Für Technomaden – perfekte Organisation Ihres elektronischen Equipments

Die heute verfügbare Vielfalt an elektronischem Equipment bringt entscheidende Vorteile: Informationen stehen überall zur Verfügung, können an jedem Ort erstellt, bearbeitet und überall hin verschickt werden. Die Informationen beschränken sich dabei längst nicht mehr auf Texte, sondern umfassen Foto-, Video- und Tonaufzeichnungen gleichermaßen.

Viele dieser Informationen stehen plattformübergreifend zur Verfügung: E-Mails lassen sich auch mit dem Smartphone verschicken und empfangen, PDAs können Fotos und Videos darstellen, auf dem iPod lassen sich auch Texte lesen.

Doch die Allgegenwart von Informationen auf unterschiedlichsten elektronischen Geräten stellt den Nutzer vor mehrere Herausforderungen: Im Falle von Verlust oder Diebstahl, dessen Wahrscheinlichkeit proportional zur Anzahl genutzter Geräte wächst, fallen Unbefugten eventuell vertrauliche Informationen in die Hände. Das Speichern und Bearbeiten derselben Information auf mehreren Geräten führt außerdem dazu, dass diese Informationen später in mehreren Bearbeitungszuständen vorliegen.

Schritt 1: Redundanz vermeiden

Der erste Schritt zu einer besseren Organisation des elektronischen Equipments ist dessen Reduktion auf das wirklich nötige unter weitgehender Ausschaltung von Redundanzen.

So vereint ein gut ausgestattetes Smartphone die wesentlichen technischen Möglichkeiten eines PDAs, eines iPod und einer Digitalkamera mit der Möglichkeit zur Video- und Audio-Aufzeichnung.

Inzwischen bietet der Markt Smartphones mit eingebauten Festplatten von 20 Gigabyte und mehr, sodass sich auch die Mitnahme eines externen Speichermediums erübrigt. Sollen die persönliche Musiksammlung oder private Fotos nicht auf das dienstlich genutzte Smartphone gelangen, werden dafür natürlich auch weiterhin der persönliche iPod und die private Digitalkamera im Gepäck bleiben, aber sie können - und sollten - dann konsequent vom dienstlichen Informationsfluss abgekoppelt werden.

Zwar können Smartphones inzwischen auch Aufgaben übernehmen, die bis vor kurzem noch Notebooks vorbehalten waren. Sie bieten aber definitiv nicht den gleichen Bedienkomfort, sodass weder das eine noch das andere in absehbarer Zeit aus dem Equipment des mobilen Anwenders verschwinden wird.

Definitiv redundant sind hingegen Notebook und Desktop-PC. Denn eine Docking-Station leitet das Bild des Notebooks auf einen hochwertigen Monitor um und ermöglicht den Anschluss einer komfortablen Tastatur. Somit ist ein Desktop-PCs im Büro überflüssig.

Schritt 2: Daten synchronisieren

Mit der Reduktion der in den Informationsfluss eingebundenen Geräte auf das notwendige Minimum reduziert sich auch die Menge von Dateien, die in zwei oder mehr Bearbeitungszuständen auf den verschiedenen Geräten liegen. Eine Synchronisierung aller Datenbestände gestaltet sich jetzt erheblich einfacher.

Expertenrat

Zwar führt die Synchronisierung des E-Mail-Postfaches und des Terminkalenders selten zu Fehlern. Doch selbst wenn mehr als zwei unterschiedliche Datenbestände auf verschiedenen Geräten existieren, sollten Sie sich bei der Arbeit mit Dateien wie Texten und Tabellen angewöhnen, diese Dateien möglichst vor jeder Bearbeitung auf den aktuellsten Bearbeitungsstand zu synchronisieren.

Sonst kann es passieren, dass die augenscheinlich aktuellste Version einer Datei später nicht die Ergänzungen enthält, die Sie bei der vorletzten Bearbeitung vorgenommen haben. Dann bleibt Ihnen nur noch, die verschiedenen Bearbeitungsstufen umständlich von Hand zusammenzuführen.

In der Praxis fällt erst zu spät auf, dass die letzte Bearbeitungsstufe nicht alle Ergänzungen der vorletzten enthält!

Um Notebooks, Desktop-PCs, PDAs und auf Windows Mobile basierende Smartphones zu synchronisieren, ist das Microsoft-Tool ActiveSync (bis Windows XP), respektive das Windows Mobile Device Center das Mittel der Wahl.

Die Software vergleicht die Datenbestände der miteinander verbundenen Geräte, wie zum Beispiel Termine, E-Mails, und Dokumente in ausgewählten Ordnern, und überträgt den aktuellsten Bearbeitungsstand auf alle Geräte, auf denen dieser noch nicht vorliegt.

Bei E-Mails kann man sich diese Synchronisierung ersparen, wenn der genutzte E-Mail-Dienst IMAP-Konten bietet. Dabei bleiben die E-Mails auf dem Server, und bei jedem Abruf, unabhängig vom verwendeten Gerät, bekommt der Anwender den aktuellsten Stand zu sehen.

Zu Smartphones, die nicht auf Windows Mobile basieren, bietet der Hersteller oft eine eigene Software zur Synchronisierung mit Outlook und Co. Sinngemäß funktioniert die aber nach demselben Prinzip wie ActiveSync oder das Windows Mobile Device Center.

Expertenrat

Mitunter kann es sinnvoll sein, bei einzelnen Elementen auf eine Synchronisierung zu verzichten oder sie nur fallweise anzustoßen. So finden sich in den Kontaktinformationen von Outlook beispielsweise meist viele Kontakte, die nur aus einer E-Mail-Adresse bestehen. Wollen Sie Ihr Handy nicht für den E-Mail-Versand nutzen, sind diese Kontakte dort überflüssig.

Mehr zu Ordnung in Fotos und Videos mit Picasa finden Sie hier.