Listen in Excel 2007 erstellen – Mit AutoAusfüll-Option wird's zum Kinderspiel

Bei wiederkehrenden Textangaben in Ihren Listen können Sie sich die mühevolle Tipparbeit sparen. Nutzen Sie in solchen Fällen das automatische Ausfüllen von Listen, welches es in 3 Optionen gibt.

Option Nr. 1: Daten, die sich bereits in der Tabelle befinden, werden wiedererkannt – die Textreihe

• Markieren Sie die Daten, die Excel automatisch wieder für Sie einsetzen soll, indem Sie die oberste Zelle anklicken und dann die Markierung mit gedrückter rechter Maustaste nach unten ziehen.
• Zeigen Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf das kleine Quadrat unten rechts in der Markierung. Ihr Mauszeiger wandelt sich sofort zu einem Plus-Zeichen.
• Ziehen Sie schließlich die Markierung mit gedrückter rechter Maustaste an die Stelle, an die Sie die Daten einfügen wollen – ob in der gleichen Spalte oder etliche Spalten weiter, ist dabei unerheblich.
• Excel zeigt Ihnen dabei in einem Pop-up-Fenster auf, welche Werte in die letzte Zelle der neuen markierten Stelle eingefügt werden.
• Lassen Sie die Maustaste los. Die gleichen Daten stehen am gewünschten Platz in Ihrer Tabelle.

Option Nr. 2: Excel greift auf eigene Listen zurück - Wochentage, Monatsname und Jahreszahlen einfügen lassen

• Markieren Sie die Zellen, in denen Sie die betreffende Eingabe – wie Wochentag, Monat oder Jahreszahl – notiert haben, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Zelle zeigen.
• Ziehen Sie die Markierung mit gedrückter rechter Maustaste soweit nach rechts, links, unten oder oben, bis Sie die letzte Zelle erreicht haben, die Sie automatisch ausgefüllt haben möchten. Dafür klicken Sie wie in Variante Nr.1 auf das kleine Quadrat unten rechts in der Markierung.
• Das Pop-up-Fenster zeigt Ihnen während Sie die Maustaste in die gewünschte Richtung bewegen, welchen Wert Excel nun automatisch in die letzte Zelle einfügen würde.
• Lassen Sie die Maustaste los, sobald Sie den Wert erreicht haben, den Sie benötigen.

Benötigen Sie andere Daten, als Excel 2007 Ihnen automatisch vorschlägt, gehen Sie wie folgt vor:

• Neben Ihrer Markierung erscheint automatisch die Schaltfläche Auto-Ausfülloptionen, sobald Sie die gedrückte rechte Maustaste loslassen.
• Klicken Sie neben dem Symbol auf den Pfeil. Im erscheinenden Drop-down- Menü wählen Sie die Optionen, die Sie benötigen:

Bei Jahreszahlen und Monatsangaben:

• Datenreihe ausfüllen (bzw. auch Monate ausfüllen) setzt die Reihe Ihrer Jahre chronologisch fort, d.h. beispielsweise 2006, 2007, 2008, 2009. Bei Monatsangaben werden diese jahreszeitlich korrekt aufgelistet, d.h. April, Mai, Juni, Juli.
• Zellen kopieren kopiert Ihre Daten in der gleichen Reihenfolge in die von Ihnen markierten Zellen, d.h. beispielsweise 2006, 2007, 2006, 2007 oder für die Monatsangaben April, Mai, April, Mai.

Bei Datumsangaben:

• Daten bzw. Tage ausfüllen listet die Tage chronologisch auf, d.h. 12. Februar, 13. Februar, 14. Februar.
• Wochentage ausfüllen listet wirklich nur die Wochentage auf und löscht Wochenenden aus der Aufstellung, d.h. 12. Februar, 15. Februar, 16. Februar. Wichtig: Sollten Sie bei Ihrer Datumseingabe keine Jahreszahl eingeben haben, geht Excel 2007 automatisch von dem aktuellen Jahr aus.
• Monate ausfüllen wandelt Ihre Eingabe in eine chronologische Auflistung der Folgemonate um, d.h. 12.Februar, 12. März, 12. April.
• Jahre ausfüllen ist nur dann interessant, wenn Sie eine Jahresangabe gemacht. In diesem Falle werden chronologisch die Folgejahre aufgelistet, d.h. 12. Feb. 2005, 12. Feb. 2006, 12.Feb. 2007.

Option Nr. 3: Eigene Listeneingaben erstellen - Zellen automatisch ausfüllen lassen

• Klicken Sie auf den Office-Knopf.
• Öffnen Sie die Excel-Optionen.
• Wählen Sie bei der aufgezeigten Kategorie Häufig verwendet unter der Rubrik Die am häufigsten verwendeten Optionen bei der Arbeit mit Excel die Schaltfläche Benutzerdefinierte Liste bearbeiten aus – klicken Sie auf diese Schaltfläche.
• Klicken Sie in das leer stehende Feld unter der Option Listeneinträge.
• Tragen Sie hier die Daten ein, die Sie später automatisch eingefügt haben möchten, wie beispielsweise Namen der Mitarbeiter, Fachbegriffe etc.
• Lassen Sie Ihre Einträge in die Benutzerdefinierte Liste aufnehmen, indem Sie auf Hinzufügen klicken.
• Bestätigen Sie mit OK und schließen Sie so die beiden Dialogfelder.
• Testen Sie Ihre neuen Listeneinträge. Tippen Sie in eine neue Zelle das erste Wort Ihrer Liste ein. Markieren Sie anschließend wie gewohnt die weiteren Zellen, in denen Sie automatisch Ihre Eingaben eingetragen haben möchten. Lassen Sie dann Ihre Maustaste los. Die Folgedaten Ihre Listeneinträge werden von Excel 2007 automatisch eingefügt.