Outlook, Word und Excel verknüpfen - so nutzen Sie Microsoft Office effizienter

Mit seiner Office Suite ermöglicht Microsoft sowohl im gewerblichen als auch im privaten Bereich das effiziente und produktive Arbeiten. Das durchgängige Design und die vorhandenen Funktionen innerhalb einzelner Programme sind unter anderem ausschlaggebend dafür, dass Microsoft Office sich großer Beliebtheit erfreut.

Mittlerweile bieten zahlreiche freie Anbieter zumindest dieselbe Funktionalität in den einzelnen Bereichen an. Dennoch hält sich das amerikanische Unternehmen auch mit Microsoft Office 2019 vorne. Die Möglichkeit, die einzelnen Programme gezielt für einen durchgängigen Workflow zu verwenden, macht die Handhabung unkompliziert, schnell und einfach. Wichtige Faktoren, die die Suite zu einem wertvollen Begleiter durch den Alltag machen.

Mit Textmarken eine gezielte Zusammenarbeit ermöglichen

Auch in Microsoft Office 2019 findet sich weiterhin die Textmarke als wichtiges Tool, wenn es um die Zusammenarbeit an Dokumenten geht. Mit ihr können Lesezeichen gesetzt werden. So ist allen Beteiligten klar, um welche Textstelle es geht. Außerdem wird dadurch das Auffinden erleichtert, was gerade bei umfangreichen Dokumenten von Bedeutung sein kann, die mittels Outlook geteilt werden.

Solche Textmarken können beispielsweise dann hilfreich sein, wenn das Word Dokument auf einem geteilten Verzeichnis liegt. Während es über Outlook geteilt wird, können sich darin auch Kollegen zurechtfinden, die nicht an der Texterstellung beteiligt waren. Die Textmarken zeigen in diesem Fall, an welchen Stellen noch einmal angeknüpft werden muss oder zu welchen Bereichen Diskussionsbedarf besteht.

Aufgaben aus Word und Excel direkt in Outlook anlegen

Eine deutliche Zeitersparnis bietet Microsoft Office 2019 bei der Erstellung von Aufgaben. Typischerweise ergibt sich ein wichtiger Termin, während aktuell an einem Word oder Excel Dokument gearbeitet wird. Anstatt umständlich Outlook öffnen zu müssen und den Termin dort einzutragen, hat Microsoft Office 2019 die notwendige Funktionalität in beide Programme integriert. Dadurch bleiben die Konzentration und der Arbeitsfluss erhalten.

Um eine Verknüpfung zwischen Outlook, Word und Excel in Microsoft Office 2019 herstellen zu können, ist ein Microsoft Konto notwendig. Mit ihm wird die Synchronisation zwischen den Konten ermöglicht und die erstellten Aufgaben oder Termine können nicht nur lokal, sondern auch am Mobilgerät eingesehen werden.

Microsoft setzt in diesem Fall auf Transparenz. Anders als in früheren Versionen, bei denen sich die Funktionalität in einem Untermenü befand, ist sie heute in Form eines Buttons in dem Ribbon enthalten. Ist das nicht der Fall, kann aktiv nach Funktionen gesucht werden. Die Funktionalität Microsoft Office Outlook-Aufgabe ist sowohl in Word als auch in Excel vorhanden. Sie kann außerdem aus den anderen Programmen der Microsoft Office 2019 Suite heraus aufgerufen werden.

Symbolleiste für den Schnellzugriff vorbereiten:

1. Mit der rechten Maustaste auf ein Symbol in der Symbolleiste klicken
2. Dann auf „Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an“ klicken
   
   

Danach öffnet sich das Dialogfeld Word-Optionen beziehungsweise Excel-Optionen:

• Links in der Navigationsleiste ist nun der Eintrag „Symbolleiste für den Schnellzugriff“
• Wählen Sie im Listenfeld Befehle auswählenjetzt den Eintrag Nicht im Menüband enthaltene Befehle
• Nun blättern Sie in der Befehlsliste bis zum Befehl „Microsoft Outlook-Aufgabe erstellen“
• Den Befehl jetzt anklicken und aktivieren.

Soll hingegen keine Aufgabe erstellt werden, kann das Dokument ohne Programmwechsel an Kontakte aus dem eigenen Adressbuch weitergeleitet werden. Ist der gewünschte Empfänger noch nicht vorhanden, kann er direkt über die Tabellenfunktion von Microsoft hinzugefügt werden. Falls es sich dabei um einen Mitarbeiter im eigenen Business handelt, kann es allerdings sinnvoll sein, den neuen Kontakt zentral zu erstellen. So ist er auch für andere Kollegen aufrufbar.

Egal ob Excel, Word oder Powerpoint - das mit Outlook versendete Dokument bleibt auf dem Rechner, auf dem es erstellt wurde, erhalten. Es wird als Referenz verschickt und kann für die Bearbeitung im Vorfeld freigegeben oder gesperrt werden.

Diese Möglichkeiten sind es, die die Arbeit mit Microsoft Office 2019 nicht nur vereinfachen, sondern den eigenen Workflow unterstützen. Obwohl es deutlich günstigere Produkte oder Freeware gibt, die in den einzelnen Programmen über einen ähnlichen Funktionsumfang verfügt, fehlen dennoch die notwendigen Optionen, um einen schnellen, unkomplizierten und effizienten Workflow zu ermöglichen.