So archivieren Sie Ihre E-Mails im Originalzustand

Statt Ihre E-Mails auszudrucken oder in Outlook auf längere Zeit aufzubewahren, archivieren Sie diese doch im 1:1-Zustand – und zwar in einem von Ihnen dafür erstellten Zusatzordner. Mit wenigen Schritten gelangen Sie mühelos zum Ziel.

Einen Schritt näher zum papierlosen Büro gelangen Sie, wenn Sie Ihre E-Mails weiterhin auf dem PC speichern. Nur sollten Sie Ihre E-Mails nicht einfach in Outlook zwischenlagern, sondern diese im Originalzustand in einen Dateiordner kopieren. Dies beschert Ihnen etliche Vorteile:

• Ihre E-Mails ordnen Sie so den jeweiligen Vorgängen zu, zu denen sie auch gehören. Beispielsweise haben Sie einen Vorgangsordner zu einem abgeschlossenen Auftrag auf Ihrer Festplatte, dem Sie nun die dazugehörende elektronische Post hinzufügen können.
• Ihre E-Mails bleiben im 1:1-Zustand erhalten.
• Auch die erhaltenden Anhänge werden mit gesichert und können so problemlos wieder abgerufen werden.

So gehen Sie vor:

• Überlegen Sie sich erst einmal, welche E-Mails Sie wie archivieren möchten, d.h. gibt es E-Mails, die Sie bestimmten Bearbeitungsvorgängen wie beispielsweise Projekten, Präsentationen etc. zuordnen möchten? Machen Sie sich eine entsprechende Liste.
• Falls Sie die Anhänge nicht mit abspeichern möchten, müssen Sie diese natürlich vorab in den jeweiligen E-Mails löschen.
• Erstellen Sie Ihre jeweiligen Ordner, in denen Sie Ihre E-Mails archivieren möchten. Beispielsweise öffnen Sie dafür Ihren Ordner Präsentation. Klicken Sie oben in der Bearbeitungsleiste auf Neuer Ordner. Benennen Sie diesen mit dem Begriff E-Mails.
• Wechseln Sie zu Outlook.
• Markieren Sie dort die E-Mails, die Sie in dem jeweiligen Ordner archivieren möchten.
• Kopieren Sie jetzt Ihre markierten E-Mails, indem Sie diese mit der Maus aus dem Outlook-Fenster heraus in den zuvor erstellten Ordner E-Mails ziehen. Sofort erscheinen die einzelnen E-Mail-Dateien einzeln aufgelistet.
• Vergessen Sie nicht, die soeben kopierten Dateien auch in Outlook zu löschen.
• Wiederholen Sie die oben genannten Schritte für jede Ihrer E-Mails, die Sie in einen gesonderten Ordner ablegen möchten.
• Lesen Sie Ihre ausgelagerten E-Mails, indem Sie einfach per Mausklick die jeweilige Datei öffnen.