Excel Tabelle: Gliederungsfunktion erhöht die Übersichtlichkeit

Excel: Zeilen und Co zusammenfassen

Bei umfangreichen Listen empfiehlt es sich in Excel, bestimmte Zeilen, Zellen und/oder Spalten zu gruppieren. Denn nicht alle Daten müssen ja jederzeit sichtbar sein. Lassen Sie Excel mit Hilfe der AutoGliederung beispielsweise bestimmte Zeilen einfach zusammenfassen. Dabei wird Excel die gewählten Zeilen (oder Zellen oder Spalten) ausblenden. Die Excel Tabelle wird „neu“ gegliedert – und Sie erhalten eine hervorragende Übersichtlichkeit über die wesentlichen Daten der Excel Tabelle.

In Excel bestimmte Bereiche gruppieren: Die Gliederungsfunktion im Einsatz

Erste Schritte und Grundlagen:

• Öffnen Sie Ihre Excel-Tabelle.
• Überlegen Sie, welche Zellen, Spalten oder Zeilen Sie in Excel ausblenden lassen wollen. Fragen Sie sich: Welche Daten wollen Sie übersichtlich – am besten auf einen Blick – erfassen können?
• Im Beispiel sollen zum einen die jeweiligen Spielzeug-Artikelgruppen zusammengefasst werden: Spiele und Stofftiere. Zum anderen soll auch nur die Gesamtsumme in den jeweiligen Artikelgruppen angezeigt werden. Alle anderen Daten, die untergeordnet sind (z.B. Kasse 1, Kasse 2), werden ausgeblendet.

• Wichtig: Excel kann nur Tabellen automatisch gliedern, die zusammenfassende Auswertungen enthalten – in den Zeilen, Zellen oder Spalten. Falls Sie Ihre Daten noch nicht zusammengefasst haben, ist der erste Schritt dies jetzt zu tun. Bilden Sie aus Ihren untergeordneten Daten eine Gruppierung – per Namen oder per Gesamtergebnis.
  
  
  

In Excel die AutoGliederung aktivieren

• Klicken Sie in die Liste; dabei wird eine beliebige Zelle markiert.
• Öffnen Sie die Registerkarte Daten.
• In der siebten Gruppe Gliederung klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppieren.

• Im Drop-down-Menü klicken Sie auf den Befehl AutoGliederung.
• Excel blendet vor den Zeilen und Spalten Bearbeitungshilfen ein. Es werden pro Ebene die Ziffern 1, 2 oder ein Minus-/Pluszeichen angezeigt. Mit Hilfe dieser können Sie in Excel alle Zellen, Spalten oder Zeilen ausblenden bzw. wieder einblenden.

• Wollen Sie beispielsweise die Zeilen 2 – 4 und 8 – 10 ausblenden, klicken Sie links auf die Schaltfläche 1.

• Excel blendet sofort die untergeordneten Daten aus – die Artikel der jeweiligen Artikelgruppe und die Einnahmen der einzelnen Kassen.
• Wollen Sie nun noch die Kassen 1 und 2, also die Spalten C und D, ausblenden, klicken Sie auf die obenstehende 1.

In Excel ausgeblendete Spalten, Zellen oder Zeilen wieder einblenden

Excel bietet Ihnen hierfür zwei Optionen:

1. Option über das Pluszeichen

• Mit dieser Option können Sie gezielt entscheiden, welche einzelnen Bereiche Sie wieder einblenden lassen wollen.
• Klicken Sie einfach links und/oder oben auf das angezeigte Pluszeichen. So lassen sich schnell alle ausgeblendeten Zeilen (oder Zellen oder Spalten) wieder in Ihrer Excel-Tabelle einblenden.

2. Option über die Schaltfläche Gruppierung aufheben

• Mit dieser Option heben Sie alle Ausblendungen wieder auf.
• Klicken Sie in der siebten Gruppe Gliederung auf die Schaltfläche Gruppierung aufheben.
• Im Drop-Down-Menü klicken Sie auf den Befehl Gliederung entfernen. Excel stellt sofort Ihre Ursprungs-Tabelle wieder her.