Erfolgreich und gut präsentieren: 2 Tipps für die Zuhörer-Handouts

PowerPoint Präsentation: Ihr Vortrag bietet viele Informationen

Um eine gute PowerPoint Präsentation zu halten, fokussieren Sie viele Elemente:

• Das Thema Ihrer Präsentation.
• Die Zuhörer/Zuschauer, vor denen Sie einen Vortrag halten werden.
• Den Aufbau Ihrer Rede und somit Ihrer Präsentation.
• Welche Informationen Sie vortragen und welche Sie per PowerPoint-Folie mitteilen werden.
• Die Reihenfolge Ihrer PowerPoint-Folien.
• Ob es eine Bildschirmpräsentation oder eine interaktive Präsentation wird.

Sehr selten wird jedoch überlegt, ob der Zuhörer auch Informationen zum Mitnehmen erhält. In digitalen Zeiten scheinen solche „analogen“ Papierunterlagen überholt zu sein. Ein Irrtum. Leider. Denn so erhält der Zuhörer/Zuschauer keine Gelegenheit,

• wichtige Informationen nachlesen zu können.
• Argumente zu verinnerlichen.
• sich mit Schlussfolgerungen auseinanderzusetzen.
• zu einem späteren Zeitpunkt das Produkt oder die Dienstleistung zu bestellen.
• sich mit nachträglichen Fragen an Sie zu wenden.

Bleiben Sie deshalb unbedingt im „Gespräch“ mit dem Kunden – Ihrem Zuhörer und Zuschauer Ihrer Unternehmenspräsentation. Gerade mit PowerPoint ist dies ein Kinderspiel. Denn in PowerPoint lassen sich mühelos Handouts erstellen, die Sie an Ihre Kunden vor, während und nach der (ppt-)Präsentation verteilen können.

Moderne PowerPoint Präsentation erstellen: 2 Tricks für Ihre Handouts

Planen Sie also, während Sie Ihre PowerPoint-Präsentation erstellen, gleich die Handouts mit ein. Dafür gibt es zwei Tricks, die Sie jetzt kennenlernen.

Trick 1: PowerPoint Notizseiten als Handouts nutzen

Normalerweise dient Ihnen ja der Notizenbereich in PowerPoint als eigener Leitfaden. Hier notieren Sie sich Notizen – vielleicht Schlagworte -, auf die Sie sich während Ihres Vortrags beziehen wollen. Allerdings können Sie diesen Notizbereich auch zweckentfremden. Nutzen Sie ihn als den Bereich, in dem Sie alle Informationen notieren, die später für die Handouts der Zuhörer verwendet werden sollen.

So gehen Sie vor:

• Öffnen Sie den Notizenbereich.
• Wechseln Sie dafür auf die Registerkarte
• In der dritten Gruppe Ansicht klicken Sie auf die Schaltfläche Notizen.

• PowerPoint fügt sofort am unteren Bildschirmrand eine neue Zeile ein.

• In diesen Bereich notieren Sie nun all die Informationen und Argumente, die Sie normalerweise in Ihrer Rede vortragen werden, die aber für den Zuhörer besonders relevant sind. Wählen Sie die Informationen klug aus. Denn das Handout soll ja keine Abhandlung sein, sondern dem Zuhörer später als Gedächtnisstütze dienen.
• Falls Sie viele Informationen notieren wollen, empfiehlt es sich den PowerPoint Modus zu erweitern.
• Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der ersten Gruppe Präsentationsansichten auf die Schaltfläche Notizenseite.

• PowerPoint ändert sofort den Bearbeitungsmodus Ihrer PowerPoint-Folie. Die gesamte Folie plus Notizbereich wird als Hochformat dargestellt. Dadurch erhalten Sie mehr Platz für Ihre „Zuhörer-Notizen“.

• Drucken Sie zum Schluss Ihre Handouts aus. Dafür klicken Sie auf die Registerkarte Datei. Dort auf den Befehl Drucken.
• Wählen Sie im Bereich Einstellungen das Drucklayout aus. Klicken Sie auf Notizenseiten. Dann druckt PowerPoint die Folie plus Ihre Notizen.

Trick 2: PowerPoint Handouts in Word erstellen

Sie können ohne viel Aufwand Ihre Handouts in Word erstellen. Dafür heißt es nur, die jeweiligen PowerPoint-Notizen nach Word zu exportieren.

So gehen Sie vor:

• Öffnen Sie dafür die Backstage-Registerkarte Datei.
• Klicken Sie auf den Befehl Exportieren.
• Klicken Sie in der Rubrik Exportieren auf den Befehl Handzettel erstellen.

• Es öffnet sich das Menüfenster An Microsoft Word senden.

• Aktivieren Sie den korrekten Befehl, indem Sie einen Punkt in den Kreis setzen.
• Sie haben nun zwei Optionen, wie PowerPoint Ihre Folie in Word einfügt:
  
  
  • Einfügen, d.h. in Word wird automatisch ein neues Dokument erstellt, das genauso aussieht wie Ihre Folie.
  • Verknüpfung einfügen, d.h. in Word wird automatisch ein neues Dokument erstellt. Allerdings erscheinen jetzt Ihre Notizen nicht mehr unter Ihrem Folientext, sondern daneben.
    
    
• Bestätigen Sie Ihre Wahl durch einen Klick auf OK.

Hier das Beispiel: Verknüpfung einfügen.

• Durch dieses Einfügen verfügen Sie über alle Word-Funktionen, um Ihr Handout zu gestalten – beispielsweise:
   
  • Kopf- und Fußzeile, um Titel anzugeben, das Urheberrecht zu benennen, das Firmenlogo anzuzeigen.
  • Bilder und Grafiken einfügen.
  • Verschiedene Designs zum Formatieren zu nutzen.

Seien Sie kreativ. Gestalten Sie Ihr Handout nach Ihren Vorstellungen. Obwohl der Aufwand ein wenig größer ist, als das Ausdrucken der Notizenseiten in PowerPoint, überzeugen Sie Ihre Zuhörer mit einer professionellen Präsentationsunterlage.