befinden.
8. Damit Sie die gewünschte Folie nun leichter wieder finden, bewegen Sie Ihren Mauszeiger über die Miniaturbilder. PowerPoint vergrößert Ihnen die Miniaturansichten der angezeigten Folien, so dass Sie besser erkennen können, welche Folie Sie einfügen möchten.
9. Klicken Sie die Folie an, die Sie in Ihre aktuelle Präsentation einsetzen möchten.

Zwei wichtige Hinweise:

1. Die Folie, die Sie einarbeiten wollen, wird automatisch an das aktuelle Design angepasst. Möchten Sie diese Anpassung jedoch nicht, sondern die ausgewählte Folie soll unverändert in die Präsentation eingefügt werden, müssen Sie vor dem Einfügen im unteren Bereich des Menüfensters Folien wiederverwenden ein Häkchen in das Kästchen vor den Befehl Ursprüngliche Formatierung beibehalten setzen.
2. PowerPoint 2007 richtet sich bei der Anpassung der Formatierung nach der Folie, hinter der Sie die andere Folie einfügen möchten. Im Klartext: Falls Sei eine weitere Folie hinter eine bereits unveränderte, eingefügte Folie setzen, nimmt diese Folie das Design der unveränderten Folie an – und nicht das aktuelle Design aller anderen Folien.

Mit den Befehlen des Kontextmenüs noch schneller am Ziel

Der Aufgabenbereich Folien wiederverwenden verfügt selbstverständlich über ein Kontextmenü, das Ihnen das Einfügen bzw. die Designübernahme weiter erleichtert.

• Klicken Sie im geöffneten Aufgabenbereich Folien wiederverwenden mit der rechten Maustaste auf eines der Miniaturbilder.
• Folgende Befehle erscheinen im Kontextmenü:
  
  
  • Folie einfügen: Diesen Befehl benötigen Sie nicht, da Sie mit einem einfachem Anklicken der Miniaturansicht, diese mühelos in Ihre Präsentation einfügen können.
  • Alle Folien einfügen: Interessant, wenn Sie alle im Aufgabenbereich angezeigten Folien an dieser Stelle einfügen möchten.
  • Design für alle Folien übernehmen: Wendet das Design - nicht das Layout -, der im Aufgabenbereich dargestellten Folien auf alle Folien Ihrer aktuellen Präsentation an. Hinweis: Abhängig davon welche Designauswahl Sie getroffen haben, kann es dennoch zu Abweichungen in der farblichen Darstellung kommen. Überprüfen Sie also unbedingt die einzelnen Folien.
  • Design für ausgewählte Folien übernehmen: Hier können Sie selektiv das Design der im Aufgabenbereich aufgelisteten Folien auf Ihre aktuelle Präsentation übertragen. Markieren Sie dafür zuerst die Folie bzw. die Folien in der Gliederungsansicht, die Sie in diesem Design gestaltet möchten
  • Mit einem Klick auf den jeweiligen Befehl aktivieren Sie die entsprechende Änderung innerhalb Ihrer Präsentation.